Administrative Coordinator
2 weeks ago
Coordonnatrice ou coordonnateur administratif
Gouvernance
Remplacement (13 mois) en raison d’un congé de maternité (à compter du 24 juin 2024)
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patientes et patients, les médecins en formation, ainsi que toute la communauté des soins de santé pour jouer un rôle de chef de file en matière de formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.
Relevant de la secrétaire du Conseil, vous fournirez des services administratifs de grande qualité afin d’appuyer les organes directeurs du Collège royal. Vous serez responsable de l’organisation des réunions de gouvernance (jusqu’à 30 par année), notamment les réunions du Conseil et des comités, ainsi que de la coordination de la logistique de ces réunions. Vous tiendrez lieu de personne-ressource pour les membres du Conseil et des comités qui se préparent à assister aux réunions virtuelles ou en personne.
Vous travaillerez également en étroite collaboration avec les membres de votre équipe et d’autres collègues au sein de l’organisation afin de coordonner des initiatives de gouvernance, et surtout la nomination des bénévoles au sein des comités du Conseil du Collège royal. Vous assurerez le suivi et la gestion des données et des documents liés aux comités et à d’autres initiatives de gouvernance, et en ferez rapport.
Aperçu des principales responsabilités liées à ce rôle
• Coordonner la logistique des réunions du Conseil et des comités gérés par l’équipe de la gouvernance (environ 25 à 30 par année) en fonction des pratiques organisationnelles établies afin de veiller à la bonne organisation des réunions et au respect des normes de prestation de services.
• En collaboration avec l’analyste principal de la gouvernance, coordonner l’examen et la révision du mandat des comités du Conseil ainsi que la nomination des membres à ces comités, en fonction des pratiques organisationnelles établies, afin de faire en sorte que les comités respectent les règles et politiques de gouvernance interne.
• Tenir à jour les documents, les dossiers et les données de gouvernance, en collaborant avec les membres de l’équipe et en respectant les calendriers de gestion des dossiers et les pratiques de gestion des données, afin que l’information sur la gouvernance soit bien conservée et accessible aux membres de l’équipe de la gouvernance et des autres équipes du Collège royal.
• Effectuer diverses tâches administratives en fonction des protocoles établis afin d’appuyer les activités quotidiennes de l’équipe de la gouvernance, notamment les suivantes : rédiger des ébauches de correspondance, contribuer à la préparation des trousses de réunion, créer des gabarits, préparer des rapports, élaborer des sondages et formulaires électroniques et faire le suivi des réponses, répondre à des demandes d’information générale et traiter les documents relatifs aux dépenses.
Ce profil vous correspond?
• Scolarité, formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• Trois années d’expérience en lien avec le poste.
• Connaissances informatiques approfondies et maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel, et capacité d’apprendre à utiliser de nouvelles technologies et de nouveaux logiciels.
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit.
• Adaptabilité et souplesse pour être en mesure de bien répondre aux priorités changeantes dans de courts délais, et volonté et capacité de faire des heures supplémentaires à l’occasion.
• Expérience de la prestation de soutien à des cadres et à des membres de la haute direction.
• Expérience de la collecte, de l’organisation et de la synthèse de données (p. ex. logiciels de sondage, applications de sondage, inscriptions à des réunions).
• Souci du détail et capacité de respecter des échéances serrées en faisant preuve d’un haut niveau de précision.
• Sens aigu de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner ses activités et celles des autres et pour établir les priorités de travail.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, notamment en révision, en correction d’épreuves et en création de contenu.
• Expérience de la gestion de calendriers et de la coordination d’événements.
• Connaissance de la gouvernance organisationnelle.
• Expérience du soutien à des comités et conseils d’administration.
• Expérience des systèmes de gestion des relations avec la clientèle.
Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales, d’ici le 5 mai 2024.
Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.
Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.
Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.
Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.
Échelon 4 – Taux horaire de 25,95 $ à 32,46 $
#J-18808-Ljbffr-
Administrative Coordinator
1 day ago
Ottawa, Canada ADR Institute of Canada, Inc. Full timeADRIC seeks an enthusiastic, detail-oriented candidate who will be working directly with the Executive Director with a first-rate customer service attitude and excellent office administrative skills. Candidates with strong technology and CRM knowledge and experience are strongly preferred. The ADR Institute of Canada (ADRIC) is a highly respected bilingual...
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Administrative Coordinator
1 day ago
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Administrative Coordinator
1 day ago
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Administrative Coordinator
1 month ago
Ottawa, Canada ITK Full timeᐃᖅᑲᓇᐃᔮᖅᑖᕋᓱᐊᖅᑐ ᐃᓚᒋᔭᐅᖃᑕᐅᓪᓗᑎᒃ ᐃᓄᐃᑦ ᓄᓇᖓᓐᓂ ᓄᓇᓕᕆᓂᕐᒧᑦ ᐊᖏᕈᑎᐅᓯᒪᔪᓄᑦ ᓯᕗᓪᓕᖅᐸᐅᑎᑕᐅᓂᐊᖅᑐᑦ ᐃᖅᑲᓇᐃᔮᖅᑖᕐᑎᑕᐅᔪᓐᓇᖅᑐᓄᑦ. ᐃᑲᔪᖅᑐᕐᐸᑦᓯ ᐃᖅᑲᓇᐃᔮᖅᑖᕋᓱᐊᖃᑕᐅᔪᓯ...
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Administrative and Mfd Coordinator
1 month ago
Ottawa, Canada Carleton University Full time**Duties and Responsibilities**: Reporting to the Assistant Director, Operations and Planning, the incumbent is directly responsible for the administration of the Print Shop financials and the daily operation/coordination of the Multifunctional printer fleet. The incumbent is responsible for the reconciliation of The Print Shop cash receipts and the...
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Administrative and Training Coordinator
7 days ago
Ottawa, Canada RCGT Consulting Full time**Summary** Over the past 10 years, RCGT Consulting Inc. has become one of Ottawa's fastest growing consulting firms, more than doubling in size with over 140 active employees! We are seeking outgoing and driven individuals to jump into our exciting projects that offer opportunities for personal and professional growth.** **RCGT Consulting Inc. is a member...
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Faculty Administrative Coordinator
4 weeks ago
Ottawa, Canada Carleton University Full time**Duties and Responsibilities**: The Faculty Administrative Coordinator manages the administration of academic faculty positions for the Faculty of Arts and Social Sciences. The position is responsible, in consultation with the Financial Officer, for all matters pertaining to faculty recruitment and hiring, tenure and promotions, sabbaticals and other...
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Coordinator, Administration
6 days ago
Ottawa, Canada Manor Park Community Council Full time**COORDINATOR, Administration and Communications** Location: 1805 Gaspe Avenue, Ottawa Hours of work: 37.5 hours per week; scheduled to support programming Salary range: $22 - $28 per hour **Overview** The Manor Park Community Council (MPCC) is a not-for-profit organization providing recreational programming, licensed child care and community events...
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Lead Coordinator, Academic Administration
6 days ago
Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeJob Type: Employee Duration in Months (for fixed-term jobs): N/A Job Family: Academic Administration of Open Positions: 1 Faculty/Service - Department: UGME Preclerkship Campus: Roger Guindon Hall Union Affiliation: SSUO Date Posted: November 27, 2023 Closing Date: December 08, 2023 Note: Applications will be accepted until 11:59 PM on the day...
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Ottawa, Canada The Professional Institute of the Public Service of Canada Full time**Division**: President’s Office **City**:Ottawa, ON **Type of position**:Hybrid **Job Term**: Permanent Full-time (35 hours per week) **Union/Non**: Excluded **Competition**: 23-92 The Professional Institute of the Public Service of Canada, a national union representing some 70,000 professionals and scientists throughout Canada, requires a...
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Eservices Administrative Coordinator
4 weeks ago
Ottawa, Canada The Ottawa Hospital Full time**Position Information**: The Ontario eServices Program, co-led by the Ontario eConsult Centre of Excellence and the eHealth Centre of Excellence and is funded by Ontario Health, delivers digital services that improve access to care for patients and supports clinical workflows for providers. eConsult and eReferral are two digital health tools the Ontario...
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Co-op Administrative Coordinator
1 week ago
Ottawa, Canada Carleton University Full timeDuties and Responsibilities: The Co-op Program Administrative Coordinator supports the day-to-day administration of the Co-operative Education program. The Co-op Program Administrative Coordinator has an in-depth understanding of the admission, participation, and eligibility requirements for Co-op programs at both the undergraduate and graduate level. With a...
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Co-op Administrative Coordinator
1 week ago
Ottawa, Ontario, Canada Carleton University Full timeDuties and Responsibilities: The Co-op Program Administrative Coordinator supports the day-to-day administration of the Co-operative Education program. The Co-op Program Administrative Coordinator has an in-depth understanding of the admission, participation, and eligibility requirements for Co-op programs at both the undergraduate and graduate level. With a...
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Ottawa, Canada The Professional Institute of the Public Service of Canada Full time**Division**: Collective Bargaining **City**: Ottawa, ON **Type of position**:Hybrid **Job Term**:Permanent Full-time (35 hours per week) **Union**:IAM Local 3011 **Competition** 23-71b The Professional Institute of the Public Service of Canada, a national union representing some 70,000 professionals and scientists throughout Canada, requires an...
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Ottawa, Canada National Arts Centre - Centre National des Arts Full time**Equity, Diversity and Inclusion**: **COVID-19 pandemic**: Resulting from the COVID-19 pandemic, to ensure the safety of all NAC employees, and in keeping with Ottawa Public Health (OPH) guidelines, it is recommended that while working from the NAC employees should wear masks. Whether individuals decide to wear a mask or not, we thank you for being...
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Intermediate Coordinator, Administrative Support
4 weeks ago
Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeJob Type: Employee Duration in Months (for fixed-term jobs): N/A Job Family: Administrative Support of Open Positions: 1 Faculty/Service - Department: UGME Academic Services Campus: Roger Guindon Hall Union Affiliation: SSUO Date Posted: August 10, 2023 Closing Date: August 21, 2023 Note: Applications will be accepted until 11:59 PM on the day...
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Intermediate Coordinator, Administrative Support
4 weeks ago
Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeFollow us on LinkedIn **Job Type**: Employee Duration in Months (for fixed-term jobs): 24 Job Family: Administrative Support of Open Positions: 1 Faculty/Service - Department: AVP Stud. Serv. - Student Affairs, Health Promo Campus: Main Campus Union Affiliation: SSUO Date Posted: février 22, 2024 Closing Date: mars 03, 2024 Note: Applications...
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Lead Coordinator, Academic Administration
4 weeks ago
Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeJob Type: Employee Duration in Months (for fixed-term jobs): 11 Job Family: Academic Administration of Open Positions: 1 Faculty/Service - Department: Operations & Exam Centre Campus: Main Campus Union Affiliation: SSUO Date Posted: May 18, 2023 Closing Date: May 29, 2023 Note: Applications will be accepted until 11:59 PM on the day prior to the...
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Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeThe University of Ottawa—A crossroads of cultures and ideas The University of Ottawa is home to a dynamic community of over 50,000 students, faculty and staff, who live, work and study in both French and English. Our campus is a crossroad of cultures and ideas, where bold minds come together to inspire game-changing ideas. We believe in the power of...
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Ottawa, Canada University of Ottawa Full timeJob Type: Employee Duration in Months (for fixed-term jobs): N/A Job Family: Academic Administration of Open Positions: 1 Faculty/Service - Department: Academic Administration Campus: Desmarais Hall Union Affiliation: SSUO Date Posted: November 30, 2023 Closing Date: December 11, 2023 Note: Applications will be accepted until 11:59 PM on the day...
