Coordonnateur Administratif Des Affaires étudiantes
2 weeks ago
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Résumé du poste:
Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et de secrétariat pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. Il est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agir en tant que personne-ressource pour les politiques et les procédures. Coordonner les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la remise des diplômes. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Révise les documents pour en vérifier la grammaire et l'exactitude. Gérer les comptes de l'unité.
Tâches et responsabilités principales:
- Agit en tant que personne ressource en ce qui concerne les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Il consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes ressources internes et externes appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.- Participe au bon fonctionnement de l'unité. Recueillir et présenter des informations factuelles relatives au domaine de responsabilité et recommander des modifications de procédure afin d'améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collaborer avec le supérieur hiérarchique et les autres membres du personnel à l'établissement des priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.-
- Compiler les informations, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées dans le calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir en tant que personne de contact pour l'unité. Tenir à jour un fichier de cours, de calendriers, de programmes, d'étudiants et de diplômés.- Organiser des opérations spécifiques concernant le début du semestre, les demandes de prêt, l'évaluation des cours et des résidences, ainsi que la programmation et la surveillance des examens. Préparer les emplois du temps et programmer les réservations de salles pour l'unité. Préparer les calendriers et réserver les examens pour l'unité.- Produire des rapports et des statistiques. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que la correspondance, les rapports, les notes de service, etc. Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux et des rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour de pages web. Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Met en forme les documents et vérifie la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signer certains documents.- Organise des réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions dans son domaine de compétence.- Utiliser une variété de logiciels. Maintenir les systèmes d'information informatisés et participer à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Assurer la liaison avec les personnes chargées des ressources informatiques, le cas échéant. Conserve et met à jour les dossiers administratifs. Tient à jour les systèmes de classement et prend des dispositions pour l'archivage.- Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations, le cas échéant. Répond aux demandes dans son domaine de compétence. Prend note des actions requises et assure le suivi.- Utiliser le matériel de bureau standard tel que l'ordinateur personnel, la machine à écrire, la calculatrice, la photocopieuse et le télécopieur.
La liste des tâches et des responsabilités présentée ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et d
- taillée des tâches susceptibles d'être accomplies par un employé dont le poste a été mis en correspondance avec la présente description d'emploi générique.
Autres compétences et/ou aptitudes qualifiées:
- Une expérience en matière d'accréditation est un atout majeur.-
- Avoir un grand souci du détail.- Solides compétences organisationnelles, capacité à hiérarchiser les demandes entrantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais et de travailler sous pression.- Capacité à résoudre des pr
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