Adjoint de direction

4 weeks ago


Québec City, Canada Beneva Full time

Description

:

Vous vous démarquez par votre sens de la collaboration, d’organisation et de discrétion.

Venez mettre vos talents comme adjoint de direction à contribution chez

Beneva

Relevant du Vice-président – Gestion des risques, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique dans l’exécution de travaux à caractère administratif dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, de l’organisation d’événements, la production de comptes de dépenses et la révision et conception de divers documents

Vous vous réalisez dans les fonctions suivantes

Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda du vice-président. Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe. Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres du vice-président ; participer à l’animation de segments d’ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence. Rédiger des lettres et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports à la demande du gestionnaire. Coordonner les ordres du jour des comités de risques avec l’outil Diligent. Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d’autorités. Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les allocations de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail. Traiter la facturation pour certains fournisseurs. Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement. Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances)

Horaire de travail

Temps partiel à 21 heures par semaine Mode hybride

Vos talents et qualifications

Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat. Minimum de 7 ans d’expérience pertinente. Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite. Maîtrise des outils de la suite MS Office.

Une carrière dans une entreprise où la collaboration et la diversité des expertises sont mises à l’avant-plan vous intéresse? Joignez-vous à notre grande équipe composée de plus de 5 000 employés bienveillants

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité et encourageons les femmes, les minorités visibles et les autochtones à présenter leur candidature.



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    4 weeks ago


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