Agente ou agent de secrétariat à la réception

2 weeks ago

Sherbrooke QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time
*Les défis que nous vous proposons*

Sous l’autorité de la directrice et la supervision de la responsable du module des relations avec le milieu (RM), le titulaire de l’emploi fait partie intégrante du guichet unique en territoire (GUT). Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la Direction générale de l’Estrie (DGE), et ce, en conformité avec la _Déclaration de services aux citoyens_. Le titulaire doit :

*Assurer les tâches liées à la réception et à l’accueil de la clientèle :*
* Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs (citoyens, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) qui se présentent au bureau régional;
* Recevoir les appels téléphoniques pour l’ensemble des unités administratives du bureau régional, diriger les demandes de renseignements aux personnes-ressources concernées ou autres ministères et organismes, fournir certains renseignements d’ordre général et s’assurer du suivi auprès de l’employé concerné par la demande;
* Gérer la boîte courriel de la Direction générale de l’Estrie et en faire le suivi auprès du personnel concerné;
* Coordonner la réception et l’expédition du courrier et des colis (Postes Canada et Purolator).

*Soutenir la coordonnatrice sectorielle aux demandes citoyennes :*
* Saisir dans le système Gestion des plaintes et des signalements (GPL) les demandes citoyennes reçues directement au bureau régional en personne, par téléphone ou via la boîte courriel;
* Traiter les requêtes citoyennes en les analysant, en les acheminant à la bonne unité administrative, en collectant l’information et en produisant une réponse dans les délais impartis;
* Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour traiter les demandes peu complexes ou ne nécessitant pas d’analyse ;
* S’assurer du respect des délais de réponse en vue de satisfaire aux conditions de la _Déclaration de services aux citoyens_;
* Participer aux redditions de comptes trimestrielles en faisant des recommandations pour améliorer le service à la clientèle et assurer l’atteinte des cibles fixées en vertu de la _Déclaration de services aux citoyens_;
* Traiter les réclamations pour dommages ne nécessitant pas d’analyse plus poussée.

*Effectuer des tâches de secrétariat en soutien à l’ensemble des unités administratives :*
* Corriger et mettre en page des lettres, notes, comptes rendus, ordres du jour, présentations PowerPoint, etc.;
* Assurer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, etc.);
* Effectuer des copies et de la numérisation de documents et les transmettre aux personnes concernées;
* Collaborer avec les agents de secrétariat des unités administratives et les remplacer au besoin, notamment pour la correspondance ministérielle (GDM).

*Offrir son appui à la coordonnatrice de la boîte Partenaires et du système Suivi des demandes externes (SDE) :*
* Recevoir les demandes partenaires par courriel ou par téléphone et contribuer au traitement de ces demandes;
* Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour gérer la boîte Partenaires et saisir les demandes au système SDE;
* Traiter et transmettre les courriels d’information périodiques dédiés aux partenaires (ex. publication d’appel d’offres, modification des limites de charges, chantiers ciblés);
* Participer à la production des bilans annuels de la direction générale en effectuant l’extraction des statistiques au système SDE et la mise en page du document de présentation.

*Réaliser des opérations facilitant le déroulement des activités courantes de l’ensemble des unités administratives, comme les réservations d’hôtels de salles de réunion, mise à jour de procédures et toutes autres tâches connexes.*

*Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable*
* Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
* Régime d’assurances collectives ;
* 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
* Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
* Horaire variable ;
* Sécurité d’emploi ;
* Programme d’aide aux employés (PAE) ;
* Programme de soutien aux études ;
* Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
* Soutien financier à la pratique d’activités physique.

*Salaire annuel :*

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience\*

_La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence._

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Profil recherché

*Les qualités que nous recherchons :*
* Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
* Capacité à planifier son travail et respecter les délais ;
* Posséder un bon esprit d’équipe et de collaboration ;
* Faire preuve de discernement et de minutie ;
* Avoir le sens de l’initiative ;
* Démontrer tact, diplomatie et discrétion ;
* Avoir un niveau de concentration élevé ;
* Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe ;
* Aisance à s’approprier de nouveaux outils informatiques.

*La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :*
* Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ;

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

*OU*

* Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹ *ET* posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.
* Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
* Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 38 352,00$ à 49 036,00$ par an

Avantages :
* Congés payés
* Programme d'Aide aux Employés
* Régime de retraite
Flexible Language Requirement :
* Anglais non requis
Horaires de travail :
* Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : En présentiel

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Tu crois que tu saurais mettre à profit toute ton expérience et tes aptitudes professionnelles au sein de notre organisation?** **Nous avons une place pour toi dans notre belle équipe!** **Agente ou agent de secrétariat** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 2525, boulevard Laurier à Québec** **Ministère de la Sécurité publique...

  • Agente ou agent de secrétariat à la réception

    2 weeks ago

    Sherbrooke, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

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    2 weeks ago

    Sherbrooke, Quebec, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

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  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère de l'Environnement, de la Lutte contre les Changements Climatiques, de la Faune et des Par Full time

    **Le ministère de l’Environnement, de la Lutte contre les changements climatiques, de la Faune et des Parcs***: La Direction générale adjointe de la surveillance du territoire - District sud-est de la Direction générale de la Protection de la faune du Québec au Sous-ministériat au contrôle environnemental, à la protection de la faune et à la...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Abitibi-Témiscamingue, QC, Canada Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail Full time

    **AGENTE OU AGENT DE SECRÉTARIAT** **Processus de sélection - Recrutement : E22120SRS0703PR61102** **Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) **:Vice-présidence à la prévention - Direction générale des opérations en prévention-inspection - Capitale-Nationale et Réseau régional - Direction de la...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de l'expertise immobilière - **Direction **:Direction des propriétés immobilières - **Nombre d'emploi à pourvoir **:Occasionnel 3 ans - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail **:700, boul. René-Lévesque Est, 2e étage, Québec - **Télétravail**: en mode...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    7 days ago

    Mauricie, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Agente ou agent de secrétariat*** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 878, rue de Tonnancour, à Trois-Rivières** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction générale Est-du-Québec — Direction des services correctionnels - Mauricie - Centre-du-Québec — Direction des...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Montérégie, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante et dont les défis sont concrets ? Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous ! **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de la Montérégie (DGM) - **Service **:Direction des projets (DP) - **Nombre d'emploi à pourvoir **:1 -...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Montérégie, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ? Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ? Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous ! **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de la Montérégie -...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    4 weeks ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Ministère de la Justice Full time

    **Agente ou agent de secrétariat** **(221-20)** **E22120SRS04003032-MN** *** **Processus de sélection - Recrutement - un emploi régulier à pourvoir** **Ministère de la Justice **:Sous-ministériat des services de justice et des registres. Direction régionale des services de justice des Laurentides. Un emploi d’agente ou d’agent de secrétariat...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Estrie, QC, Canada Ministère des Transports Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ? Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ? Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous ! **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de l’Estrie -...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    7 days ago

    Estrie, QC, Canada Ministère des Transports Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ? Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ? Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous ! **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de l’Estrie -...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    7 days ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Agente ou agent de secrétariat** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 200, rue des Négociants à Rimouski** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction générale Est-du-Québec — Direction des services correctionnels du Bas-St-Laurent — Établissement de détention de...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Laurentides, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Tu souhaites relever un nouveau défi et tu te démarques par ton sens de l’organisation, ta rigueur, ton professionnalisme et ta proactivité?** **Nous avons une place pour toi dans notre équipe!** **Agente ou agent de secrétariat** **Un emploi régulier est à pourvoir au 2, boul. de la Salette à Saint-Jérôme** **Ministère de la Sécurité...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Montérégie, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Tu crois que tu saurais mettre à profit toute ton expérience et tes aptitudes professionnelles au sein de notre organisation?** **Nous avons une place pour toi dans notre équipe!** **Agente ou agent de secrétariat*** **Un emploi régulier est à pourvoir au 400, rue Auber à Sorel-Tracy** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Attributions**: Sous l’autorité de la chef d’équipe, la personne titulaire de l’emploi agit comme agente ou agent de secrétariat et apporte le soutien administratif nécessaire au bon déroulement des activités du bureau. Elle assure ainsi: - Un support aux intervenants correctionnels en vérifiant la qualité du français et la mise en page...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Laurentides, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets? Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe! **Agente ou agent de secrétariat** - **Unité administrative**: Centre de services de **Saint-Jérôme**: - **Statut de l’emploi**: Régulier - **Nombre de poste à...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    4 weeks ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Vous possédez un bon jugement et un sens de l’organisation des priorités**?** **Ce poste est pour vous!** **Agente ou agent de secrétariat*** **Un emploi régulier est à pourvoir au 200, rue des Négociants à Rimouski** **Ministère de la Sécurité publique**:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction générale de...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    4 weeks ago

    Mauricie, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Vous souhaiteriez exercer un emploi dans un ministère qui se démarque?** **Nous avons une place pour vous dans notre belle équipe!** **Agente ou agent de secrétariat** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 7600, boulevard Parent à Trois-Rivières** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC)...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    4 weeks ago

    Abitibi-Témiscamingue, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Vous possédez un bon jugement et un sens de l’organisation des priorités?** **Vous n'êtes qu'à un clic de faire la différence!** **Agente ou agent de secrétariat*** **Un emploi régulier est à pourvoir au 902, route 111 Ouest à Amos** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction...