Office Administrator

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Sonoco est un chef de file mondial en matière de solutions dâemballage. Une entreprise prospère et productive qui fabrique avec fierté des produits de papier, de métal plastifié et de bois, commercialisés dans le monde entier. Nous apportons plus au conditionnement que le simple emballage  Package Your Career #packageyourlife 

Passez à lâétape suivante, et projetez votre avenir auprès dâune société de classe mondiale qui vous aide à exceller et qui récompense vos meilleurs efforts. Nous encourageons et facilitons lâavancement au sein de la société, et nous avons bâti une entreprise à lâavant-garde du secteur à partir de la philosophie selon laquelle chaque personne et chaque idée comptent.

Nous mettons la SÃCURITà au centre de nos préoccupations, en créant un environnement sans blessures.

Nous recherchons quelquâun qui a fait ses preuves en ressources humaines au niveau du cycle complet, ainsi que des compétences administratives et comptables démontrées.  Si vous avez une éthique de travail proactive et que vous vous épanouissez dans un rôle à multiples facettes, cette occasion pourrait vous être offerte. Si vous prenez des initiatives lorsquâil y des possibilités dâamélioration des processus ou du contrôle interne et que vous êtes en mesure de vous adapter à un environnement de travail rapide, votre application est dâintérêt pour nous.  En tant quâadministrateur des Ressources Humaines, vous serez responsable des fonctions quotidiennes en matière de ressources humaines de lâusine, y compris le recrutement, la gestion de lâinvalidité, le traitement de la paie, lâadministration des avantages sociaux, la planification et la compilation des données et la mise à jour de toutes les bases de données.  En outre, vous fournirez un soutien dans diverses fonctions administratives, y compris le traitement des comptes à payer, le suivi de toutes les questions liées aux comptes à payer, la préparation des rapports dâinventaire et du support lors dâaudit.

Rapport au gestionnaire de lâadministration, en tant quâadministrateur des RH, vous ferez ce qui suit:

• Traiterez la paie hebdomadaire à temps et conformément à lâentente syndicale
• Maintenir les données relatives à lâabsentéisme, aux horaires, aux vacances et aux heures supplémentaires
• Maintenir les dossiers des employés
• Traiter les rapports de la CNESST et lâassurance invalidité à court terme
• Coordonner et participer au processus dâentrevue et dâembauche ainsi que coordonné lâaccueil des nouveaux employés
• Préparer et distribuer tous les documents nécessaires pour un processus disciplinaire progressif et un suivi auprès de lâéquipe de direction
• Administrer lâinscription aux avantages sociaux des employés
• Agir en tant que coordonnateur de la formation et de chef de lâéquipe de développement continu des compétences du SPS, de mettre à jour les dossiers des employés et les logiciels de formation, conformément à la Loi sur les compétences en formation (loi de 1 %)
• Vérifier les factures, joindre les bons de commandes, sâassurer de lâapprobation des factures, vérifier les taxes chargées par le fournisseur et effectuer la saisie de facture dans le système comptable.
• Valider les dépenses de carte de crédit et procéder à la réconciliation dans le système.
• Préparer divers rapports relatifs à la fonction compte à payer
• Préparer la liste des factures en suspens pour la fin de mois ainsi que diverses écritures requises pour les états financiers
• Fournir un soutien administratif, y compris les achats de fourniture de bureau et divers services requis incluant ceux requis lors dâévénement corporatifs.
• Ãtre un membre actif de différents comités, y compris la sécurité et le développement continu des compétences
• Effectuer toutes autres tâches connexes pour soutenir le gestionnaire de lâadministration

 Exigences du poste:

         

• Diplôme dâétudes collégiales ou universitaires avec certification en ressources humaines ou dans le domaine des affaires
• La désignation CHRP est un atout
• 2 à 5 ans dâexpérience connexe en ressources humaines et en administration de bureau/comptabilité
• Connaissance des fonctions RH, y compris les politiques et processus dâemploi, le recrutement, la formation, les outils de déclaration, la rémunération, les avantages sociaux et les relations avec les employés
•  Connaissance de la législation du CNESST et des lois du travail applicables sur les pratiques dâemploi.  
• Initiative démontrée, jugement, résolution de problèmes, compétences axées sur le détail et organisationnelles
• Travailleur motivé avec une approche proactive pour résoudre les problèmes; relever des défis tout en travaillant dans un environnement au rythme rapide
• Axé sur lâauto-apprentissage, avec la capacité dâéquilibrer de multiples priorités et multitâches
• Compétences comptables et informatiques solides, compétent avec MS Office (niveau intermédiaire word/excel) et base de données HRIS; La connaissance de workday est un atout
• Capacité dâanalyser et de comparer les données
• Connaissance des normes, procédures et lois et exigences établies en matière de ressources humaines et de comptabilité établies et aux lois et exigences applicables
• Connaissances et expérience de travail démontrées avec les logiciels comptables, de préférence Oracle et Kronos
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication - Le bilinguisme est nécessaire (lecture avancée, écriture et prise de parole en anglais et en Français)

Mesures requises de votre part:

Afin de poursuivre le processus de recrutement de Sonoco pour notre poste de lâAdministrateur des Ressources Humaines, vous devez faire ce qui suit:

·         Transmettre une demande en ligne.

·         Passer une courte entrevue téléphonique de présélection.

·         Passer une entrevue à notre établissement de Terrebonne - Division des emballages flexibles.

·         Vous soumettre à une vérification des antécédents et des références.

Sonoco valorise la diversité et est un employeur souscrivant au principe de lâégalité dâaccès à lâemploi. Toute discrimination à lâégard dâun salarié, dâun candidat ou de toute autre personne visée qui est fondée sur la race, lâascendance, le lieu dâorigine, lâorigine ethnique, la citoyenneté, la croyance religieuse ou autre, le sexe (y compris la grossesse), lâorientation sexuelle, lâidentité sexuelle, lâexpression de lâidentité sexuelle, lââge, lâexistence dâun casier judiciaire, lâétat familial, lâétat matrimonial, lâétat dâassisté social ou un handicap est strictement interdite et ne sera pas tolérée. Sonoco sâengage à fournir des mesures dâadaptation relatives à lâemploi et à offrir lâaccessibilité à toutes les étapes du cycle dâemploi.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons quâavec ceux qui seront retenus pour passer une entrevue.

Sonoco is a Global Packaging Solutions Leader. A successful/productive company that proudly manufactures paper, plastic, metal and wood products, marketed throughout the world. We bring more to packaging than just the package  Package Your Career #packageyourlife 

Take the next step and stake your future with a world-leading company that helps you excel and rewards your best efforts. We encourage and enable upward movement within the company, and weâve built an industry-leading business on the philosophy that every person and every idea counts.

We are looking for someone who has proven work experience in full-cycle Human Resources, as well as demonstrated administrative and accounting skills.  If you have a proactive work ethic and thrive in working in a multi-faceted role, this opportunity might be right for you.

If you take initiative on opportunities for continuous improvement and promote strong internal controls and are able to adapt to a fast-paced work environment, your application is of interest to us.

As the HR Administrator, you will be responsible for day-to-day human resource functions of the Plant, including recruitment, disability management, processing payroll, benefits administration, scheduling and compiling data and updating all databases.  Additionally, you will provide support in various administrative functions, including processing accounts payable transactions and follow-up on any issues related to payable accounts, prepare inventory reports and assist with audits. 

Our key focus is SAFETY, by creating a zero-injury environment, and takes top priority in all activities.

Reporting to the Administration Manager, as the HR Administrator, you will:

• Process the weekly payroll on time and in accordance with the Union Agreement
• Maintain data related to absenteeism, schedules, vacation and overtime
• Maintain employee files 
• Process CNESST Reports and short term disability insurance
• Coordinate and participate in interview and hiring process as well as assist with on-boarding of new employees
• Prepare and distribute all documents required for progressive disciplinary process and follow up with management team
• Administer employee benefits enrollment
• Act as training coordinator and leader of SPS Continuous Skills Development team, updating employee files and training software, in accordance with Training Skills Act (Law of 1%)
• Review invoices and match to purchase orders, validate accuracy and ensure approval prior to processing invoice, review tax charge by supplier and post invoice in Oracle system 
• Process credit card reconciliation
• Prepare various reports related to accounts payable function
• Prepare month end accruals for outstanding invoices and prepare various journal entry needed for month end closing
• Provide administrative support including office purchases, requested services from supplier and event coordinator
• Be an active member of different committees including Safety & Continuous Skills Development
• Perform other similar and related duties as assigned, to support the Administration Manager

To qualify, you have:

• College Diploma or University Degree with certification in Human Resources or business-related field
• CHRP Designation is an asset
• 2-5 years of related experience in Human Resources and office administration/accounting
• Knowledge of HR functions, including employment policies and processes, recruitment, training, reporting tools, compensation, benefits and employee relations
• Knowledge of CNESST legislation and applicable labour laws on employment practices
• Demonstrated initiative, judgment, problem solving, detail oriented and organizational skills
• Self-motivated worker with a proactive approach to solving problems; meeting challenges  while working in a fast-paced environment
• Detail oriented self-learner, with the ability to balance multiple priorities and multitask
• Strong accounting and computer skills, proficient with MS Office (intermediate level word/excel) and HRIS database; Workday knowledge is an asset
• Ability to analyze and compare data
• Function in accordance with established Human Resource and Accounting established standards, procedures and applicable laws and requirements
• Demonstrated working knowledge and experience with  accounting software, preferably Oracle and Kronos
• Excellent interpersonal and communication skills - Bilingualism is required (advanced reading, writing and speaking in both English and French)

Next Steps for You:

The Sonoco recruitment process will require you to:

• Submit an on-line application
• Undergo a brief pre-qualifying telephone interview
• Interview at our Sonoco Terrebonne (Flexibles) facility
• Undergo background review and reference checks

Sonoco values diversity and is an equal opportunity employer. Sonoco is committed to providing employment accommodation in accordance with the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. If you require accommodation to apply or if selected to participate in an assessment process, please advise Human Resources.

We thank all candidates for their interest, however only those being considered for an interview will be contacted.

Sonoco values diversity and is an equal opportunity employer.  We strictly prohibit and do not tolerate discrimination against employees, applicants or any other covered persons because of: race; ancestry; place of origin; ethnic origin; citizenship; creed/religious beliefs; sex (including pregnancy); sexual orientation; gender identity; gender expression; age; record of offences;  family status; marital status; receipt of public assistance and disability (or any other ground  protected by applicable laws and legislation).  Sonoco is committed to providing employment accommodations and accessibility at all stages of the employment cycle.