Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif
1 month ago
**FONCTIONS**:
- Sous la supervision de la direction du Service d'imputabilité, de planification et de performance organisationnelle, l'adjointe administrative ou l'adjoint administratif:
- Appuie son supérieur dans la préparation de documents et rapports aux fins de diffusion et de présentation aux écoles, aux services, au comité de gestion ou à la table politique (rapports de monitoring, présentations, sondages, rapport annuel, rapport de performance, etc.);
- Traite de l’information stratégique et des dossiers d’envergure;
- Répond aux demandes et questions ou réfère les personnes aux responsables concernées;
- Assume la responsabilité de la gestion documentaire et du suivi de l’inventaire du matériel de bureau inhérents aux activités de son secteur, gère le système de classement, d’archivage et de commande avec les logiciels applicables;
- Collige ou révise des données ou des informations afin d’appuyer son supérieur et les membres de l’équipe dans différents dossiers, tient à jour les systèmes d’information nécessaires aux opérations (tableaux de bord, notes, calendrier de suivis divers, suivis budgétaires, etc) et participe à leur développement afin d’en améliorer l’efficacité;
- Coordonne la logistique liée à la préparation de réunions, comités ou formations tenues par son supérieur ou les membres de l’équipe. Au besoin, assiste à certaines rencontres, prend des notes et effectue des suivis découlant de celles-ci;
- Gère l’agenda de son supérieur, planifie et coordonne son horaire d’activités et organise la logistique de ses rencontres, ses déplacements et ses voyages d’affaires;
- Collabore à l’administration du budget de son Service en vérifiant et en contrôlant les dépenses et assure le suivi des comptes de dépenses de son supérieur et effectue les demandes de remboursement nécessaires;
- Appuie son supérieur dans les processus d’appels d’offre, coordonne les processus, contacte les fournisseurs et reçoit la documentation. Collabore à la rédaction d'ébauche de contrat et assure la révision, notamment pour des collectes de données à grande échelle;
Offre un appui administratif ou en gestion documentaire aux autres services administratifs de l’organisation, au besoin.
**PROFIL DES COMPÉTENCES**:
- auto-apprentissage;
- créativité/innovation;
- habiletés techniques et technologiques;
- approche client;
- collaboration;
- communication;
- bienveillance;
- adaptabilité/résilience;
- sens des responsabilités;
- auto-gestions;
- construction identitaire.
**EXIGENCE(S)**:
- Diplôme d'études collégiales de 2 ans en secrétariat ou administration de bureau;
- Minimum de 2 ans en tant que secrétaire;
- Maîtrise du français et connaissance de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
Veuillez vous assurer que votre demande est accompagnée de votre curriculum vitae, d’une copie de votre diplôme d’études, ainsi que tout autre renseignement pertinent.
Le Conseil des écoles catholiques du Centre-Est garantit, dans la conduite de toutes ses opérations, un environnement imprégné des valeurs catholiques et d’un sentiment d’appartenance à la francophonie.
**RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES**:
Télétravail hybride possible
**INFORMATION SUR L'ENTREPRISE**:
Chef de file d’une communauté scolaire francophone plurielle, inclusive et vibrante, reconnu pour l’excellence de la pédagogie transformée et la bienveillance de ses écoles, le CECCE, avec près de 26 000 élèves fréquentant 45 écoles élémentaires, 14 écoles secondaires, une Académie d’apprentissage virtuel, un Centre d'enseignement personnalisé virtuel, un réseau de classes nature et une école pour adultes, est le plus grand réseau canadien d’écoles de langue française à l’extérieur du Québec.
**INFORMATION SUR L'ÉCOLE OU LE SERVICE**:
Lieu de travail: 4000 rue Labelle, Ottawa, Ontario K1J 1A1
**ÉTUDES**:
**UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL RESPECTUEUX**:
Ce ne sont pas seulement nos installations qui procurent du confort à nos employés. Notre focus sur l'équité et l'inclusivité garantit que les droits et la dignité du personnel et des élèves sont protégés. Nous respectons les différences des uns et des autres et embrassons les talents et les capacités de notre communauté catholique d'Ottawa.
**SECTEUR**:
Gloucester et Vanier
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