Assistant(e) administratif(ive)

3 weeks ago

Montréal Quebec, Québec, Canada Hydro-Québec Full time

Concours: 168772
Titre à l'interne*: Assistant(e) administratif(ive) (Bilingue)
Statut: Permanent
Durée: Permanent
Adresse: Complexe Desjardins (Tour Est)
Ville: Montréal
Horaire de travail: Variable 33.5 hrs, 5 jours
Fin d'affichage: 20/12/2024

*Le titre du poste affiché peut être différent de celui indiqué à la rubrique «Titre interne» pour faciliter la recherche d'emploi avec un titre utilisé sur le marché.

Qui nous sommes

Nous sommes fiers de produire une énergie propre et renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l’économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c’est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde

Votre mission

Épauler la direction par son soutien administratif en réalisant les demandes et les projets qui lui sont confiés. Améliorer l'efficacité de la direction en concevant, exécutant et en proposant des améliorations de méthodes dans les processus administratifs conformément aux règles d'entreprise

Vous devrez maîtriser les outils informatiques et collaboratifs mis à votre disposition. Il est impératif que votre français soit impeccable, que vous aillez de fortes aptitudes en rédaction et en présentation visuelle, et que la gestion d’agendas n’ait plus de secret pour vous.

Votre esprit de collaboration sera un outil précieux pour vous qui aurez également à prendre contact avec de nombreux collègues à l’échelle d’Hydro-Québec.

Vos principales activités au quotidien
  • Coordonner et appliquer les processus et diverses demandes administratives, parfois complexes, dans les temps requis et le cas échéant, proposer, concevoir et mettre en place des améliorations aux processus.
  • Mener à bien les projets administratifs qui lui sont confiés, en attribuant des tâches auprès du personnel administratif et en effectuant les suivis requis quant aux résultats de leurs travaux.
  • Maintenir la confidentialité des informations, en proposant et concevant des méthodes pour protéger les informations confidentielles de la direction.
  • Collaborer et participer à la production d'informations à des fins administratives, tel que les suivis des budgets et les tableaux de bord, par la recherche, l'analyse et la collecte de données auprès des différents intervenants au nom du directeur, en fonction des priorités tout en s'assurant du respect des échéanciers liés à celles-ci.
  • Concevoir et réaliser différents documents et communications. Rédiger des textes pour des demandes plus complexes et assurer une présentation visuelle de haut calibre pour tous les types de documents, tout en s'assurant du respect des encadrements en vigueur dans l'entreprise.
  • Organiser et planifier de façon optimale l'agenda et les déplacements du directeur, en respectant plusieurs contraintes et en minimisant toute perte de temps pour celui-ci.
  • Filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements sur une variété de questions et acheminer les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités.
  • Coordonner les envois de documents produits par la direction, notamment dans le cadre de comités, avec plusieurs contraintes, contrôler la qualité de ces documents et assurer la conformité de ceux-ci aux règles d'entreprise et aux besoins du directeur.
  • Mettre en place et tenir à jour un système de gestion documentaire selon les règles d'entreprise.
  • Collaborer et participer à diverses réunions relatives aux activités de la Direction en fournissant le soutien administratif requis.

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Votre profil

Exigences :

  • Diplôme d'études (AEC, ASP, DEP, DEC) dans un domaine approprié avec 2 ans d'expérience dans le domaine administratif

Compétences et connaissances reliées au poste :

  • Rencontre de façon satisfaisante chacune des compétences comportementales suivantes qui seront évaluées par des entrevues structurées:

    • Centré sur le client

    • Gestion du temps et des priorités

    • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable

    • Autonomie

  • Le candidat doit avoir une connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint.

  • Le candidat doit réussir un examen de connaissance de la langue française.

  • Le candidat doit réussir un examen de connaissance de la langue anglaise (oral et écrit)

Compétences essentielles à Hydro-Québec
  • Travaille en équipe
  • Agit avec ouverture et bienveillance
  • Agile et orienté vers les résultats
  • S'engage dans l'évolution

Ce que nous offrons

  • Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent
  • Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché
  • Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
  • Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancé
  • Une gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire
  • Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail

Égalité des chances

À Hydro-Québec, l’inclusion est l’une de nos valeurs fondamentales. Nous travaillons chaque jour à mettre de l’avant une culture d’entreprise qui donne à chacun et à chacune l’occasion de se réaliser et d’atteindre son plein potentiel. Par l’entremise de notre programme d'accès à l’égalité en emploi, nous encourageons toute personne qualifiée à présenter sa candidature, et à mentionner, le cas échéant, son appartenance à l’un et l’autre des groupes suivants : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, communautés autochtones et personnes en situation de handicap. Hydro-Québec adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut les personnes issues de la diversité sexuelle et de la pluralité des genres.

Des mesures d’accommodement peuvent être offertes aux personnes en situation de handicap afin d’optimiser leur recrutement.

Conformément à la norme Vérification de la fiabilité et de l'intégrité des personnes d’Hydro-Québec (HQ-SC-N-1001), la personne retenue fera l’objet de vérifications correspondant au niveau auquel l'emploi est assujetti. Notre fournisseur Mintz Vérifications mondiales effectuera ces vérifications.


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