Coordonnatrice/coordonnateur de Projets

2 weeks ago


Montréal, Canada National Judicial Institute Full time

COORDONNATRICE/COORDONNATEUR DE PROJETS (FORMATION EN PRÉSENTIEL)

L'Institut national de la magistrature (INM) est un organisme indépendant, bilingue et à but non lucratif basé à Ottawa et à Montréal dont le mandat vise à coordonner et à dispenser des activités de formation aux membres de la magistrature à travers le Canada.

À l’interne, une équipe d'avocats assiste les comités de planification de formation de la magistrature sur des questions de contenu et de pédagogie, tandis que des planificateurs de réunions coordonnent toute la logistique des programmes. Au titre de son programme d'études, l'INM offre chaque année plus de 70 programmes de formation judiciaire. En outre, l'Institut met à la disposition des membres du corps judiciaire de nombreuses ressources pédagogiques, telles que des guides de formation judiciaire, des cahiers d'audience électroniques, des documents imprimés, des modules pédagogiques destinés à faciliter la conception des programmes et une bibliothèque judiciaire en ligne.

L'INM cherche à pourvoir le poste permanent de coordonnatrice/coordonnateur de projets pour le Département de la formation en présentiel et de l’évaluation des programmes. Ce poste sera basé à Montréal et exige un bilinguisme parfait en français et en anglais.

RESPONSABILITÉS
Sous la responsabilité du directeur de la formation en présentiel et de l'évaluation des programmes, la coordonnatrice ou le coordonnateur de projets de la formation en présentiel conduit le processus de coordination des exigences opérationnelles et des projets départementaux. Au nombre de ces besoins et projets figurent la révision des documents et ressources du département, la mise à jour des ressources SharePoint du département, le soutien aux initiatives d'évaluation, le développement des ressources et des outils, et la mise en œuvre des plans de formation.

En étroite collaboration avec la direction, la coordonnatrice ou le coordonnateur de projets organise des réunions, gère et surveille les plans de travail et rend compte des objectifs du projet, veille au bon déroulement des prestations et au respect des délais, et met à jour le plan de travail du département en ce sens. La coordonnatrice ou le coordonnateur de projets rédige les ordres du jour des réunions ainsi que les comptes rendus de décision, et conçoit et met à jour des modèles de suivi de projets. La coordonnatrice ou le coordonnateur de projets rédige également des rapports et des présentations afin de présenter à la direction des mises à jour régulières sur le statut des projets. La coordonnatrice ou le coordonnateur de projets se familiarise aux technologies de suivi de projets et aux meilleures pratiques au besoin et, à ce titre, développe des outils pour optimiser l'efficacité et l'efficience tout comme fournit un soutien aux gestionnaires et aux employés relativement au recours à ces médias.

Outre ses principales responsabilités en matière de gestion de projets départementaux, la coordonnatrice ou le coordonnateur de projets assure la coordination des activités du bureau de Montréal.

Planification et coordination
1. Organiser et participer à des réunions afin de recueillir des informations sur les projets et les initiatives.
2. Préparer et distribuer les documents de réunion, tels que les ordres du jour, le cas échéant.
3. Préparer les comptes rendus de décisions, les mesures à prendre et les décisions pour les directeurs de département et les parties prenantes ainsi que planifier les réunions de suivi.
4. Sous la direction du directeur de la formation en présentiel, établir et superviser les plans de travail, les calendriers, les budgets et les échéances du département quant à la planification et à la prestation de projets (notamment les activités liées au déploiement de modèles et au suivi des acquisitions).
5. Rédiger des rapports de mise à jour et des présentations, le cas échéant.
6. Organiser des réunions en ligne ou en présentiel avec les parties prenantes internes et tierces, si nécessaire.
Suivi de projets
1. Vérifier sur une base continue les plans de travail et les échéances du département et signaler tout risque/retard au directeur de la formation en présentiel.
2. Procéder à une révision et à une mise à jour mensuelles du plan de travail du département avec la gestionnaire principale de programmes, la directrice adjointe de la formation en présentiel et le directeur de la formation en présentiel.
3. Assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes internes à des fins de suivi du projet.
4. Proposer de possibles solutions aux problèmes liés au projet, le cas échéant.
Documentation
1. S'assurer que toute la documentation de projets est tenue à jour et archivée.
2. Coordonner les activités de clôture d'événements, notamment l'évaluation des projets, la production de rapports et les présentations.
3. Prendre pa



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