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Coordonnatrice ou Coordonnateur Des événements

1 month ago

Montréal, Canada Concordia University Full time

**Numéro de poste**:50021001 /
**Département**:Administration des services d'événements
**Niveau**:GR10
**Campus**:Sir-George-Williams (centre-ville)

**Salaire**:$33,61 - $40,47 par heure
**Syndicat/Association/Politiques RH**:SESUC

Reconnue comme meilleure université du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.

Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.

En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.

**NATURE DU POSTE**
Sous l’autorité de la chef, congrès universitaires et internationaux, encadrer la planification et le traitement des besoins des clients; assurer la liaison entre ceux-ci et une grande variété de services dans le but de promouvoir efficacement les événements à Concordia; fournir des solutions pour mieux répondre aux besoins des clients et de l’unité, en conformité avec les objectifs stratégiques de celle-ci.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Contribuer à la mise en œuvre des objectifs de l’unité ainsi que des stratégies, des projets spéciaux et des occasions d’affaires au sein du Service d’hospitalité.
- Prendre part à l’élaboration et à l’amélioration continue des processus de l’unité; recommander des changements pour générer des économies et accroître la satisfaction des clients.
- Encadrer la planification et la gestion de nombreux événements : activités (pédagogiques ou non) pour les professeurs et les membres du personnel, activités liées à la vie universitaire des étudiants, activités axées sur l’entreprise, colloques ainsi qu’activités sociales pour la clientèle externe, tant en personne qu’en ligne; appuyer les facultés dans leurs activités de sensibilisation visant à promouvoir et à accueillir à Concordia des colloques universitaires régionaux, nationaux et internationaux; rencontrer les clients et les renseigner sur les questions, politiques et protocoles liés aux événements; les conseiller au sujet de la réglementation gouvernementale, notamment afin de préserver l’image de l’Université; proposer des concepts, des emplacements, une orientation et une présentation compatibles avec le budget, l’échéancier et les objectifs du client.
- Superviser la gestion des documents; s’occuper des contrats/négociations pour les clients externes; s’assurer que ces derniers possèdent une assurance responsabilité civile adéquate, conforme aux conditions générales de l’Université; obtenir les permis requis par les règlements des organismes gouvernementaux; veiller à ce que tous les formulaires de renonciation nécessaires aux activités liées à un événement soient remplis; évaluer les résultats et rédiger les rapports finaux; veiller à ce que tous les documents financiers et afférents aux événements soient traités.
- Agir à titre de personne-ressource pour le client : planifier et gérer tous les aspects logistiques de son événement; assurer la liaison avec les fournisseurs internes et externes (notamment pour ce qui est de la gestion immobilière, des traiteurs, des technologies de l’information et de l’enseignement, du décor, de la location de matériel, de la Régie des alcools, de l’animation et de l’affichage); proposer un éventail d’activités et de solutions pour mieux répondre aux besoins du client; gérer le budget de l’événement et comptabiliser tous les frais pour le client; sur place, superviser personnellement la prestation de services assumée par les fournisseurs; durant l’événement, être présent et disponible pour seconder les clients et régler tout problème afin de garantir le bon déroulement des opérations.
- Suivre de près les activités liées à un événement afin d’assurer leur conformité aux règlements et lois applicables ainsi que la satisfaction des participants; cerner les risques possibles et trouver des solutions aux problèmes qui se posent, en collaboration avec l’unité appropriée.
- Encadrer les membres du personnel occasionnel affectés au soutien : les diriger, les former, évaluer leur rendement, planifier leur travail et leur assigner des tâches.

**QUALIFICATIONS**
- Diplôme d’études collégiales (programme technique de trois ans) en administration des affaires ou en tourisme, et de deux à quatre ans d’expérience de travail dans le secteur du tourisme d’accueil, plus particul

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