Coordonnateur(Trice) Administratif(Ve)

5 months ago


Toronto, Canada Via Rail Canada Full time

-Numéro de référence:

28954_082024
Statut:

Permanent - temps plein
Catégorie d'emploi:

Soutien administratif
Ville:

TORONTO
Province:

Ontario
Salaire annuel / Taux horaire:

62 717 - 77 474
Nombre de postes disponibles:

1
Date limite:

2024-09-06
Description:

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures et du système de réservations, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

La personne titulaire de ce poste sera principalement chargée de soutenir les activités quotidiennes du vice-président, Exploitation ferroviaire. Cette personne sera responsable d'une variété de tâches nécessitant un haut degré d'indépendance d'esprit, de jugement, de discrétion et de confidentialité.

Responsabilités:

- Assister le vice-président, Exploitation ferroviaire dans la gestion de son emploi du temps, en veillant à ce que les principales échéances soient intégrées dans le cycle de planification et à ce que les délais des réunions et des soumissions soient respectés;
- Coordonner les rendez-vous et les engagements spéciaux ; programmer les réunions, les activités du département, les itinéraires et les déplacements;
- Organiser des réunions ; préparer l'ordre du jour, assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures à prendre;
- Gérer efficacement les documents, en se montrant à l'aise avec les différentes technologies;
- Organiser des événements, planifier et coordonner des présentations multiples et s’assurer de partager l’information nécessaire à la réalisation des mandats des membres de l’équipe;
- Traiter les informations, les appels et les priorités parfois concurrentes, sans sacrifier la qualité du travail;
- Faire preuve d'un grand discernement pour gérer la priorité des demandes et les transmettre à l'échelon supérieur si nécessaire pour qu'elles soient résolues;
- Traiter les communications et les données sensibles et confidentielles avec tact et discrétion;
- Communiquer avec tous les niveaux de gestion, à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, en faisant preuve d'un haut niveau de professionnalisme, de courtoisie et de diplomatie;
- Responsable de la priorisation, de la distribution et du suivi de l’ensemble des communications entrantes;
- Rédiger et corriger les réponses aux demandes générales et rédiger les réponses aux questions plus complexes grâce à sa bonne maîtrise de la rédaction.
Exigences:

- Diplôme d'études collégiales en administration (un atout) et un minimum de huit (8) ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif de préférence dans une grande organisation;
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite dans les deux langues officielles;
- Maîtrise de MS Office (Powerpoint, Excel, Word, Outlook) et connaissance de SharePoint un atout;
- Capacité à rechercher et à apprendre de nouvelles technologies si nécessaire;
- Souci du détail;
- Capacité à travailler simultanément sur plusieurs priorités;
- Respect des délais définis;
- Solides compétences en matière d'organisation et de communication écrite et orale;
- Haut niveau de tact et de discrétion dans le traitement de détails de nature hautement confidentielle et critique.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement pour lequel vous postulez, veuillez nous aviser. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.

Pourquoi choisir VIA Rail ?
- Un généreux programme de rémunération et d’avantages sociaux;
- Le télétravail en mode hybride flexible;
- Une équipe de travail de bonne humeur tissée serrée;
- De nombreuses opportunités pour développer sa carrière;
- Un milieu de travail qui favorise la santé et le bien-être de tous ses employés;
- Un large éventail d’avantages en matière de santé et de bien-être pour vous et votre famille, y compris un accès illimité à un service de télémédecine;
- Participer à un mode de transport durable et é



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