Adjoint(E) Administratif(Ve)

4 weeks ago


Canada Groupe PRO‑B Full time

**ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) | Groupe PRO-B**:
**Responsabilités**:

- Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau ;
- Réception des visiteurs à la réception en les saluant, en les accueillant, en les dirigeant et en les annonçant de façon appropriée ;
- Avertit le personnel de la compagnie de l'arrivée des visiteurs ;
- Filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants ;
- S’assurer que la zone de réception est bien rangée et présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures) ;
- Maintient une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements ;
- S’assurer en inventaire des fournitures de bureau en tout temps ;
- Suivi des dossiers CNESST ;
- Maintient la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus ;
- Ouverture du courrier ;
- Ouverture des soumissions dans le logiciel interne de l’entreprise et y faire le suivi ;
- Toutes autres tâches cléricales connexes (scans, classement, photocopie, transcription et télécopie) ;
- Développer et maintenir un système de classement de formation des travailleurs ;
- Envoyer des formations aux travailleurs et faire un suivi ;
- Mettre ajour notre dossier Cognibox et ISN ;
- Générer des rapports relatifs aux projets et en faire le suivi ;
- Gérer plusieurs projets en même temps (gestion des priorités) ;
- Maintenir à jour les systèmes de classement informatiques et manuels ;
- Gérer les informations sensibles de manière confidentielle ;
- Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces ;
- Résoudre les problèmes administratifs ;
- Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction ;
- Créer des documents internes facilitant la tâche des différents intervenants (rédaction de lettres, de communiqués, d’ententes, etc.) ;
- Procéder à la saisie de données informatiques afin de dresser des documents de soumission ;
- Faire le suivi auprès de nos assureurs ;
- Préparation des dossiers projets, sous-traitants, sous-contrats, fournisseurs, etc.

**Exigences du poste**:

- Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire ;
- Maîtrise de Microsoft Office Suite ;
- Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes) ;
- Attitude professionnelle et apparence ;
- Solides compétences en communication écrite et verbale de la langue française ;
- Capacité à parler et écrire en anglais (un atout) ;
- Capacité d'être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent ;
- Excellentes compétences organisationnelles ;
- Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches ;
- Aptitude du service à la clientèle ;
- Capacité à gérer les priorités des tâches ;
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Diplôme d'études secondaires; certification supplémentaire en gestion de bureau (un atout).

**Compétences et qualifications**:
En ayant un emploi comme adjoint(e) administratif(ve), vous serez le premier point de contact pour l'entreprise. Les tâches comprennent le soutien administratif dans l'ensemble de l'organisation. Vous accueillerez les invités et saluerez les personnes qui visitent l'entreprise. Vous coordonnerez également les activités de la réception, y compris la distribution de la correspondance et la redirection des appels téléphoniques. Sous la responsabilité de la PDG, l’adjoint(e) administratif(ve) a la charge d’assurer le bon fonctionnement de la gestion de dossier, soutient les gestionnaires à travers une variété de tâches liées à l'organisation.

Vous devez avoir une personnalité agréable, car c'est aussi un rôle de service à la clientèle. Vous devriez également être en mesure de faire face aux urgences de manière rapide et efficace, tout en rationalisant les opérations de bureau. Les compétences de gestion multitâche et de gestion du stress sont essentielles pour ce poste.

***:
**Renseignements supplémentaires**:

- Salaire compétitif ;
- Assurance collective ;
- Vacances offertes à l’embauche ;
- Horaire de travail flexible ;
- Possibilité d’avancement ;

Groupe PRO-B, entreprise fondée sur des valeurs de qualité supérieure, inculque à l’interne et à l’externe une culture de respect, d’écoute active, de collaboration et d’ingéniosité afin de propager ces dernières à sa clientèle où qualité, service, satisfaction, sécurité et respect sont les valeurs véhiculées prioritaires et incontournables en tant que partenaire fournisseur.



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