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Adjoint ou Adjointe Aux Services

2 months ago

Montréal, Canada Concordia University Full time

**Numéro de poste**:50000493 / P1882
**Département**:Sciences économiques
**Niveau**:PE261-6
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$27,24 - $32,34 / l'heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**NOTE **:_Cet affichage représente un remplacement de congé de maternité du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025.**NATURE DU POSTE**
Sous l’autorité de l’administratrice du Département de sciences économiques, fournir des services de première ligne et s’acquitter de tâches administratives pour celui-ci; renseigner et aider les membres du public pour ce qui touche les règles et procédures du département, et les orienter vers la personne ou l’unité concernée; assurer un soutien aux membres du département.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Répondre, en personne, par courriel ou par téléphone, aux demandes générales concernant le département et ses programmes d’études; réacheminer les demandes aux conseillers pédagogiques, aux directeurs de programme ou aux adjointes aux programmes.
- S’occuper de l’aire de réception et de ses environs : à ce titre, réorganiser les boîtes à lettres internes annuellement, afficher l’horaire des conseillers, aviser les membres du département de la tenue d’activités à venir et afficher les annonces de séminaires, les appels à propositions de projets de recherche et les soutenances de thèses.
- Trier et distribuer le courrier des membres du corps professoral et du personnel du département.
- Fournir des renseignements généraux pour les questions et demandes des étudiants; distribuer les formulaires aux étudiants, les renseigner sur les procédures et envoyer les formulaires de demande dûment remplis à l’adjointe aux programmes de premier et de deuxième cycle.
- Aider à la diffusion de l’information sur l’annulation des cours, au besoin. Tenez à jour des journaux de suivi pour les demandes de clés et les clés empruntées.
- Tenir à jour des listes pour le département (conférences, fournitures, codes des photocopieurs, etc.); passer divers appels de service, au besoin.
- Commander la papeterie, les fournitures de bureau et les cartouches d’encre pour imprimante, et en surveiller les stocks pour le département.
- Réserver les salles de séminaire et de conférence du département, et actualiser les calendriers en ligne des salles.
- S’occuper des codes de comptage des photocopies pour les membres du corps professoral et du personnel.
- Actualiser les heures de bureau des membres du corps professoral et afficher l’horaire.
- Recueillir les plans de cours des membres du corps professoral.
- Aider les adjointes aux programmes du premier cycle et des cycles supérieurs durant les séances de consultation et les périodes de pointe; extraire des statistiques du système de gestion pédagogique (SGP); imprimer les dossiers étudiants à partir du SGP.
- S’occuper des réservations de salles et de matériel audiovisuel lorsqu’elles ont trait aux cours ou aux activités connexes (journées de rattrapage, examens, etc.).
- S’occuper des demandes de clés pour le département : à ce titre, préparer et soumettre les demandes au service compétent.
- Assurer la liaison avec des prestataires de services externes pour la maintenance des équipements. Effectuer d’autres tâches à la demande de l’administratrice du département pour soutenir les activités de l’unité.**QUALIFICATIONS**
- Attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou dans un domaine connexe et de deux à quatre années d’expérience en secrétariat dans un bureau.
- Expérience de travail à un poste de première ligne dans le milieu universitaire, et plus particulièrement dans un département universitaire serait un atout.
- Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit pour répondre aux demandes de renseignements généraux et rédiger la correspondance courante; connaissance de base (niveau 3) du français parlé pour répondre aux demandes d’information.
- Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (créer et formater des documents, fusionner du courrier) et d’Excel (utiliser

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