Adjoint administratif ou adjointe administrative

L’OIIQ cherche à recruter un adjoint administratif ou une adjointe administrative
(Direction, Affaires institutionnelles)
No d’affichage : 24-G-09
Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein
Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4
Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Il compte plus de 84 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d’admission à la profession. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.
Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.
Les avantages de travailler à l’OIIQ :

de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
de la collaboration et du partage;
des avantages sociaux qui se démarquent;
des défis de taille;
du développement professionnel;
de la responsabilisation.

Des défis motivants :
Au sein de la Direction, Affaires institutionnelles, vous assurez le bon fonctionnement du Secrétariat et de la Direction, Affaires institutionnelles, en assurant le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la supérieure immédiate et en effectuant, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication et de liaison pour la Direction, Affaires institutionnelles. Vous devez également traiter divers dossiers complexes dans lesquels interviennent plusieurs partenaires universitaires, institutionnels, gouvernementaux et communautaires. Vous communiquez couramment dans les deux langues officielles avec des personnes de divers niveaux et de différentes cultures organisationnelles. Vous assurez l'interface entre le Secrétariat, les directions ainsi que les ordres régionaux. Vous veillez également au soutien administratif de la Fondation de l’OIIQ.
Correspondance, ententes et gestion documentaire

Vous transmettez aux diverses directions et aux ordres régionaux les suivis de correspondance du Secrétariat et en assurez un suivi dans les délais requis;
Vous analysez et coordonnez, en partenariat avec les autres directions, les demandes de listes nominatives et en effectuez le suivi;
Vous recevez, filtrez, acheminez, traitez et classez les courriels et le courrier quotidiennement, associés à la secrétaire et à la Direction, Affaires institutionnelles.
Vous recevez, gérez et dirigez, avec tact et habileté, les appels et les plaintes adressées au Secrétariat;
Vous préparez et coordonnez le suivi auprès des différents assureurs, notamment pour l'assurance responsabilité professionnelle et le renouvellement de l’ensemble des polices d'assurances de l’OIIQ en vigueur;
Vous assurez la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archives, si nécessaire.

Agenda

Vous gérez l'agenda et organisez des réunions;
Vous préparez les documents pertinents pour les réunions;
Vous organisez les déplacements et l’hébergement des membres du Conseil des sections;
Vous assurez l'interface et la transmission de l'information entre la secrétaire et le Conseil canadien des organismes de réglementation de la profession infirmière (CCORPI/CCRNR) et le National Council of State Boards of Nursing (NCSBN) en prévision des réunions;
Vous préparez l’ordre du jour des réunions pour le CA de la Fondation, le Carrefour des sections et des réunions du Conseil des sections, prenez les notes, rédigez le procès-verbal et en assurez les suivis;
Vous vous assurez du bon déroulement des rencontres sur le plan de la logistique;
Vous assurez la préparation et le suivi de l’assemblée générale annuelle de la Fondation;
Vous coordonnez l’attribution des bourses de Fondation de l’OIIQ.

Budget

Vous contribuez à la préparation et la révision du budget annuel et triennal, y compris la planification budgétaire de plusieurs événements (journée biennale, Congrès, AGA) et comités;
Vous validez les demandes de remboursement des dépenses des membres des divers comités;
Vous traitez les factures et contrats dans le système d’approvisionnement.

Documents et outils de travail

Vous tenez à jour les différents registres des demandes (ex. : accès à l’information);
Vous saisissez, mettez en page et révisez les documents et lettres de présentation;
Vous rédigez, à l’occasion, des projets de lettre;
Vous créez des outils de travail permettant une gestion optimale du temps;
Vous contribuez au classement des documents dans Teams, en collaborant au respect des règles de gestion documentaire et des règles de conservation en vigueur;
Vous accomplissez toute autre tâche à la demande de la secrétaire.

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain adjoint administratif ou notre prochaine adjointe administrative?

Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat universitaire dans une discipline pertinente à la fonction.
Expérience pertinente d’au moins cinq ans en secrétariat.
Expérience auprès de la haute direction, un atout;
Excellente habileté rédactionnelle et connaissance de l’orthographe et de la grammaire;
Habiletés supérieures en communication orale et écrite en français;
Communication orale et écrite fonctionnelle en anglais;
Maîtrise de l’environnement Microsoft Office 365;
Connaissance du système de santé québécois, un atout;
Capacité élevée d’établir des priorités;
Niveau d’autonomie supérieur;
Capacité à s’adapter au changement;
Grand sens de l’organisation;
Souci de la qualité et du service à la clientèle;
Excellente habileté interpersonnelle;
Aptitude pour le travail d’équipe et la collaboration avec les directions;
Discrétion et respect de la confidentialité;
Rigueur;
Capacité à travailler sous pression.

Pour déposer votre candidature
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation sur le site de l’OIIQ.
L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées. Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain adjoint administratif ou notre prochaine adjointe administrative?

Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat universitaire dans une discipline pertinente à la fonction.
Expérience pertinente d’au moins cinq ans en secrétariat.
Expérience auprès de la haute direction, un atout;
Excellente habileté rédactionnelle et connaissance de l’orthographe et de la grammaire;
Habiletés supérieures en communication orale et écrite en français;
Communication orale et écrite fonctionnelle en anglais;
Maîtrise de l’environnement Microsoft Office 365;
Connaissance du système de santé québécois, un atout;
Capacité élevée d’établir des priorités;
Niveau d’autonomie supérieur;
Capacité à s’adapter au changement;
Grand sens de l’organisation;
Souci de la qualité et du service à la clientèle;
Excellente habileté interpersonnelle;
Aptitude pour le travail d’équipe et la collaboration avec les directions;
Discrétion et respect de la confidentialité;
Rigueur;
Capacité à travailler sous pression.