Secrétaire Administrative

1 month ago


Montréal, Canada Collège de Rosemont Full time

Numéro de concours:
- 2023-2024S08-4- Statut de l'emploi:
- Régulier temps complet- Durée de l'emploi prévue:
- Lieu de travail:
- Collège de Rosemont- Horaire de travail:
- 35 heures par semaine du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30- Date et heure de fin de l'affichage externe:
- 2024-04-08 16:30- Le Collège de Rosemont est un établissement d’enseignement supérieur fier de sa culture, de son implication dans le milieu et de ses traditions. Son souci de s’adapter aux changements rapides qui touchent la population étudiante, le marché du travail et le savoir l’amène à demeurer en constante évolution. Reconnu pour son côté innovateur et humain et pour son orientation vers l’avenir, il a intégré au cœur même de son identité le développement durable.- Description:
- La Direction des ressources matérielles (« DRM ») a pour mandat de gérer les immeubles (terrains et bâtiments) du Collège de Rosemont en assurant leur fonctionnement et leur entretien dans les limites des budgets accordés.
- Le ou la Secrétaire administrative exécute et assume au quotidien, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder le Directeur des ressources matérielles, le Directeur adjoint aux approvisionnements et au développement durable, le Directeur adjoint à l’entretien technique et aux projets de construction et le Régisseur à la sécurité et à l’entretien ménager.
- Plus spécifiquement:

- Assurer le service de première ligne de la DRM auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement;
- Réaliser les travaux de secrétariat liés au déroulement des opérations du service:
- Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service;
- Actualiser et mettre à jour l’information relative à la DRM notamment sur le Portail;
- Omnivox (Intranet) et le site Web du Collège;
- Concevoir, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, etc.) requis par le mise en œuvre des activités et projets du service;
- Participer au développement du système de classement et d’archivage du service, en assurer le suivi (papier et informatique), la mise à jour des données et assurer la gestion documentaire du service;
- Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes;
- Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés de la DRM;
- Mettre en forme les politiques, les outils et les procédures à déposer dans les instances en lien avec les dossiers du service.

Fournir un soutien administratif pour les activités d’approvisionnement:
- Assurer l'approvisionnement en fourniture de bureau de la direction et le remplissage de papier et le remplacement des cartouches des imprimantes;
- Préparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA) et apporter son soutien pour le suivi et la création des bons de commande annuels du service;
- Effectuer des entrées de données ou de validation des données relatives aux approvisionnements, fournisseurs, comptes à payer ou à recevoir dans le progiciel de gestion intégrée (CLARA);
- Préparer les demandes de remboursements pour certains employés pour l’achat de vêtements de travail.

Fournir un soutien administratif pour les projets de construction:
- Assurer les suivis des paiements des projets de construction : suivi des quittances et des autres documents contractuels pour la facturation;
- Dresser des tableaux pertinents à l'aide de chiffrier informatique pour les suivis des dénonciations de contrats des sous-traitants.

Tâches diverses:
- Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme Sharepoint de la Direction des ressources matérielles;
- Fournir un soutien administratif pour certaines tâches liées au dossier de la gestion des risques notamment d’effectuer les suivis liés à ce dossier et à la mise à jour des fiches en collaboration avec d’autres services et directions du Collège;
- Soutenir le volet logistique du Bureau du développement durable;
- Accomplir toutes autres tâches connexes.
- Exigences:
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente de préférence dans le milieu scolaire
- Connaissance du logiciel CLARA de Skytech, sera considéré comme un atout

Compétences et exigences particulières:
- Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique
- Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Avoir des connaissances de base en comptabilité
- Avoir une approche professionnelle et un sens ac



  • Montréal, Canada Les Asymétriques Full time

    Description du poste **Description de l'entreprise** Le club de gymnastique Les Asymétriques est un organisme à but non lucratif qui offre des cours de gymnastique artistique féminine (GAF) ainsi que de trampoline (STR) au niveau récréatif, précompétitif et compétitif. Comptant plus de 650 athlètes, dont 70 de niveau compétitif régional,...

  • Secrétaire Dentaire

    1 month ago


    Montréal, Canada Clinique dentaire Asselin Full time

    Poste adjointe administrative / secrétaire dentaire Tu as le goût de relevé de nouveaux défis avec une équipe dynamique et une belle clientèle? - Accueillir et assister les patients lors de leur visite; - Gérer les cahiers de rendez-vous en s’assurant une optimisation des horaires de travail; - Gérer de façon efficace le système de rappel et la...


  • Montréal, Canada Les entreprises PE Marcotte inc Full time

    Responsabilités: - Gérer la réception, accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques; - Assurer le classement, l'archivage et la gestion des documents; - Gérer les courriels de l’administration, la réception des commandes - Rédiger, modifier et corriger des documents; - Préparer la facturation client et effectuer des suivis de...


  • Montréal, Canada Gestion T.O.R Inc Immeubles Rythme Inc Full time

    **Secrétaire administrative et coordination** **GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc.** est une entreprise de gestion immobilière commerciale, dans le centre-ville de Montréal et recherche un(e) secrétaire pour assurer le service à la clientèle et coordinatrice. - **Accueil**_ - Accueillir les visiteurs - Préparation et envoie des courriels -...


  • Montréal, Canada CHUM Full time

    Titre d'emploi: - Secrétaire médicale- Appellation à l'interne: - Type de poste: - Personnel syndiqué- Numéro de référence: - CAT3-23-5555- Direction: - Services multidisciplinaires- Service: - Site: - Statut de l’emploi: - Temps complet - Temporaire- Nombre de jours: - Quart de travail: - Horaire de travail: - Catégorie d'emploi: - Emploi...


  • Montréal, Canada Office Municipal d'Habitation de Montreal Full time

    **Secrétaire administratif(ve)** - Être secrétaire chez nous, c’est de faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de bâtir une carrière? Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre _sens de l'organisation et de la planification? _Vous aimez relever les défis? _**_L’Office municipal d’habitation de...


  • Montréal, Canada Office Municipal d'Habitation de Montreal Full time

    **Offre de poste permanent** **Secrétaire administratif(ve)** - Être secrétaire chez nous, c’est de faire partie d’une organisation avec une mission sociale où il est possible de bâtir une carrière? Vous êtes rigoureux et vous vous démarquez par votre _sens de l'organisation et de la planification? _Vous aimez relever les défis? _**_L’Office...

  • Secrétaire Dentaire

    1 month ago


    Montréal, Canada Atelier Prostho Full time

    *SECRÉTAIRE DENTAIRE* Clinique dentaire située à Rosemère, juste devant la gare. Horaire du lundi au jeudi, de 8h45 à 17h Nos 2 secrétaires dentaires chaleureuses et sympathiques sont à la recherche d'une nouvelle collègue. Tâches: - répondre aux appels téléphoniques et retourner les messages vocaux et par courriel - facturation et gestion...

  • Secrétaire

    1 month ago


    Montréal, Canada Metro Inc. Full time

    Titre du poste : Secrétaire Type de poste : Permanent Numéro de la demande : 30450 Bannière : Super C Statut : Temps plein **_ **SECRÉTAIRE ET CAISSIÈRE À TEMPS PARTAGÉ**_** **SOMMAIRE** Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat et les activités reliées à la production de la paie des employés syndiqués. **RESPONSABILITÉS...

  • Secrétaire Médicale

    1 month ago


    Montréal, Canada Polyclinique de l'oreille Full time

    **Polyclinique de l’Oreille, le plus grand réseau en santé auditive au Québec !** Depuis maintenant plus de 20 ans, la Polyclinique de l’Oreille vous offre un service clef en main en regroupant sous le même toit tous les professionnels de la santé auditive. Ayant plus de 70 cliniques, vous en trouverez certainement une près de chez vous! Nous...


  • Montréal, Canada Bélanger Barkati notaire Inc. Full time

    **Description de l'entreprise** Étude notariale **Description du poste** **Secrétaire/Secrétaire juridique** **Vous aspirez à découvrir une nouvelle carrière ? Nous vous offrons une formation personnalisée directement en emploi !** **Occupez un rôle pivot essentiel au sein d’une équipe professionnelle à dimension humaine.** Soyez à...


  • Montréal, Canada ÉCOLE DE CONDUITE TECNIC Full time

    **Description complète du poste** Description du poste **Poste: Secrétaire/Réceptionniste**Horaire de travail**: Du lundi au vendredi de 09h à 17h. **En tant que Secrétaire - Réceptionniste**, vous occuperez un rôle essentiel au sein de l'entreprise en étant le premier point de contact pour les visiteurs et en fournissant un soutien administratif...

  • Secrétaire Médicale

    4 weeks ago


    Montréal, Canada Centre médical St-André Full time

    **Offre d'emploi** **Poste :Secrétaire médicale** Clinique médicale située à rivière des prairies est à la recherche d'une secrétaire médicale à temps partiel qui désire se joindre à une équipe dynamique et accueillante. **Sommaire des responsabilités**: La secrétaire médicale assure un soutien administratif aux membres de l’équipe de...


  • Montréal, Canada Centre Santé Chiropratique Ahuntsic Full time

    **Description de l'entreprise** Le Centre Santé Chiropratique est une clinique multidisciplinaire qui comprend des chiropraticiens, ostéopathes, massothérapeutes, nutritionnistes et acupuncteurs. Nous recherchons une personne qui aime travailler auprès des gens et qui est efficace pour la réalisation de certaines tâches...

  • Secrétaire

    1 month ago


    Montréal, Canada Les entreprises PE Marcotte inc Full time

    **Description de l'entreprise** Situées à Montréal, Paul E. Marcotte vous proposent ses services dans le domaine de la conception, l’entretien et la réparation d’équipements d’imprimerie. Nous sommes une entreprise familiale qui se soucie du bien-être de c'est employer. On se démarque notamment pour notre flexibilité, notre compréhension et...


  • Montréal, Canada Jean-Denis Paré Électrique Full time

    JD Paré électrique une entreprise familiale en pleine expansion est à la recherche d'une secrétaire-réceptionniste afin de supporter le département de l'administration, et ce, de façon temporaire avec possibilité de prolongation. Description du poste: Faisant preuve de rigueur et possédant et possédant un grand sens des priorités, le ou la...


  • Montréal, Canada Clinique l'Agora Full time

    La Clinique l’Agora agrandit son équipe! Nous sommes à la recherche de secrétaires médicales (28 à 35h/semaine). Notre clinique médicale a pour mission de desservir une population diversifiée. Notre expertise clinique vise principalement les gens vivant avec le VIH, l’hépatite, les soins à la population HARSAH, aux personnes transgenres et aux...

  • Secrétaire Dentaire

    1 month ago


    Montréal, Canada Centre Dentaire Amari Full time

    **Poste convoité: Secrétaire dentaire** Passionné(e) par l’industrie dentaire? Le bien-être des patients vous tient à cœur? Vous êtes la personne que nous recherchons! Le Centre Dentaire Amari s’agrandit et est à la recherche d’une(e) secrétaire dentaire dynamique pour se joindre à son équipe. Centré sur les gens, le Centre Dentaire Amari...


  • Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full time

    Titre d'emploi: - Secrétaire administrative- Numéro de référence: - C-23-11-6425- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction de la formation continue et aux entreprises- Service: - Sans objet- Nom du supérieur immédiat: - Éric April- Entrée en fonction prévue: - Un cégep ouvert d'esprit- - Description: - NATURE DU...


  • Montréal, Canada Cégep du Vieux Montréal Full time

    Titre d'emploi: - Secrétaire administrative- Numéro de référence: - C-23-11-6434- Catégorie d'emploi: - Soutien administratif- Direction: - Direction des études- Service: - Direction adjointe des études aux programmes et ressources didactiques- Nom du supérieur immédiat: - Céline El Masri- Entrée en fonction prévue: - Un cégep ouvert d'esprit- -...