Adjointe Administrative/administrative Assistant

3 months ago

Ottawa, Canada OFFICE MUNICIPAL D'HABITATION DES PAYS D'EN HAUT Full time

**ADJOINTE ADMINISTRATIVE.**

**NATURE DE L'EMPLOI**

Sous la supervision de la directrice générale, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de la directrice par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes de nature administrative ou opérationnels et d’offrir un service à la clientèle exceptionnel dans la préparation de la correspondance et des documents légaux. Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’Office. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique de l’Office et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat. Le titulaire du poste doit être professionnel, avoir un sens élevé de la discrétion et avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de logements abordables.

**CONDITIONS D’EMPLOI**

Salaire : Entre 18$/h et 24$/h selon expérience.

Horaires : 35h/sem.

Période : dès que possible.

Durée : Temporaire un (1) an renouvelable.

LIEU DE TRAVAIL : 800 rue Blondin, Ste-Adèle (QC) J8B 2R1

Possibilité de télétravail une (1) journée par semaine.

**ADMISSIBILITÉ**

Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.

Expérience : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable.
Quatre (4) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).

Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

ou

Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

**DIVERS**

**Connaissances générales minimum requises**:
Excellente connaissance du français parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, bon sens de l'organisation et de la planification.

Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:
**VOLET ADMINISTRATIF**
- Assiste et supporte au quotidien son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et assure l’exécution, en son absence, de ses demandes et/ou mandats.
- Voit à la gestion de problèmes quotidiens ne nécessitant pas l’intervention de la directrice générale et à la saisie des demandes de logements et renouvellement de baux.
- Aide à la préparation des dossiers pour le comité de sélection.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein du secteur et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Effectue la gestion d’agenda du supérieur selon les priorités planifiées.
- Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur.
- Assiste à des réunions du comité de sélection, et du conseil d’administration, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Participe aux rencontres des comités de locataires (comités de secteur) et rencontres avec les préposés à la sécurité des locataires, en prépare la documentation, ainsi que les avis de convocation et en rédige le compte rendu.
- Assure la transmission d’informations relatives aux divers règlements et politiques envers les divers intervenants sociaux et élus politiques et la transmission d’informations corporatives (politiques, procédures, lois et règlements) régissant les activités des secteurs et émanant des différents services centralisés.
- Assure un support dans l’élaboration et la rédaction de documents destinés aux locataires et/ou organisationnels (avis, lettres personnalisées, etc.) et dans la préparation, la planification et la mise en page des contrats de service, tableaux divers, lettres, etc.
- Procède à la saisie et à la numérisation des factures.
- Exécute la réception, le traitement et/ou établit la priorité et l’assignation adéquate du courrier et des appels téléphoniques, rédige des projets de réponse et signe la correspondance d'ordre général pour le traitement des dossiers.
- Effectue la révision finale des documents émis par la directrice et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
- Procède au recouvrement des loyers, à la préparation de la correspondance et des documents légaux et en assure la saisie informatique (préparation demande à la Régie, suivi des dossiers, saisie des avis d’auditions, envoi documentation par huissier, mise en demeure, etc.).
- Assure et effectue l’impression massive des correspondances et procède à la cueillette des documents à joindre (vignettes stationnement, guides, enveloppes et étiquettes).
- Reçoit et saisit au système informatique au nom de la directrice toute plainte reçue de locataires et en tient un registre.
- Assure,

  • Real Estate Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada Real Estate Administrative Assistant Full time

    **Salary**: $45,000.00-$57,000.00 per year **Benefits**: - Paid time off Flexible Language Requirement: - French not required Schedule: - Monday to Friday Supplemental pay types: - Bonus pay - Overtime pay Ability to commute/relocate: - Ottawa, ON K1Y 0Z7: reliably commute or plan to relocate before starting work (required) **Education**: -...

  • Adjointe Administrative

    3 months ago

    Ottawa, Canada DWB Consultants Full time

    **Adjointe administrative** **DWB Consultants** est une firme **d’ingénierie spécialisée fondée en 2002**, qui œuvre dans les domaines du génie de la structure, du génie industriel et de la mécanique, l’électricité du bâtiment et l’efficacité énergétique et le développement durable. L’équipe dispose actuellement de **plus de 120...

  • Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif

    2 weeks ago

    Ottawa, Canada NAV Canada Full time

    Titre de l'offre d'emploi Adjointe administrative ou adjoint administratif Catégorie d'emploi Adjoint(e) administratif(ve) et adjoint(e) à la direction, Professionals Exigence linguistique Bilingual / Bilingue Type d'accord de travail flexible Hybrid / Hybride Date de fin de recrutement 2024-09-09 Niveau P1 Échelle salariale Commensurate with...

  • Administrative Assistant, IT

    3 months ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Information Technology Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) IT Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office support...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada Medicart Vein clinic Dr Beaupré Full time

    **Administrative assistant**: Emploi Temps plein - **Assistant / Adjoint - administratif** Siège social: Medicart Vein clinic Dr Beaupré -Ottawa Québec K1Z 8N8 Postes à combler: 2 **Dès que possible**Horaire: Lundi au vendredi (Jour) **Description: **Dr. Beaupré’s Vein Clinic in Ottawa has been specializing in phlebology since 1989, making us the...

  • Adjointe Administrative

    3 months ago

    Ottawa, Canada Fenexco Full time

    **Adjointe Administrative (Volet comptabilité)** Poste régulier temps plein de 20 à 25 hres/sem (flexible sur 3-4 jours) Fenexco est à la recherche d’une personne dynamique pour agrandir son équipe. Compétences requises: - DEC ou Attestation d’études collégiales en comptabilité - Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire -...

  • Administrative Assistant for The Languages

    3 months ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Justice Sector Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) Languages and Learning Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office...

  • Administrative Assistant for The Governance Sector

    3 months ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Governance Sector Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) Governance Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office support...

  • Administrative Assistant for The Justice Sector

    3 months ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Justice Sector Internal/External Competition **Description**: The Assembly of First Nations (AFN) Justice Sector is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other office support...

  • Administrative Assistant, Housing

    3 months ago

    Ottawa, Canada Assembly of First Nations Full time

    Administrative Assistant Housing & Homelessness Internal/External Competition Description: The Assembly of First Nations (AFN) Housing & Homelessness is seeking a skilled and experienced Administrative Assistant who will be responsible for providing a wide variety of administrative support including, clerical, data entry, customer service, and other...

  • Adjointe Administrative Principale Et Adjoint

    3 months ago

    Ottawa, Canada House of Commons (Canada) Chambre des communes (Canada) Full time

    **Description de l'entreprise** L'Administration de la Chambre des communes fournit aux députés et à leur personnel des services exceptionnels afin d’appuyer la démocratie parlementaire. Notre main-d'œuvre talentueuse et dévouée est au cœur de notre succès. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes et nous reconnaissons que chacun peut...

  • Education Administrator

    3 months ago

    Ottawa, Canada Equipe de santé familiale académique Montfort Full time

    **L’équipe de santé familiale académique Montfort recherche un(e)** **Adjoint(e) à l’éducation** L’équipe de santé familiale académique Montfort est un groupe dynamique, formé de médecins et autres professionnels de la santé. Nous travaillons au bien-être et au maintien de la bonne santé de nos patients en leur offrant des soins complets...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada Carleton University Full time

    **Duties and Responsibilities**: Under the Supervision of the Departmental Administrator, the Administrative Assistant is responsible for ensuring the efficient operation of the day-to-day ‘business’ of the Department’s main office and the delivery of a high level of responsiveness to inquiries from student, staff, faculty and the general public. The...

  • Adjointe Administrative

    3 months ago

    Ottawa, Canada EBC Inc. Full time

    Bâtiment : Depuis 50 ans déjà, notre division bâtiment se démarque par la qualité de ses travaux dans d’innombrables projets de construction. Notre équipe chevronnée composée d’ingénieurs et d’architectes travaille d’arrache-pied pour assurer qualité et respect des échéanciers. Bien que nous soyons reconnus pour des projets de grande...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada CAA North & East Ontario Full time

    **Job Title: Administrative Assistant** **Term: 6 month contract, with possibility of permanency** **Wage: $46,000 per annum / $23.59 per hour** **HYBRID**:The Administrative Assistant will work onsite at 1031 Bank St and 5515 Canotek Rd, with occasional Work-From-Home **Job Overview**: The Administrative Assistant is responsible for providing...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada The Grounds Guys Full time

    **The Position** The Administrative Assistant performs administrative and office support activities for multiple supervisors. Duties may include fielding telephone calls, receiving and directing visitors, word processing, creating spreadsheets and presentations, and filing. Extensive typing and software skills are required, as well as Internet research...

  • Administrative Assistant

    1 month ago

    Ottawa, Canada Rocaderm Clinic Part time

    Company DescriptionWe are a premier Medical Aesthetic clinic located in Ottawa, Ontario. We offer a wide range of services to address our clients main concernsRole DescriptionThis is a full-time on-site role for an Administrative Assistant at Rocaderm Clinic in Ottawa, ON. As an Administrative Assistant, you will be responsible for managing and organizing...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada Borden Ladner Gervais LLP Full time

    We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation,...

  • Administrative Assistant

    3 months ago

    Ottawa, Canada Borden Ladner Gervais LLP Full time

    We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation,...

  • Administrative Assistant

    2 months ago

    Ottawa, Canada Westview Projects Full time

    Salary: As an Administrative Assistant for Westview Projects Inc., your base of operations will be the Westview Projects head office, located at 18 Louisa St., Ottawa, Ontario. The Administrative Assistant provides executive support to the Management Team and administrative support to all departments. **Reports to**:Director, Finance & Operations Essential...