Adjointe Exécutive

2 months ago

Montréal, Canada Groupe Deschênes Full time

**Description du poste**:
L’adjointe apporte son soutien au président et chef de la direction dans la réalisation des tâches administratives. Elle l’assiste dans la préparation de dossiers parfois confidentiels et elle gère efficacement ses priorités dans un environnement avec des priorités changeantes.

L’adjointe exécutive soutient également l’équipe de direction en assurant l’exécution de tâches administratives. Elle est aussi appelée à coordonner des travaux en collaboration avec les autres services et unités d’affaires de Groupe Deschênes.

**Vos responsabilités**:

- Soutenir le président et chef de la direction en planifiant, organisant et administrant son agenda, ses horaires et ses déplacements
- Gérer la documentation papier et électronique et maintenir un système de classement efficace et à jour
- Filtrer les appels du président et maintenir un registre quotidien
- Prendre connaissance des courriels du président et chef de la direction, les filtrer, les prioriser et traiter ceux qui relèvent de sa compétence
- Préparer et coordonner de façon proactive les dossiers et assurer la logistique des réunions, des comités et des rencontres ainsi que la liaison avec les autres services et/ou unités d’affaires
- Assurer le suivi d’actions pouvant être nécessaires suite à des réunions, des comités et des rencontres
- Participer activement à certains projets comme l'organisation d'activités afin de soutenir les membres du comité de direction, du comité de gestion et les besoins corporatifs
- Rédiger certaines communications ou certains documents administratifs
- Répondre aux demandes de dons et faire une compilation annuelle
- Organiser et assurer la gestion des archives (mémoire corporative)
- Gérer les réclamations d’assurance personnelles du président et chef de la direction et en faire la compilation

Support administratif
- Faire les réservations des voyages d’affaires du président et chef de la direction et de certains vice-présidents au niveau corporatif
- Gérer les passes de vol d’Air Canada et refacturer aux unités d’affaires
- Préparer les comptes de dépenses pour le président et chef de la direction et certains vice-présidents au niveau corporatif et du: prendre l'initiative d'obtenir toutes les pièces justificatives pour toutes dépenses payées et préparer le compte de dépenses
- Fournir des factures corporatives au service des comptes payables
- Offrir un support administratif aux gestionnaires de l’équipe corporative (photocopies, classement, réservations de repas, etc.)
- Compléter des résolutions corporatives
- Réviser et faire le publipostage des lettres pour le paiement des bonis annuels
- Coordonner et envoyer des cartes de Noël
- Effectuer toute autre tâche exigée par son emploi ou demandée par son supérieur immédiat
- Remplir une partie des fonctions d’adjointe exécutive du vice-président du conseil d’administration de Groupe Deschênes durant ses absences

**Exigences du poste**:

- Diplôme universitaire en communication ou toutes autres disciplines connexes
- Au moins 10 ans d'expérience préalable de travail avec des directeurs, V-P, PDG et autres hauts dirigeants
- Bilingue avec de solides compétences en communication et en rédaction, en français et en anglais
- Excellente maîtrise de la suite MS Office

**Qualités personnelles / compétences**:

- Être apte à gérer plusieurs dossiers à la fois et reconnue pour votre capacité à planifier, à gérer et maintenir des priorités en vue de respecter des échéanciers dans un environnement en évolution et en changement
- Avoir une grande facilité à travailler sur différents dossiers en simultané
- Faire preuve d'anticipation concernant les besoins du dirigeant
- Être de nature proactive, capable de prendre des initiatives
- Avoir un bon sens de l’organisation et d’autonomie
- Faire preuve de rigueur dans les suivis auprès de la clientèle interne et externe
- Excellente capacité à gérer son temps
- Être très à l'aise à transiger avec de hauts dirigeants
- Faire preuve de discrétion en tout temps et savoir gérer l’information sensible

**À propos de Groupe Deschênes**:
Entreprise familiale fondée en 1940, Groupe Deschênes est le plus important distributeur-grossiste canadien de propriété privée oeuvrant dans la distribution de matériaux de mécanique du bâtiment pour les secteurs résidentiel, commercial et industriel, ainsi que la distribution de matériaux pour les infrastructures souterraines. Groupe Deschênes compte près de 3000 employés à travers le Canada et les États-Unis.

Notre ambition est de devenir l’organisation la plus moderne de notre industrie et être le partenaire le plus indispensable dans la chaîne d’approvisionnement de nos clients et partenaires d’affaires. Afin de nous donner les moyens de nos ambitions, Groupe Deschênes est en cours d’une transformation num

  • Adjointe Administrative

    1 week ago

    Montréal, Canada Emplois Adjointe Full time

    **Adjointe administrative - Gestion de copropriété - Ile des Sœurs** Ayant évolué dans le domaine immobilier depuis plus de trente (30) ans, Gestior inc. est une entreprise familiale spécialisée en gestion de copropriété. Cette entreprise a bâti sa clientèle grâce à sa réputation basée sur des valeurs sûres : l’honnêteté, l’intégrité...

  • Adjointe Exécutive

    2 days ago

    Montréal, Canada Gestion Johanne Berry Inc. Full time

    Un poste à la hauteur de vos compétences. Nous recherchons 2 Adjointe Exécutive bilingue, pour des Sociétés situées au Centre Ville, afin d'assister le président dans ses tâches journalières. Vous aimez faire bien paraître votre patron, vous aimez le libérer de toutes les tâches administratives afin qu'il se concentre sur la raison d'être de sa...

  • Adjointe Exécutive

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Univesta Full time

    **Rôle**: Travaillant directement avec le VP exécutif tout en supportant toute l’équipe exécutive, votre rôle sera de venir combler divers besoins administratifs et d’assurer des standards de qualité dans divers besoins. **Et l’emploi d'un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) c’est** - Gestion des agendas de l’équipe exécutive (priorité des...

  • Adjointe Exécutive

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Gestion Johanne Berry Inc. Full time

    Un poste à la hauteur de vos compétences. Nous recherchons une adjointe exécutive afin d'assister les 2 actionnaires ( 3 entreprises dans le secteur du cinéma, de la musique et des médias etc...). Vous aimez les défis, les projets, les suivies, assister à dégager des Exécutifs créatifs de leurs tâches administratives, vous impliquez dans un milieu...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des documents avec précision. Une opportunité stimulante pour contribuer à divers projets dans un...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des documents avec précision. Une opportunité stimulante pour contribuer à divers projets dans un...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des documents avec précision. Une opportunité stimulante pour contribuer à divers projets dans un...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des documents avec précision. Une opportunité stimulante pour contribuer à divers projets dans un...

  • Adjointe Exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Groupe A7 immobilier Full time

    **ADJOINTE EXÉCUTIVE (Immobilier)** Nous sommes un consortium d’entreprises intégrées verticalement qui œuvre à titre de promoteur, développeur, constructeur et gestionnaires immobiliers. L’organisation assume la responsabilité de l’ensemble de la planification, de l’élaboration et de la réalisation des projets de développement et...

  • Adjoint(E) Exécutive

    2 months ago

    Montréal, Canada Solutions MLR Full time

    _Un client de Solutions MLR est à la recherche d’une adjointe exécutive afin de combler un poste permanent en formule hybride. Bureau à Rosemère sur la rive-nord de Montréal. _ - Sous la responsabilité de la présidente, l’adjointe exécutive assure la coordination des procédures administratives et le suivi des mandats. L’adjointe exécutive...

  • Adjoint(E) Exécutive

    1 month ago

    Montréal, Canada Solutions MLR Full time

    _Un client de Solutions MLR est à la recherche d’une adjointe exécutive afin de combler un poste permanent en télétravail._ - Sous la responsabilité de la présidente, l’adjointe exécutive assure la coordination des procédures administratives et le suivi des mandats. L’adjointe exécutive soutient la Présidente dans les opérations de...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous cherchez à vous épanouir dans un environnement professionnel stimulant? Ne cherchez plus! Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous cherchez à vous épanouir dans un environnement professionnel stimulant? Ne cherchez plus! Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des...

  • Adjoint(E) Exécutive

    6 days ago

    Montréal, Canada Univesta Full time

    Travaillant directement avec le VP exécutif tout en supportant toute l’équipe exécutive, votre rôle sera de venir combler divers besoins administratifs et d’assurer des standards de qualité dans divers besoins. **Et l’emploi d'un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) c’est** - Gestion des agendas de l’équipe exécutive (priorité des rendez-vous,...

  • Adjointe Exécutive

    5 days ago

    Montréal, Canada Administration portuaire de Montréal Full time

    L'Administration portuaire de Montréal recherche une adjointe exécutive afin d'assister la présidente-directrice générale dans l'accomplissement de ses fonctions. La personne titulaire devra offrir un soutien administratif de haut niveau, à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication. La personne recherchée doit...

  • Adjointe Exécutive ou Adjoint Exécutif

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time

    **Emploi de complexité supérieure** Le **ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale** souhaite pourvoir un **emploi régulier**, avec possibilité du mode hybride (**télétravail/présentiel**), d’**adjointe exécutive ou adjoint exécutif **à la Direction générale de la qualification professionnelle et opérations de développement de la...

  • Adjoint(E) Exécutive

    2 months ago

    Montréal, Canada E. Khoury Construction Inc. Full time

    Notre équipe est à la recherche d'un(e) **Adjointe exécutive **afin de compléter notre équipe dans le domaine de la construction. Nous sommes Entrepreneur général de plusieurs projets immobiliers situés dans le secteur de Montréal. Depuis plus de 30 ans, notre entreprise se démarque grâce à son expertise dans la planification, la gestion et la...

  • Adjoint Exécutif ou Adjointe Exécutive

    1 month ago

    Montréal, Canada Ordre des infirmières et infirmiers du Québec Full time

    **L’OIIQ cherche à recruter un adjoint exécutif ou une adjointe exécutive** **(Secrétaire et Direction, Affaires institutionnelles)** No d’affichage : 24-G-03 Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4 **Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous cherchez à vous épanouir dans un environnement professionnel stimulant? Ne cherchez plus! Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des...

  • Adjointe exécutive

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada L'indispensable Recrutement inc. Full time

    Notre client, une association professionnelle, cherche une Adjointe exécutive pour se joindre à leur équipe de direction. Vous cherchez à vous épanouir dans un environnement professionnel stimulant? Ne cherchez plus! Vous soutiendrez efficacement l'équipe de direction dans ses activités quotidiennes, coordonnerez des réunions et produirez des...