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Responsable Administratif.ve Et Logistique- Mali

2 months ago

Montréal, Canada IBCR Full time

_Volet Archivage :_Date limite pour postuler : 10 juillet 2023

Date de début d’emploi : Août 2023

Fondé en 1994, le Bureau international des droits des enfants - « Le Bureau » ou « l’IBCR » - est une organisation internationale non-gouvernementale œuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde. Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant seraient pleinement respectés et mis en œuvre, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en demeurant fidèle à ses valeurs : le Respect, l’Intégrité, l’Innovation et le Professionnalisme.

Partout où il intervient, le Bureau adapte ses interventions au contexte local et aux besoins de ses partenaires. Il cherche à valoriser les savoirs locaux et favorise la participation des enfants, dans l’objectif de générer un impact durable. Depuis sa création, le Bureau est intervenu dans près de 45 pays et a transmis son expertise à plus de 50 000 intervenants, formés pour mieux protéger les droits de centaines de milliers d’enfants

Sous la supervision directe du/de la chef.fe et projet et la supervision fonctionnelle de la conseillère en approvisionnement et logistique et de la conseillère en RH, la ou le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal. Il/Elle est responsable de la bonne gestion administrative et logistique du bureau IBCR-MALI, dans le respect des procédures et politiques du Bureau et aura sous sa supervision la personne/firme responsable de l’entretien ménager ainsi que le chauffeur/magasinier.

RESPONSABILITÉS

**Volet Administration générale du bureau**:
En collaboration avec le/la chef.fe de projet, assurer la bonne gestion administrative du Bureau
- Assurer les liaisons administratives avec les autorités, partenaires externes, membres de l’équipe, à la demande du chef de bureau projet
- Assurer que le bureau est aux normes légales vis-à-vis des administrations et institutions du travail et de l’immigration (visas, bail, assurance, inspection du travail etc.)
- Sur demande du chef.fe de bureau projet, participer à l’organisation des réunions d’équipe et à la prise de note.
- Participer activement aux réunions d’équipe et rendre compte à son superviseur direct de l’évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et planning mensuels.
- Accueil des visiteurs et réception téléphonique, suivi du courrier et des visites.
- S‘assurer de préparer les dossiers de paiement en lien avec les services d’administration publique (à l’exception des impôts) soient soumis dans un délai raisonnable à la personne responsable des finances pour paiement;
- Offrir un support administratif général et effectuer toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau.

**Volet Archivage**
- Faire le suivi de conformité, d’archivage et de renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile, et de tout document officiel lié aux locaux bureau et domiciles de l’IBCR au Mali. Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer la cheffe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.
- **En collaboration avec le/la chef.fe de projet et la/le Conseiller.ère en approvisionnement et logistique du siège, assurer la bonne gestion logistique du Bureau**_

**Volet Achats**
- Assurer la gestion des achats et appels d’offre du Bureau et du projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service/d’achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et préparation du dossier de paiement du fournisseur auprès de la personne responsable des finances.
- Assurer la réception des achats et prestations de services, en collaboration avec la personne demandeuse et du chef.fe de bureau projet, dans le respect des procédures du Bureau;
- En collaboration avec la personne responsable des finances, assurer la vérification du fournisseur avant son enregistrement dans le système financier du Bureau;
- Sensibiliser les fournisseurs au code de conduite du Bureau et le mécanisme de signalement afférent à la signature des contrats;
- Représenter le Bureau auprès des fournisseurs
- Assurer le suivi des contrats et contrat cadre, ainsi que les procédures de résiliation et de renouvellement, pour le Bureau du Mali et s’assurer de leur respect et de tenir les délais de fin de contrat, et/ou de renouvellement dans le respect des lois nationales et des procédures IBCR.
- En collaboration avec le responsable de la gestion de la sécurité, assurer les achats et le suivi des équipements en lien avec la gestion de la sécurité (malle sécuritaire, téléphones satellites, salle d’hibernation etc.)

**Volet Équipements**
- Assurer la gestion des équipements durables, incluant les ordinateurs et le s

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