Systems Manager, Community Initiatives | Gestionnaire des systèmes, Initiatives communautaires

This position provides direction and oversight to the grant making work and coordination of the responsible team. | La personne titulaire de ce poste assure la direction et la supervision de l’octroi des subventions ainsi que la coordination de l’équipe avec qui elle travaille.

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Notre équipe des Initiatives communautaires est à la recherche d’un·e gestionnaire des systèmes. La personne titulaire de ce poste assure la direction et la supervision de l’octroi des subventions ainsi que la coordination de l’équipe avec qui elle travaille. Elle est responsable d’établir et de maintenir des pratiques et des politiques rigoureuses dans la gestion des informations et des systèmes liés à l’octroi de subventions, l’entretien de la base de données, la production des rapports et la reddition de compte, le suivi des paiements et des processus, et veille à ce que les activités soient conformes aux objectifs du plan stratégique.

Relevant de la Directrice principale des Initiatives communautaires, ce poste est responsable de l’élaboration et de la gestion des activités opérationnelles relatives à la création et la gestion des flux de travail concernant l’octroi des subventions. Parmi les responsabilités clés, on retrouve la conception et l’instauration d’un plan annuel pour l’ensemble des tâches entourant l’octroi de subventions, telles que la rédaction d’appels de propositions, les ententes de financement, la production des rapports et l’émission des paiements, ainsi que la documentation des pratiques et des procédures à des fins de collecte de données. D’autres activités peuvent comprendre la liaison avec l’équipe de la Philanthropie et l’équipe de l’Engagement public à des fins de gestion des données.

La Fondation canadienne des femmes est un chef de file du mouvement pour l’égalité des genres au Canada. Par le biais du financement, de la recherche, de la mobilisation et de la diffusion des connaissances, nous travaillons à la réalisation de changements systémiques. Nous aidons les femmes, les filles et les personnes de la diversité de genre au Canada à se sortir de la violence et de la pauvreté et à acquérir confiance et leadership. Depuis 1991, grâce à la générosité de nos donateur·trices et de nos sympathisant·es, nous avons versé plus de 250 millions de dollars pour financer au-delà de 3 200 programmes qui transforment des vies partout au Canada. Pour en savoir plus sur la Fondation, visitez notre site Web . Pour obtenir plus d’information sur ce que nous offrons à notre personnel et sur les raisons de postuler, visitez notre page : Travailler avec nous .

Nous encourageons vivement les femmes et les personnes bispirituelles, trans et non binaires qui s’identifient comme noires et/ou racialisées, membres des Premières Nations ou des communautés métisses ou inuites, personnes en situation de handicap et/ou membres des communautés 2SLGBTQIA+ à postuler.

Tâches et responsabilités principales

• Concevoir les flux de travail et les processus pour chaque catégorie de subventions.
• Coordonner les modèles pour chaque catégorie de subventions, dont le dépôt des demandes, la réception des demandes, les systèmes pour établir les procédures de sélection et les mesures pour la reddition de compte continue.
• Élaborer un plan de développement des compétences pour aider l’équipe des Initiatives communautaires à mieux utiliser et mettre à jour la base de données et traiter les documents. Mettre en œuvre le plan pour veiller à un usage et un entretien adéquat de la base de données.
• Travailler en équipe pour mettre au point des processus visant à ce que la production des rapports concernant la base de données suive les plans d’évaluation, et fournir un soutien continu aux gestionnaires des subventions, aux consultant·es en évaluation et aux bénéficiaires, selon les besoins, pour assurer une production de rapports rapide et exacte.
• Collaborer avec les services internes pour cerner les tendances, les questions, les pratiques exemplaires et les stratégies clés en matière de subventions, dont l’étalonnage, la tenue de registres, la reddition de compte et l’intégration de la base de données à d’autres systèmes et applications. 
• Prendre part à des événements externes, présenter les apprentissages, être en contact avec les partenaires et gérer les relations externes liées à l’octroi de subventions pour l’équipe des Initiatives communautaires.
• Participer à des formations et à des occasions de perfectionnement liées au système de base de données Blackbaud.
• Concevoir et instaurer des politiques de rétention et d’archivage des données en conformité avec les exigences réglementaires et celles de la Fondation.
• Apporter son aide lors des autres événements de la Fondation, tel que nécessaire et à titre de membre de l’équipe nationale.

De plus, la personne retenue doit comprendre et exécuter ses tâches en harmonie avec la mission et les valeurs du bureau et travailler de manière à faire progresser la mission de l’organisation.

Expérience

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent, ou l’équivalent en éducation, en formation et en expertise
• 3 à 5 ans d’expérience de travail dans le secteur sans but lucratif ou un secteur connexe
• Expérience dans la gestion d’une base de données pour l’octroi de subventions est essentielle
• Certificat/diplôme en gestion de bases de données, un atout
• Certificat/diplôme en gestion de projets, un atout
• Expérience de travail à l’échelle nationale et dans la direction d’équipe, des atouts importants

Compétences

• Connaissance des questions touchant les femmes et les filles au Canada et compréhension du secteur sans but lucratif au service des femmes, avec une solide analyse en matière de genre et d’égalité
• Solides compétences en leadership
• Compétences prouvées en gestion de projets, avec une capacité à gérer de multiples projets avec des partenaires variés
• Grand souci du détail et compétences organisationnelles solides
• Très bonnes capacités d’analyse
• Bon jugement et flexibilité, avec la capacité à travailler de façon indépendante et en équipe
• Des connaissances démontrées en octroi de subventions à titre de bénéficiaire, de bailleur de fonds ou de membre bénévole d’un comité de subventions seraient un atout
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Expérience à l’échelle nationale et capacité à travailler en français, des atouts certains

Exigences et conditions

La personne retenue devra pouvoir commencer à travailler aussitôt que possible et se soumettre à une période de probation de trois mois.

Salaire

Le salaire pour ce poste se situe entre 60 000 $ et 65 000 $. La Fondation offre une banque de vacances généreuse, un régime complet d’assurance maladie et dentaire, de même que des occasions de perfectionnement professionnel. Il s’agit d’un poste à temps plein pour un contrat d’un (1) an.

Lieu de travail

Selon son lieu de résidence, la personne retenue pourra travailler à distance, en mode hybride ou en présentiel. Notre siège social est situé à Toronto, en Ontario, mais nous cherchons des candidat·es de partout au Canada. Certains déplacements à l’intérieur du pays pourraient être requis.

Déposez votre candidature en présentant :

• Une lettre d’accompagnement d’une page expliquant pourquoi vous voulez faire partie de la Fondation canadienne des femmes et décrivant brièvement vos compétences principales et votre expérience en lien avec le poste.
• Un curriculum vitæ résumant vos expériences de travail, votre scolarité et vos activités de bénévolat.

La date limite pour soumettre une candidature est le 10 juin 2024 à 17 h (HAE). Veuillez envoyer les documents par courriel au humanresources@canadianwomen.org en indiquant Gestionnaire des systèmes et le numéro de référence CI-029 dans la ligne d’objet.

L’engagement de la Fondation canadienne des femmes envers l’équité

La Fondation canadienne des femmes est fermement résolue à assurer l’équité d’emploi et cherche à attirer, sélectionner et embaucher une équipe diversifiée composée de personnes hautement compétentes qui croient en sa vision et sa mission et sont animées par celles-ci. La Fondation vise à être inclusive d’une grande diversité de personnes de tout genre et de toute orientation sexuelle. Cela comprend celles qui s’identifient comme femmes, filles, trans, bispirituelles, genderqueers, non binaires et 2SLGBTQIA+. Si elles sont à l’aise de le faire, nous encourageons les personnes candidates à nous faire part de leurs identités, de leur vécu expérientiel et des communautés auxquelles elles appartiennent dans leur lettre d’accompagnement.

La Fondation canadienne des femmes adhère aux lois canadiennes sur les droits de la personne et fournira des mesures d’accommodement aux candidat·es qui en feront la demande à n’importe quelle étape du processus d’entretien et d’embauche.

Nous remercions l’ensemble des candidat·es pour leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une première entrevue seront contactées. Nous prévoyons que deux rondes d’entrevues seront nécessaires avant de sélectionner le ou la candidat·e retenu·e.