Digital Systems and Data Specialist

DIGITAL SYSTEMS AND DATA SPECIALIST Founded in 1995, YES Employment + Entrepreneurship is a non-profit community-based organization dedicated to enriching the community by providing English-language support services to help Quebecers find employment and start and grow businesses. Position Summary We are seeking a Digital Systems & Data Specialist to strengthen YES’s online presence, digital tools, and communications capacity. This role will focus on website management, digital communications, and supporting the flow of information across our platforms, including our CRM, website, and e-learning portal. This new role will focus on cleaning and optimizing our CRM (Microsoft Dynamics 365) and improving how information flows between systems such as our website portals, eLearning platform, and event registration tools. Working closely with IT consultants and internal teams, the Specialist will ensure YES’s data is accurate, accessible, and ready to support better decisions and funder reporting across all programs. Position Responsibilities CRM & Data Management Audit and clean YES’s CRM data to remove duplicates, standardize tagging, and improve accuracy. Document data structures and create a shared data dictionary. Develop dashboards and reports that support funder and internal program needs. Train staff on consistent data entry and reporting practices. Systems Integration & Automation Map and coordinate data flow between YES’s CRM, website forms and portals, email and marketing platforms, event registration systems, eLearning tools, and related databases. Work closely with IT consultants to test and document integrations and troubleshoot issues. Support planning and testing for upcoming platform transitions, including the future move from Brevo to CRM-based marketing automation and from Eventbrite to YES’s custom event platform. Ensure systems meet accessibility and usability standards. Reporting, Documentation & Support Develop user guides, FAQs, and process documentation for digital systems. Build and maintain dashboards for leadership and program teams. Provide training and light support to staff using Dynamics and related platforms. Knowledge, Skills, and Qualifications Degree or diploma in Information Management, Data Systems, or Communications Technology (or equivalent experience). 4–6 years of experience in CRM administration, digital systems coordination, or data analysis. Familiarity with Microsoft Dynamics 365 or similar CRM. Experience with automation and integration tools (e.g., Power Automate, Zapier). Strong documentation, training, and communication skills. Understanding of data privacy and accessibility standards. Experience in a non-profit or service-based environment is an asset. Bilingualism (English/French) preferred. As an organization that provides services in English, this position requires excellent English writing and communication skills. French is an asset. Benefits YES is proud of its diverse, committed, focused and respectful staff and volunteers. YES has a dynamic and fast paced work environment and offers its employees: 10 paid sick days/personal days per year Hybrid work model A Group Insurance plan (Life Insurance/ Health & Dental/ Disability Insurance) An Employee Assistance Plan VSRP (Voluntary Sector Retirement Plan) Closed between Christmas and New Year 11 Statutory holidays Professional development opportunities How to Apply Send both your cover letter and CV YES values and embraces diversity of origins, non-discrimination linked to age, gender or sexual orientation and/or gender identity. Valuing each employee of the organization as an individual and treating everyone on an equal footing allows us to create a work environment that values and respects people for their talents, skills and competences. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, and from all qualified candidates with the skills and knowledge to engage productively with diverse communities. All qualified applicants are encouraged to apply; however, in accordance with Canadian immigration requirements, Canadians and permanent residents will be given priority. Only the candidates selected to participate in the recruitment process will be contacted. Spécialiste des systèmes numériques et des données Fondée en 1995, YES Emploi + Entrepreneuriat est un organisme communautaire à but non lucratif qui se consacre à l'enrichissement de la communauté en offrant des services de soutien en anglais pour aider les Québécois à trouver un emploi et à démarrer et faire croître des entreprises. Résumé du poste Nous sommes à la recherche d’un(e) spécialiste des systèmes numériques et des données pour renforcer la présence en ligne, les outils numériques et la capacité de communication de YES. Ce rôle se concentrera sur la gestion de sites Web, les communications numériques et le soutien de la circulation de l’information sur nos plateformes, y compris notre CRM, notre site Web et notre portail d’apprentissage en ligne. Ce nouveau rôle se concentrera sur le nettoyage et l’optimisation de notre CRM (Microsoft Dynamics 365) et sur l’amélioration de la circulation de l’information entre les systèmes tels que nos portails Web, notre plateforme d’apprentissage en ligne et nos outils d’inscription aux événements. Travaillant en étroite collaboration avec les consultants en TI et les équipes internes, le spécialiste s’assurera que les données de YES sont exactes, accessibles et prêtes à soutenir de meilleures décisions et des rapports des bailleurs de fonds dans tous les programmes. Responsabilités principales CRM et gestion des donnée s Auditez et nettoyez les données CRM de YES pour supprimer les doublons, normaliser le balisage et améliorer la précision. Documentez les structures de données et créez un dictionnaire de données partagé. Élaborer des tableaux de bord et des rapports qui répondent aux besoins des bailleurs de fonds et des programmes internes. Former le personnel sur les pratiques uniformes de saisie des données et de production de rapports. Intégration et automatisation des systèmes Cartographier et coordonner le flux de données entre le CRM de YES, les formulaires et les portails de sites Web, les plateformes de courrier électronique et de marketing, les systèmes d’inscription aux événements, les outils d’apprentissage en ligne et les bases de données connexes. Travailler en étroite collaboration avec les consultants en TI pour tester et documenter les intégrations et résoudre les problèmes. Soutenir la planification et les tests pour les transitions de plateforme à venir, y compris le passage futur de Brevo à l’automatisation du marketing basée sur le CRM et d’Eventbrite à la plateforme d’événements personnalisés de YES. S’assurer que les systèmes répondent aux normes d’accessibilité et de convivialité. Rapports, documentation et soutien Développez des guides d’utilisation, des FAQ et de la documentation sur les processus pour les systèmes numériques. Créez et tenez à jour des tableaux de bord pour la direction et les équipes de programme. Fournir de la formation et un soutien léger au personnel à l’aide de Dynamics et des plateformes connexes. Connaissances, compétences et qualifications Diplôme en gestion de l’information, en systèmes de données ou en technologie des communications (ou expérience équivalente). 4 à 6 ans d’expérience dans l’administration CRM, la coordination de systèmes numériques ou l’analyse de données. Connaissance de Microsoft Dynamics 365 ou d’un CRM similaire. Expérience avec les outils d’automatisation et d’intégration (par exemple, Power Automate, Zapier). Solides compétences en documentation, en formation et en communication. Compréhension des normes de confidentialité et d’accessibilité des données. Une expérience dans un environnement à but non lucratif ou axé sur les services est un atout. Bilinguisme (anglais/français) de préférence. En tant qu'organisation qui offre des services en anglais, ce poste exige d'excellentes compétences en rédaction et en communication dans cette langue.