Documents & Admin. Assistant | Adjoint.e Admin. & Gestion de Documents

Cherchez-vous une occasion de faire une différence dans une start-up technologique en pleine croissance ? Ne cherchez plus

Il s'agit d'une occasion enrichissante de démontrer vos connaissances et votre expérience spécialisées et d'avoir un impact réel et positif sur la vie des familles en enlevant complètement l'administration des successions de leurs préoccupations pendant ces moments souvent difficiles. Votre capacité à soutenir notre équipe qui gère l'expérience du client est très appréciée et votre empathie et votre véritable soin ne passeront pas inaperçus. Êtes-vous prêt à faire une vraie différence ?

Nous recherchons une personne curieux et de débrouillard qui ne recule pas devant les défis. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement de de start-up en pleine croissance d'innovateurs et de contribuer de vos idées pour apporter des améliorations et des efficacités dans nos fonctions quotidiennes. Vous collaborerez à la fois en personne et virtuellement avec vos collègues, car il s'agit d'un poste hybride où vous travaillerez dans nos bureaux du centre-ville de Montréal 1 à 2 fois par semaine.

ClearEstate est une startup de série A soutenue par des investisseurs renommés en Fintech - OMERs, Diagram et NAVentures.Nous offrons des services activés par la technologie, conçus pour répondre à tous les besoins en matière de planification successorale et de règlement (un marché massif de 40 milliards de dollars). En raison de notre environnement de start-up, nous prospérons sur (plutôt que subir) les changements quotidiens imprévus.

Ce que nous offrons

• L'opportunité de faire partie d'un projet d'envergure et porteur de sens, ayant un impact positif.
• Des opportunités de croissance et l'accès à un vaste réseau de professionnels.
• Un travail flexible en personne et à distance, avec un magnifique espace de bureau soit a notre bureau de chef au cœur du Vieux-Port de Montréal, ou notre bureau dans le coeur du vieux Toronto.
• Un régime de rémunération global transparent, incluant des avantages sociaux et des plans d'assurance entièrement financés, ainsi que des comptes de dépenses pour la santé et le bien-être.
• La promotion d'un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, avec 4 semaines de congé et 6 jours de flexibilité.
• Des activités de renforcement d'équipe virtuelles et en personne.
• Un environnement de travail convivial où la diversité et l'inclusion sont au cœur de nos priorités.

En tant que Adjoint.e Administrative & Gestion de Documents, relevant du Gestionnaire, L'assistance aux successions et de l'amélioration continue :

• Agir en tant que facilitateur avec les liaisons/interlocuteurs externes telles que les notaires, les avocats, les comptables fiscaux, les autorités gouvernementales et les institutions financières.
• Préparer des documents tels que des lettres et d'autres correspondances destinées aux clients et à d'autres tiers externes.
• Agir comme premier point de contact pour les clients en répondant aux appels téléphoniques et en redirigeant les appels si nécessaire.
• Effectuer des recherches juridiques, financières et fiscales pour mieux soutenir nos clients internes et externes, le cas échéant.
• Compiler et organiser les recherches pour les rendre facilement accessibles et compréhensibles.
• Gérer et maintenir l'administration des fichiers clients.
• Effectuer des tâches administratives telles que la numérisation, l'envoi par la poste, la coordination des coursiers, la rédaction de la correspondance et d'autres tâches apparentées, selon les besoins.
• Saisir les données des dossiers de nos clients dans notre logiciel.
• Offrir un service clientèle de qualité en aidant aux besoins quotidiens de nos professionnels de la succession en utilisant une approche d'équipe.
• Travailler de manière transversale avec nos équipes internes pour développer davantage ClearEstate.

Postulez avec nous si vous êtes…

• Axé sur le client;
• Passionné;
• Capable de gérer des relations externes;
• Collaboratif;
• Avez une attitude positive;
• Un communicateur hors pair;
• À l'aise avec la technologie;
• Empathique et avez un véritable souci d'aider les gens;
• Parfaitement bilingue en anglais et en français.

ClearEstate valorise et célèbre la diversité individuelle tout en garantissant l'égalité des chances et en favorisant l'inclusivité. En conséquence, chaque candidature est traitée de manière impartiale. De plus, nous nous efforçons à fournir des aménagements accessibles pour tous. Si vous avez des besoins particuliers qui pourraient être nécessaires afin de faciliter votre expérience de recrutement et de travail, n’hésitez pas à nous en faire part. Hébergements d'accessibilité offerts. Le genre masculin est utilisé dans cette offre dans l'unique but d'alléger le texte et n'a aucun but de discrimination.

Are you looking for an opportunity to make an impact in a fast-growing tech start-up? Look no further

This is a rewarding opportunity to demonstrate your specialized knowledge and experience and make a real, positive impact in families’ lives by completely removing estate administration from their concerns during what are often difficult times. Your ability to support our team who navigate the client experience is highly valued and your empathy and genuine care will not go unnoticed. Are you ready to make a real difference?

We’re looking for a curious and resourceful go-getter who doesn’t back down in the face of a challenge. You'll have the opportunity to work in a fast-growing start-up environment of innovative thinkers and contribute your ideas to make improvements and efficiencies in our day to day functions. You will collaborate both in-person and virtually with co-workers as this is a hybrid role where you will work in our downtown office in Montreal 1-2 times per week.

ClearEstate is a Series A startup backed by leading Fintech investors - OMERs, Diagram, and NAVentures. We offer technology-enabled services, designed to handle all estate planning and settlement needs (a massive $40B market). Because of our start-up environment, we thrive on (rather than endure) the unexpected day to day changes.

What we offer

• The opportunity to be a part of something big and meaningful with a positive impact.
• Opportunities for growth and access to a great network of professionals.
• Flexible in-person and remote work with a great office space in the heart of Montreal’s Old Port, or our office in the heart of Old Toronto.
• Transparent overall compensation package, offering fully funded benefits and insurance plans, along with both Health and Lifestyle spending accounts.
• Promotion of work life balance with 4 weeks vacation and 6 flex days.
• Virtual and in-person team building activities.
• A friendly work environment that has diversity and inclusion at the heart of our priorities.

As a Documents and Administration Assistant reporting into the Manager, Estate Support and Continuous Improvement, you will:

• Act as a facilitator with external liaisons such as Notaries, Lawyers, Tax Accountants, government authorities and financial institutions.
• Prepare documents such as letters and other correspondence to clients and other external 3rd parties.
• Act as the first point of contact for clients by answering phones and redirecting calls as needed.
• Perform legal, financial and tax research to best support our internal and external clients as needed.
• Compile and organize research to make it easily accessible and digestible.
• Manage and maintain the administration of client files.
• Complete administrative duties such as scanning, mailing, coordinating couriers, drafting correspondence and other related duties as required.
• Enter our client file data into our software.
• Deliver quality customer service by assisting with day to day needs of our Estate Professionals using a team player approach.
• Work cross-functionally with our internal teams to further develop ClearEstate.

Apply with us if you are…

• Customer-centric
• Passionate
• Able to manage external relationships
• Collaborative
• Positive attitude
• Champion communicator
• Tech-savvy
• Empathetic and have genuine care for helping people
• Fluent in English and French required

ClearEstate values and celebrates individual diversity while ensuring equal opportunities and fostering inclusivity. As a result, every application is treated impartially. We are also dedicated to providing accessibility accommodations as needed. Please let us know if accessibility accommodations would help in providing you with a comfortable hiring and working experience.