Adjointe Administrative

3 weeks ago


Montréal, Canada Gestion Providentia Full time

Gestion Providentia est un organisme à but non lucratif offrant des services spécialisés à sa clientèle composée de communautés religieuses, et ce, dans un environnement de travail dynamique et moderne. Son siège social est situé dans le Vieux-Montréal (métro Square Victoria). L’équipe de Gestion Providentia compte 58 employés et est en constante croissance.

Gestion Providentia est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve).

Sous l'autorité du directeur général, l'adjointe exécutive assiste l'équipe de direction dans leurs fonctions administratives. Elle s'acquitte de tâches multiples et complexes et traite l'information confidentielle reliées aux opérations stratégiques et opérationnelles de Gestion Providentia. Elle est responsable des fonctions administratives en assurant la continuité du service tout en répondant aux besoins selon les délais impartis et les normes de qualité attendues et tout en équilibrant adéquatement les charges de travail.

Elle offre le support administratif à:

- Directeur général de Gestion Providentia
- Équipe de direction de Gestion Providentia
- __________________________

DESCRIPTION GÉNÉRALE DES TÂCHES
- Assiste le directeur général dans tous les mandats organisationnels faisant appel aux compétences de l'adjointe exécutive;
- Assure le soutien à la direction générale, aux comités et conseils relevant de celle-ci en faisant le suivi administratif et logistique de réunions, dont réquisition de paiement des jetons de présence, réservation de salles, mise à jour de l'agenda, coordination de la circulation des documents pertinents (avis de convocation, ordre du jour, documents de travail, etc.); assiste aux réunions afin de prendre des notes et rédiger les procès-verbaux ou les comptes rendus des divers comités et/ou conseils d'administration;
- Voit au suivi relatif aux résolutions des différents comités;
- Seconde le directeur général dans la gestion de son agenda et agit comme agent de liaison auprès des intervenants internes et externes, notamment par des suivis téléphoniques et l'organisation d'appels conférence, de même que l'échange de documents;
- Participe à l'organisation d'assemblées, d'activités de relations publiques et d'événements spéciaux de même nature, collabore à la réalisation de dossiers spéciaux;
- Assure, au besoin, le soutien administratif à d'autres congrégations religieuses et/ou à d'autres organismes;
- Révise, transcrit, rédige et traduit des documents variés selon les demandes émanant de la direction ou de l'équipe de direction, assure le suivi des communications et coordonne la circulation des documents;
- Coordonne l'acheminement des documents envoyés pour traduction et vérifie la qualité du travail;
- Organise un système basé sur la priorisation de certains dossiers en fonction de leur nature et des échéances; voit au suivi.
- Prépare et voit à la reproduction des documents requis et à la mise à jour des registres des différents comités de la direction et/ou des différents secteurs de l'administration;
- Assure le suivi des factures selon la procédure établie;
- Accueille et oriente les visiteurs selon les motifs de leur présence;
- Voit à répertorier tous les documents papier des différents services administratifs afin de faciliter la tâche de standardisation, de catalogage et d'archivage des documents;
- Maintient un inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement de la direction et/ou des secteurs de l'administration et prépare les commandes au besoin.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Démontrer des habiletés de nature politique et des habiletés à communiquer avec efficacité, tact et diplomatie;
- Savoir faire preuve de discrétion et de loyauté;
- Démontrer autonomie, polyvalence, sens de l'organisation et capacité de répondre à plusieurs demandes complexes et générales simultanément;
- Disponible pour du surtemps occasionnel et/ou des déplacements à l'extérieur de la région de Montréal.

FORMATION REQUISE
- Formation collégiale en techniques de bureautique ou en administration ou autre programme d'études équivalent;
- Posséder un minimum de dix (10) ans d'expérience croissante comme adjointe administrative dont au moins cinq (5) à titre d'adjointe exécutive auprès de cadres supérieurs, conseil de direction et/ou conseil d'administration;
- Bilinguisme, autant à l'oral qu'à l'écrit (français et anglais);
- Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 28,95$ à 33,22$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2Y 2L7



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