Excutive Assistant to The Dean's

3 months ago

Regina, Canada University of Regina Full time

Faculty/Department La Cité Universitaire Francophone Unit La Cité Universitaire Francophone Employee Group Out of Scope Collective Agreement Consideration Open to the Public. CUPE 5791 Job Family Category Staff Number of Vacancies 1 Position Summary

Êtes-vous prêt(e) à vous retrouver à l’épicentre du leadership, à soutenir directement le doyen, la doyenne associée et le directeur des opérations et de la stratégie ? En tant qu’assistant(e) de direction, vous serez l’épine dorsale de notre équipe, accomplissant des tâches complexes avec finesse et confidentialité.

Si vous êtes prêt à relever un nouveau défi, ce poste est fait pour vous Vous serez chargé(e) de fournir des services de soutien administratif à l’appui du mandat du doyen et de ses responsabilités quotidiennes. L’assistant(e) de direction accomplira des tâches complexes et hautement confidentielles.

**Ce que vous ferez**:

- Maîtriser la gestion générale du bureau et de la réception, de la hiérarchisation, de la correspondance à la fourniture de rappels et d’informations sur les procédures et les politiques en temps opportun.
- Vous rédigez et peaufinez d’importants produits de communication, en veillant à la clarté et au professionnalisme de chaque message.
- Traiter de manière experte les demandes de renseignements par téléphone et par courrier électronique, en maintenant un système de classement confidentiel pour les dossiers administratifs et personnels.
- Superviser la logistique des événements, de l’accueil des conférenciers à la coordination des forums de professeurs, en passant par l’organisation des voyages et les réservations.
- Gérer les demandes d’achat, les dépenses et les comptes clients, tout en contribuant à la planification budgétaire et à l’établissement de rapports.
- Surveiller les projets, les activités et les programmes, en relevant les défis de manière proactive et en planifiant des solutions si nécessaire.
- Agir en tant que contact principal et ressource pour le doyen, en rédigeant de la correspondance confidentielle et en gérant les ordres du jour, les procès-verbaux et les mémos avec discrétion.
- Traiter des tâches et des informations très sensibles, en respectant la plus grande confidentialité dans tous les domaines.


Are you ready to be at the epicenter of leadership, directly supporting the Dean, Associate Dean, and Director of Operations and Strategy? As our Executive Assistant, you’ll be the backbone of our team, tackling complex tasks with finesse and confidentiality.

If you are ready for a new challenge, this postiion is for you You will be responsible to provide administrative support services in support of the Dean’s mandate and day-to-day responsibilities. The Executive Assistant will complete tasks that are complex and highly confidential.

**What You’ll Do**:

- Mastermind general office and reception management, from prioritizing correspondence to providing timely reminders and information on procedures and policies.
- Craft and refine important communications products, ensuring clarity and professionalism in every message.
- Oversee event logistics, from hosting speakers to coordinating faculty forums, making travel arrangements, and reservations.
- Administer purchase requisitions, expenses, and accounts receivable, while assisting in budget planning and reporting.
- Monitor projects, activities, and programs, proactively addressing challenges and planning solutions as needed.
- Act as the primary contact and resource for the Dean, drafting confidential correspondence and managing agendas, minutes, and memos with discretion.
- Handle highly sensitive tasks and information, maintaining utmost confidentiality in all matters.

Position Requirements

**Ce que vous apporterez au poste**:

- Minimum d’un diplôme reconnu en commerce ou équivalent ;
- Cinq ans d’expérience dans le domaine.
- La réussite de cours universitaires de premier cycle est un atout.
- Une combinaison acceptable d’études et d’expérience peut être envisagée.
- Bilinguisme : maîtrise du français et de l’anglais.

**Compétences qui garantiront votre succès dans ce poste**:

- Capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, dans un contexte professionnel.
- Capacité à identifier les situations délicates, à faire preuve de discernement et de discrétion, à préserver la confidentialité et à réagir de manière appropriée.
- Excellentes compétences interpersonnelles, capacité à entretenir des relations de travail efficaces et à fournir un excellent service à tous les clients.
- Capacité à promouvoir et à maintenir une image et une réputation positives de la faculté et des programmes.
- Expérience de l’organisation de réunions, de la préparation d’ordres du jour et de la rédaction de procès-verbaux.
- Expérience de la gestion et de l’organisation d’un

  • Dean

    3 months ago

    Regina, Canada Luther College Full time

    **Dean**: - Luther College at the University of Regina is located on Treaty 4 territory, the original homeland of the nêhiyawak, Anihšināpēk, Dakota, Lakota, Nakoda peoples, and Michif/Métis nation. We recognize that, as an institution founded by settlers, we benefit from being on this land. We are grateful for the privilege to learn, teach, and work...

  • Executive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyen

    3 days ago

    Regina, Saskatchewan, Canada University of Regina Full time

    Job Title:Executive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyenJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to provide administrative support to the Dean's Office. The successful candidate will be responsible for managing the Dean's schedule, coordinating events, and...

  • Executive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyen

    3 days ago

    Regina, Saskatchewan, Canada University of Regina Full time

    Job Title:Executive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyenJob Summary:We are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to provide administrative support to the Dean's Office. The successful candidate will be responsible for managing the Dean's schedule, coordinating events, and...

  • Executive Assistant

    3 months ago

    Regina, Canada University of Regina Full time

    Faculty/Department Faculty of Kinesiology and Health Studies Unit KHS-Dean's Office Employee Group Out of Scope Collective Agreement Consideration Open to the Public. CUPE 5791 Job Family N/A Category Staff Number of Vacancies 1 Position Summary The Executive Assistant provides administrative support to the Dean and the Dean’s Office (Executive Leadership...

  • Executive Assistant to the Dean's Office/Gestionnaire des services exécutifs du bureau du doyen

    2 months ago

    Regina, Canada University of Regina Full time

    Position Summary Êtes-vous prêt(e) à vous retrouver à l’épicentre du leadership, à soutenir directement le doyen, la doyenne associée et le directeur des opérations et de la stratégie ? En tant qu’assistant(e) de direction, vous serez l’épine dorsale de notre équipe, accomplissant des tâches complexes avec finesse et confidentialité....

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Regina, Canada University of Regina Full time

    Faculty/Department Faculty of Science Unit Science-Dean's Office Employee Group CUPE 5791 Collective Agreement Consideration Open with preference given to CUPE 5791 members(NON-RESEARCH). CUPE 5791 Job Family Operational Services Category Staff Number of Vacancies 1 Position Summary Are you passionate about supporting students and fostering a vibrant...

  • Executive Chef Assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada DENNY'S RESTAURANTS Full time

    Job Title: Assistant CookWe are seeking a skilled and experienced Assistant Cook to join our team at Denny's Restaurants. As an Assistant Cook, you will play a vital role in ensuring the highest quality of food is served to our customers.Key Responsibilities:Prepare and cook complete meals or individual dishes and foods to meet our high standards.Train...

  • Executive Chef Assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada DENNY'S RESTAURANTS Full time

    Job Title: Assistant CookWe are seeking a skilled and experienced Assistant Cook to join our team at Denny's Restaurants. As an Assistant Cook, you will play a vital role in ensuring the highest quality of food is served to our customers.Key Responsibilities:Prepare and cook complete meals or individual dishes and foods to meet our high standards.Train...

  • assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Papa John's Full time

    Poste de cuisineRejoignez notre équipe de cuisine dynamique et expérimentée à Papa John's!Compétences requisesExpérience dans la cuisine ou un domaine connexeCapacité à travailler en équipe et à suivre les instructionsConnaissance de la sécurité alimentaire et des procédures de nettoyageAvantagesFormation continue et développement...

  • assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Papa John's Full time

    Poste de cuisineRejoignez notre équipe de cuisine dynamique et expérimentée à Papa John's!Compétences requisesExpérience dans la cuisine ou un domaine connexeCapacité à travailler en équipe et à suivre les instructionsConnaissance de la sécurité alimentaire et des procédures de nettoyageAvantagesFormation continue et développement...

  • assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Papa John's Full time

    Poste de cuisineRejoignez notre équipe de cuisine dynamique et expérimentée à Papa John's!Compétences requisesExpérience dans la cuisine ou un domaine connexeCapacité à travailler en équipe et à suivre les instructionsConnaissance de la sécurité alimentaire et des procédures de nettoyageAvantagesFormation continue et développement...

  • assistant

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Papa John's Full time

    Poste de cuisineRejoignez notre équipe de cuisine dynamique et expérimentée à Papa John's!Compétences requisesExpérience dans la cuisine ou un domaine connexeCapacité à travailler en équipe et à suivre les instructionsConnaissance de la sécurité alimentaire et des procédures de nettoyageAvantagesFormation continue et développement...

  • Clerical Assistant, College of Medicine

    2 weeks ago

    Regina, Canada University of Saskatchewan Full time

    **Clerical Assistant, College of Medicine**: The College of Medicine, Regina Campus is home to a large number of medical students and Residents training to be physicians at the Regina General Hospital. Our office provides administrative support to medical students and faculty as part of the University of Saskatchewan. **Primary Purpose**: The position is...

  • Supervisor S&c Maintenance

    3 months ago

    Regina, Canada CPKC Full time

    **PURPOSE OF THE POSITION**: As the Supervisor Signals & Communications (S&C) Maintenance you will assure the safe and proper functioning of S&C equipment and systems, which in-turn provide for the safe and efficient movement of trains and equipment. This includes performing electrical and mechanical testing of S&C equipment, inspecting and commissioning new...

  • Nursing Student Services Programs Assistant

    4 months ago

    Regina, Canada University of Regina Full time

    Faculty/Department Faculty of Nursing Unit Nursing Employee Group CUPE 5791 Collective Agreement Consideration Open with preference given to CUPE 5791 members(NON-RESEARCH). CUPE 5791 Job Family Operational Services Category Staff Number of Vacancies 1 Position Summary Are you passionate about making a difference in the world of nursing education? The...

  • assistant caregiver

    4 days ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Thuy Pham Full time

    Recherche d'assistant(e) de garde d'enfantNous recherchons un(e) assistant(e) de garde d'enfant pour rejoindre notre équipe à Thuy Pham. En tant qu'assistant(e) de garde d'enfant, vous serez chargé(e) de la garde et de l'éducation des enfants.Compétences requisesÉducation : Aucun diplôme, certificat ou diplômeExpérience :...

  • assistant caregiver

    3 days ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Thuy Pham Full time

    Recherche d'assistant(e) de garde d'enfantNous recherchons un(e) assistant(e) de garde d'enfant pour rejoindre notre équipe à Thuy Pham. En tant qu'assistant(e) de garde d'enfant, vous serez chargé(e) de la garde et de l'éducation des enfants.Compétences requisesÉducation : Aucun diplôme, certificat ou diplômeExpérience :...

  • assistant helper

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Escalade Transportation Inc Full time

    Assistant de maintenanceL'assistant de maintenance est chargé de soutenir les travailleurs qualifiés dans l'entretien et la maintenance des véhicules et des équipements.Compétences requisesCapacité à travailler en équipeCompétences en matière de sécuritéCapacité à suivre des instructionsCapacité à travailler dans un environnement de...

  • assistant helper

    1 week ago

    Regina, Saskatchewan, Canada Escalade Transportation Inc Full time

    Assistant de maintenanceL'assistant de maintenance est chargé de soutenir les travailleurs qualifiés dans l'entretien et la maintenance des véhicules et des équipements.Compétences requisesCapacité à travailler en équipeCompétences en matière de sécuritéCapacité à suivre des instructionsCapacité à travailler dans un environnement de...

  • Specialist, Environmental Performance

    3 weeks ago

    Regina, Canada SaskPower Full time

    Apply no later than 09/20/2024 to be considered for this opportunity. JOB SUMMARY: The Specialist is accountable to provide subject matter expertise and administration of a specialized function. As a member of SaskPower's management team, this position is responsible to act as a central point of contact in the management and administration of...