Gestionnaire administratif et coordonnateur du programme universitaire Forces AVENIR

3 weeks ago

Québec, Canada Forces AVENIR inc. Full time

Forces AVENIR (FA)

Forces AVENIR vise à reconnaître, à honorer, et à promouvoir l’engagement étudiant. L’organisation est née en 1998. Elle est à sa 27e année d’histoire.

Gestionnaire administratif et coordonnateur du programme universitaire FA

Le Gestionnaire administratif et coordonnateur gère l’administration du programme universitaire de Forces AVENIR, notamment, les rencontres avec les universités, l’envoie de plusieurs centaines de correspondances dans l’année, la relation téléphonique avec tous les répondants issus des universités. Par ailleurs, le coordinateur du programme universitaire accompagne l’équipe dans l’augmentation de nouveaux partenariats publics et privés. Vous serez donc un acteur administratif clé dans la gestion du programme. Vous aurez aussi comme mandat de produire les outils de communication nécessaires au bon fonctionnement du département du programme FA universitaire.

Vous vous démarquez par votre passion pour la société? Vous êtes bienveillant(e)? Vous rêvez de participer à une entreprise sociale qui a un impact significatif en éducation?

Le poste de Gestionnaire administratif et coordonnateur du programme universitaire est fait pour vous

Endroit : Travail de bureau à Québec (Loretteville) 3-4 jours par semaine et possibilité, à la discrétion de la direction de FA, d’une journée ou deux de télétravail par semaine.

Se reconnaître dans ses mots :

  • Adore la relation personnalisée, amoureux des rencontres avec la clientèle notamment par ZOOM et très habile communicateur;
  • Solide énergie, attitude positive, recherche de solutions;
  • Autonomie, expérience, maturité;
  • Plaisir, engagement, passion, servir, loyauté;
  • Communication, création, image et organisation, planification, gestion, contrôle de qualité;
  • Perfectionniste, performance;
  • Gestion du stress, événements, quantités importantes d’informations;
  • Travail, correspondance, imputabilité, réunion, suivis, téléphones, livraison;
  • Système Excel pour opérer;
  • Rassemblement, générosité, gentillesse, esprit sain dans un corps sain;
  • Fidélité à la culture de travail organisationnelle;
  • Responsable de sa motivation.

Forces recherchées :

  • Être une personne concentrée sur les échéances et les résultats;
  • Grande capacité de production de contenus administratifs.

Conditions :

  • Assurances collectives;
  • Salaire annuel compétitif;
  • Environnement de travail décontracté;
  • Horaire de 40h (Été, fin de la semaine dès 16h le vendredi);
  • 4 semaines de vacances et congés maladie.

Principales tâches:

Volet gestion des relations avec les partenaires du système d’éducation

  • Très important : Gestion des correspondances, des rencontres, des agendas, des zooms et des suivis téléphoniques;
  • Prendre en charge les ententes;
  • Gérer l’accueil, les invitations et produire les plans de salle pour les galas FA;
  • Accompagner et entretenir les relations établies avec les partenaires : universités et entreprises privées;
  • Gérer tout le système de sélection, post secondaire (collégial et universitaire), en incluant la diffusion web des entrevues de sélection.
  • Gérer tout le système de remise des prix aux lauréats sélectionnés, à l’échelle provinciale.
  • Assister la direction dans la relation avec les établissements d’enseignement notamment pour des projets spéciaux (Responsable d’atteindre les objectifs fixés à chacun des programmes);
  • Responsable de faire parvenir les dossiers attachés des RNP et personnaliser les correspondances aux partenaires;
  • Effectuer le soutien administratif (ex.: correspondances, agenda, préparation de documents);
  • Gérer les communications numériques avec les partenaires (ex.: site internet, communications réseau, outils de communication (plan de visibilité);
  • Créer les bilans pour les partenaires universitaires;
  • Compléter et mettre à jour les différentes bases de données;
  • Sonder et compiler les données auprès de la clientèle : finalistes, récipiendaire, partenaires établissements d’enseignement, partenaires publics-privés.

Volet gestionnaire du programme universitaire

  • Administrer et coordonner le fonctionnement annuel du programme universitaire;
  • Administrer et coordonner le fonctionnement du programme PONT;
  • Préparer les outils de reconnaissance pour les boursiers du programme PONT;
  • Assurer le suivi avec les boursiers du programme PONT depuis le début du programme (2017 à aujourd’hui);
  • Mettre à jour le site internet du programme universitaire;
  • Coordonner la plateforme d’inscription;
  • Gérer le budget du programme et la facturation des partenaires;
  • Toutes autres tâches connexes.

Qualités et compétences recherchées :

 

  • Baccalauréat dans le domaine administratif, gestion, communication, affaires;
  • Technique en administration avec aptitudes recherchées et expérience;
  • Aisance communicationnelle (aimer informer et être informé);
  • Français parlé et écrit impeccable;
  • Carburer aux défis et à la performance;
  • Autonome, débrouillard et polyvalent(e);
  • Structuré et organisé (être un cartésien dans l’âme);
  • Grande facilité d’adaptation;
  • Disponible les soirs et fins de semaine dans le cadre des événements Forces AVENIR;
  • Maîtrise de la suite office (Excel) et d’outils informatiques (CRM maison);
  • Aimer les projets long terme et l’entraide entre collègues;
  • Aimer la gestion d’information.

 

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

*Le genre masculin est utilisé dans le simple but d’alléger le texte.

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