Coordonateur administrative/Administrative Coordinator

Description

Surplec une entreprise d'IPS recherche du personnel administratif et de bureau dévoué pour être le pilier de notre équipe innovante. Chez IPS, nous savons que les grandes idées et les projets révolutionnaires reposent sur un soutien exceptionnel en coulisses. Votre développement professionnel est notre priorité, c'est pourquoi vos opportunités ici sont illimitées. Nous prenons soin de nos employés en offrant un ensemble complet d'avantages sociaux, un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi que la stabilité de l'emploi. Si vous aimez évoluer dans un environnement dynamique où votre travail sera reconnu et apprécié, IPS est fait pour vous.

*** Vous devez habiter la ville de Sherbrooke ou les environs. 

Responsabilités et attentes:    

Sous l’autorité du Directeur d’usine par intérim, le coordonateur(trice) administrative est responsable de la gestion de l'inventaire des produits et consommables, des achats, du suivi de la maintenance des équipements, ainsi que de la réception et de l'administration des livraisons pour assurer le bon fonctionnement des opérations de production.

• Maintenir les niveaux optimaux de consommables pour répondre aux besoins de l'usine ;
• Identifier les besoins, passer les commandes, et suivre les livraisons ;
• Tenir à jour l'inventaire des transformateurs de l'usine en fonction des livraisons ;
• Classer la documentation spécifique aux transformateurs en inventaire ;
• Assister le gestionnaire de projet dans la gestion des contrats cadres ;
• Coordonner la maintenance, les calibrations, et les inspections des équipements ;
• Collaborer avec les fournisseurs pour la maintenance et les réparations ;
• Recevoir, vérifier, et enregistrer les livraisons dans le système ;
• S'assurer que les livraisons respectent les spécifications et les délais ;
• Traiter et archiver la documentation liée aux projets et aux achats ;
• Vérifier les factures reçues par rapport aux commandes ;
• Participer à l'optimisation des processus d'achat et de gestion des stocks avec le directeur d'usine.

Qualifications et compétences: 

• DEP en bureautique ou toute autre discipline appropriée;
• Minimum de 1 an d’expérience dans le domaine manufacturier;
• Habileté à communiquer français et en anglais (Oral et écrit);
• Connaissance de la suite Office;
• Connaissance d’utilisation d’un ERP (NetSuite un atout).

Vous vous épanouirez chez IPS si vous…

• Faites preuve d'intégrité et priorisez la sécurité. Vous adoptez des normes élevées et vous engagez à maintenir un environnement de travail sûr et éthique.
• Valorisez le travail d'équipe et la responsabilité. Vous collaborez efficacement avec les autres, assumez vos responsabilités, servez les autres et tenez vos engagements.
• Êtes orienté vers le client. Vous êtes déterminé à offrir une expérience client exceptionnelle et à dépasser les attentes.
• Possédez un esprit entrepreneurial. Vous êtes proactif, innovant et vous vous épanouissez dans un environnement dynamique.
• Communiquez efficacement et de manière ciblée. Vous tenez tout le monde informé avec des communications claires et concises.
• Restez curieux et aimez apprendre. Vous cherchez constamment à acquérir de nouvelles connaissances et à vous développer personnellement et professionnellement.

Qui nous sommes:   

Surplec, une entreprise IPS, se spécialise depuis 1987 dans les produits de moyenne et haute tension. Leader canadien en ventes de transformateurs et appareillage, location, réparation et achat d’équipement neuf ou reconditionné.  

Integrated Power Services (IPS) est le principal fournisseur nord-américain de solutions pour la gestion de l'énergie, les équipements électromécaniques et les équipements rotatifs. Au service de clients issus d'un large éventail d'industries, notamment la production d'électricité, les services publics, l'eau et les eaux usées, la pétrochimie, le pétrole et le gaz, les métaux, l'exploitation minière, le papier, les agrégats et le ciment.   

IPS définit chaque jour la réparation de moteurs électriques et de générateurs de classe mondiale, ainsi que la gestion de l'énergie. Lorsque vous travaillez pour IPS, vous pouvez apprendre auprès d'experts du secteur et découvrir votre potentiel tout en faisant partie d'une équipe gagnante qui s'engage à respecter nos valeurs fondamentales : Sécurité, Intégrité, Travail d'équipe, Responsabilité, Orientation client, Esprit d'entreprise.   

Avantages sociaux:     

• Primes incitatives
• Congés payés
• Programme de remboursement des frais de scolarité
• Régimes médicaux, dentaires et optiques
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Et plus encore

IPS s'engage à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi, indépendamment de la race, de la couleur, de l'ascendance, de la religion, du sexe, de l'origine nationale, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de la citoyenneté, de l'état civil, du handicap ou du statut d'ancien combattant.

Toute offre d'emploi est conditionnelle à la réussite d'une vérification des antécédents et du dossier de conduite. En tant que sous-traitant fédéral, notre entreprise s'engage à maintenir un environnement de travail sûr et sans drogue. Les candidats à ce poste doivent réussir le test de dépistage de drogues préalable à l'embauche. Le processus de dépistage inclura des tests de substances pouvant nuire à la capacité de remplir les fonctions du poste de manière sûre et efficace.

#LI-NB1

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IPS is seeking dedicated Office and Administrative staff to be the backbone of our innovative team. At IPS, we know that great ideas and groundbreaking projects rely on exceptional support behind the scenes. Your professional growth and development are our priority, so your opportunities here are unlimited. We care for our team members, offering a comprehensive benefits package, work-life balance, and job stability. If you thrive in a fast-paced environment where you will be recognized and appreciated, you would be a great fit at IPS.

Responsibilities & Expectations:  

Under the authority of the Interim Plant Director, the Administrative Coordinator is responsible for managing product and consumable inventory, purchasing, monitoring equipment maintenance, as well as receiving and handling deliveries to ensure smooth production operations.

• Maintain optimal levels of consumables to meet the plant's needs;
• Identify needs, place orders, and track deliveries;
• Keep the plant's transformer inventory up to date based on deliveries;
• File documentation specific to transformers in inventory;
• Assist the project manager in managing framework contracts;
• Coordinate maintenance, calibrations, and equipment inspections;
• Collaborate with suppliers for maintenance and repairs;
• Receive, verify, and record deliveries in the system;
• Ensure deliveries meet specifications and deadlines;
• Process and archive documentation related to projects and purchases;
• Verify invoices received against orders;
• Participate in optimizing purchasing and inventory management processes with the plant directoré

Qualifications and Competencies:  

• DEP in Office Technology or any other relevant field;
• Minimum of 1 year of experience in the manufacturing sector;
• Ability to communicate in French and English (spoken and written);
• Knowledge of the Microsoft Office suite;
• Experience using an ERP system (NetSuite is an asset).

You’ll thrive at IPS if you… 

• Lead with integrity and prioritize safety. You demonstrate high standards and commit to a safe, ethical workplace.
• Value teamwork and accountability. You work well with others, take responsibility, serve others, and deliver on your commitments.
• Focus on the customer. You are dedicated to providing an unmatched customer experience and exceeding expectations.
• Have an entrepreneurial spirit. You’re proactive, innovative, and thrive in a fast-paced environment.
• Communicate effectively and with purpose. You keep everyone informed with clear, concise communication.
• Stay curious and love to learn. You continuously seek new knowledge and grow personally and professionally. 

Who We Are:  

Surplec, an IPS Company, has specialized in medium and high voltage products since 1987. Canadian leader in transformers & apparatus sales, rental, repair and purchasing of new and reconditioned equipment.  

At Integrated Power Services (IPS), we're committed to empowering you to make a meaningful impact. As the industry's leading and fastest-growing service provider, IPS offers single-source electromechanical and power management solutions to enhance the reliability of critical infrastructure across North America and the United Kingdom. We serve over 30,000 essential customer locations, from renewable energy pioneers to hospitals, manufacturers, and municipalities, helping them avoid costly downtime and ensure mission-critical operations.

When you join IPS, you're joining a team that's revolutionizing equipment and process reliability across diverse sectors, from power generation to petrochemicals, and beyond. You'll learn from industry experts, grow alongside a talented workforce, and be part of a company that is built on the Shared Values of Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, and Entrepreneurial Spirit.

Benefits :

• Bonus Incentives  
• Paid Time Off (PTO)
• Tuition Reimbursement Program  
• Medical, Dental and Vision plans 
• Employee Assistance Program (EAP)  
• And more 

IPS is committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, or veteran status.

Any offer of employment is contingent upon the successful completion of a background and driving record investigation. As a federal contractor, our company is committed to maintaining a safe and drug-free workplace. Candidates for this position are required to complete a pre-employment drug screen successfully. The drug screening process will include testing for substances that may impair one's ability to perform the job safely and effectively.

#LI-NB1

Aménagements Spéciaux : Si vous avez besoin d'assistance ou de dispositions particulières dans le cadre de votre recherche d'emploi chez IPS, veuillez nous contacter à l'adresse careers@ips.us. Veuillez noter que ce courriel doit être utilisé uniquement pour les demandes d'adaptation et non pour les demandes d'emploi en général.

Special Accommodations: If you require assistance or accommodation while seeking employment with IPS, please contact us at careers@ips.us. Please note that this email is to be used for accommodation requests, not general employment inquiries.