Agente principale, Agent principal, Fonctionnement et développement académique

À Propos Des Affaires Étudiantes Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, les soutenons tout au long de leurs années universitaires et les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore  Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants. Raison D’être Du Poste Agir comme premier point de contact pour les étudiants en recevant, reconnaissant, anticipant et répondant à diverses demandes étudiantes, tout en assurant un service à la clientèle supérieur afin d’attirer, retenir et maintenir le taux de population étudiante dans tous les programmes d’études. Exécuter des tâches administratives telles que l’évaluation des demandes, la formulation de recommandations, l’approbation de certaines requêtes et le suivi auprès des étudiants, des collègues et des autres facultés. En tant qu’ambassadeur de l’Université et de la Faculté, participer aux cérémonies de remise des diplômes et à divers événements pour promouvoir l’Université d’Ottawa et les services de la Faculté. Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes : Développement académique et rétention des étudiants Évaluer les besoins des étudiants : Analyser, identifier, interpréter et traduire les besoins des étudiants afin de déterminer quelles politiques et procédures doivent être activées. Planifier les interventions : Appuyer le processus de planification des interventions étudiantes en fournissant un diagnostic et des recommandations pour résoudre les problèmes des étudiants. Exécuter les interventions : Contribuer à la mise en œuvre en fournissant les informations pertinentes pour orienter l’approche de chaque intervention. Suivis : Effectuer des suivis des dossiers étudiants afin de respecter les échéances administratives et académiques. Orienter les étudiants vers l’autorité appropriée : Rediriger les étudiants vers les services adéquats afin qu’ils reçoivent le soutien nécessaire pour poursuivre leurs études. Gestion des opérations Admissions : Analyser les dossiers étudiants avec admission conditionnelle et/ou équivalences afin que le spécialiste du développement académique et de la rétention puisse assurer le suivi. Surveiller ces dossiers pour garantir le respect des échéances administratives et académiques. Modification du programme d’études : Servir de premier point de contact pour les demandes de modification de programme et y donner suite. Choix de cours et processus d’inscription : Recevoir et traiter les demandes de sélection de cours et d’inscription. Déterminer l’admissibilité et, selon le cas, approuver les choix de cours pour les étudiants de première année et les étudiants spéciaux, puis finaliser les demandes. Performance académique : Évaluer les dossiers relatifs au rendement académique et effectuer les démarches nécessaires pour alimenter les systèmes pertinents. Rétention : Identifier les étudiants en difficulté ou susceptibles d’éprouver des difficultés académiques en analysant le rendement et d’autres données pertinentes (ex. taux d’absentéisme). Partager l’information avec les collègues pour favoriser des interventions ciblées. Mobilité étudiante : Traiter les demandes liées à la mobilité (ex. lettres de permission, ententes). Déterminer l’admissibilité et coordonner la sélection de cours pour faciliter la transition vers d’autres programmes ou établissements. Diplomation : Effectuer une évaluation préliminaire des dossiers en respectant les politiques et processus afin de préparer les dossiers pour la diplomation. Participer aux cérémonies de remise des diplômes en tant qu’ambassadeur de l’Université. Autres programmes et associations : Déterminer l’admissibilité des étudiants aux programmes et services. Collaborer étroitement avec d’autres associations, telles que COOP et Immersion, pour assurer la qualité et la pertinence des services. Offre de cours : Coordonner le processus de sélection des cours, maintenir les séquences, assurer la disponibilité des horaires dans le SIS et gérer les limites d’inscription (ex. capacité des salles versus demandes). Mettre en place les suivis nécessaires pour améliorer l’expérience étudiante. Établir et maintenir la liste des cours accessibles aux étudiants ayant des besoins particuliers et la distribuer aux bureaux et personnes concernées. Gestion des examens : Participer à la coordination des examens en garantissant la confidentialité du contenu et en organisant l’horaire des surveillants. Gestion des examens différés et de reprise : Déterminer l’admissibilité des demandes et les approuver selon les politiques. Assurer le suivi avec les étudiants et les départements concernés pour obtenir ou fournir la documentation officielle. Communication et liaison Activités de recrutement : Promouvoir l’Université d'Ottawa ainsi que ses programmes et services lors de salons commerciaux et d’événements de recrutement. Relations publiques : Représenter la Faculté et l’Université lors d’événements et de réceptions en établissant des liens avec les étudiants et les participants. Ce Que Vous Apportez Connaissances en administration généralement acquises par des études postsecondaires et plusieurs années d’expérience dans un rôle similaire Bilinguisme – français et anglais (oral et écrit) Connaissance des programmes académiques aux niveaux secondaire, collégial, premier cycle et cycles supérieurs Connaissance et expérience en interprétation, communication et application de procédures, politiques et méthodes Expérience en recherche et analyse de données ainsi qu’en production de rapports administratifs et statistiques Expérience en résolution de problèmes et en prise de décision Expérience en service à la clientèle Expérience en mise en œuvre de stratégies et plans d’activités pour les étudiants Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access), du traitement de texte, de Windows et d’Internet Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des délais stricts dans un environnement dynamique Compétences organisationnelles et analytiques, excellent jugement et souci du détail Aptitudes d’écoute et sens marqué de l’éthique professionnelle Compétences Clés à l’Université d'Ottawa Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification  : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative  : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle  : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération  : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #J-18808-Ljbffr