Adjointe Administrative Exécutive
7 months ago
**Titre du poste**: Adjointe administrative exécutive
**Numéro de la demande**:36377
**Catégorie d'emploi**: Administration
**Division**: Nat - Finances (80069743)
**Département**: Exécutif
**Lieu de travail**: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)
**Province**: Canada : Quebec
**Type d'emploi**: Permanent
**SOMMAIRE**:
Le titulaire du poste assiste le vice-président exécutif et chef de la direction finance ainsi que le vice-président exécutif et chef de l’exploitation alimentaire et prend une part active à la gestion de plusieurs dossiers des secteurs sous la responsabilité de son supérieur.
**RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES**:
- Planifie et coordonne plusieurs projets de réunions.
- Gère et tient à jour l'agenda de ses supérieurs. Priorise les réunions. Prépare et s’assure d’avoir les documents et équipements nécessaires aux réunions
- Assiste ses supérieurs dans la préparation de présentations, demande et fait les suivis auprès des divers intervenants pour les rapports présentés aux réunions du conseil d’administration et comité d’audit, comité de direction, conférences, séminaires, etc.).
- Imprime les rapports requis mensuellement.
- Sous la supervision du CFO, est responsable de la mise en ligne des documents du conseil d’administration et du comité d’audit sur la plateforme Diligent, s’assure de l’intégrité des documents.
- S’assure de l’excellent fonctionnement des réunions du conseil d’administration et offre son soutien aux administrateurs (comptes de dépenses, taxis, paiement d’honoraires, commander le traiteur, conférencier, Club Mont-Royal, plan de salle, etc.).
- En collaboration avec l’équipe des finances, complète le rapport mensuel des actions TMX.
- S’occupe également de mettre à jour le rapport sur les règles de détention des dirigeants.
- Recueille les informations pour le rapport au comité de direction et le conseil d’administration pour le COO.
- Effectue les arrangements de voyages, les réservations de salles de conférence.
- Coordonne plusieurs dossiers nécessitant des interventions auprès des membres de la haute direction.
- Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat, dont la transcription ou rédaction de la correspondance interne et externe et ce, autant en français qu'en anglais.
- Produit les comptes de dépenses de ses supérieurs.
- Commande d’épicerie pour la Tour Scotia et le siège social
- Assiste ses supérieurs dans l'administration de certaines activités para-professionnelles.
- Voit au bon fonctionnement de l'ensemble du département, commande les fournitures de bureau, commande d’épicerie, le papier, effectue la distribution du courrier, etc.
- Filtre et dirige les appels téléphoniques, identifie ceux qui sont urgents et en informe les vice-présidents.
**CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ**:
- DEP en secrétariat
- 10 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat, dont 5 ans dans des fonctions reliées à des membres de la haute direction
- Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office
- Bilinguisme essentiel (traduction, rédaction et conversation)
- Discrétion et disponibilité
- Capacité d'apprentissage élevée et habilité à interagir avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques
**COMPÉTENCES**:
- Orientation vers un travail/service de qualité
- Apprentissage des aspects techniques
- Gestion du temps
- Débrouillardise
- Pensée stratégique
- Gestion de l’ambiguïté et des priorités
- Vision des buts principaux
- Tact et délicatesse dans la gestion des communications avec les différents départements
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Adjointe Exécutive
6 months ago
Québec, Canada WSP Full timeWSP est à la recherche d’une adjointe exécutive ou un adjoint exécutif pour notre Cheffe des communications mondiales ainsi que pour notre Directeur mondial, Transport & Infrastructure. La personne sélectionnée sera chargée de fournir un soutien de haut niveau aux deux dirigeants, tout en respectant les meilleures pratiques à l’échelle de...
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Adjointe exécutive
2 months ago
Québec City, Canada Robert Half Full timeNotre client est un groupe qui s'illustre par la qualité de ses opérations maritimes et terrestres. Nous recherchons un Adjoint exécutif pour rejoindre notre équipe basée à Québec. En tant qu'Adjoint exécutif, vous jouerez un rôle crucial dans la préparation, la rédaction et la gestion de documents juridiques et administratifs. Vous participerez...
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Adjoint(E) Exécutive
6 months ago
Québec, Canada Skov RH Full time**SOMMAIRE DE LA FONCTION** Sous la supervision de la directrice générale, la personne titulaire de ce poste assiste la direction générale ainsi que le conseil d’administration dans diverses tâches administratives. Elle collabore également avec l’ensemble de l’équipe dans le cadre d’évènements et du service aux membres. **PRINCIPALES...
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Adjointe Administrative, Adjoint Administratif Au
6 months ago
Québec, Canada Université du Québec à Rimouski Full timeAdjointe administrative, adjoint administratif au Secrétariat général et vice-rectorat à la vie étudiante Choisir l’UQAR, c’est choisir une université humaine où la réussite est une priorité. C’est également la possibilité d’avoir un impact dans sa communauté, de contribuer au développement social de sa région et de pouvoir...
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Adjoint(e) exécutif(ve)
1 month ago
Québec, Canada Aleanza Recrutement Durable Full time« Imitons l’abeille, elle fait de grandes randonnées sans perdre son objectif » - Louis-Marie Parent Connaissez-vous la raison pour laquelle les abeilles construisent les alvéoles de manière hexagonale? L’efficacité. Ainsi, la cire est répartie de la manière la plus économique, tout en maintenant une structure solide. Roy Métivier...
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Adjoint(e) exécutif(ve)
3 months ago
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Adjoint(e) exécutif(ve)
3 months ago
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Adjoint(e) exécutif(ve)
1 month ago
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Adjointe administrative
2 months ago
Québec City, Canada Randstad Canada Full timeAdjointe administrative à temps partiel QuébecVous êtes organisé(e), analytique et cherchez une mission enrichissante en soutien à la paie? Nous avons une opportunité en or pour vous! En tant qu’Adjoint(e)administrative, vous jouerez un rôle clé au sein de l’équipe dès novembre pour un contrat évolutif jusqu’en mai. Profitez d’une grande...
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Adjointe administrative
1 month ago
Québec City, Canada Randstad Canada Full timeAdjointe administrative Ste-Foy 23-28$/hVous êtes une personne dynamique, organisée et dotée d’un excellent sens du service à la clientèle? Nous cherchons un(e) adjointe administrative/réceptionniste pour un poste au sein d'une firme d'architecture! Profitez d’un environnement de travail convivial, magnifique, avec une équipe collaborative...
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3 months ago
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3 months ago
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3 months ago
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3 months ago
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3 months ago
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Adjoint administratif
4 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Réseau de transport de la Capitale Full timeAdjoint administratifPoste régulier - 35 heures semaine - Possibilité de télétravailSalaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)Ce que nous vous offrons :• Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;• Conciliation travail / vie personnelle;• Programme d’assurance collective complet;• Régime de retraite...
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Adjoint(e) exécutif(ve)
3 months ago
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Adjointe administrative
1 month ago
Québec, Canada Contracto Web Full timeDescription du poste Titre du poste : Adjointe administrative Type d’emploi : Temps plein Description du poste : Vous êtes une personne dynamique, organisée et passionnée par le soutien administratif? Nous avons une opportunité incroyable pour vous! Rejoignez notre équipe en tant qu’adjointe administrative et faites partie d’une entreprise...