Agen(e) de secrétariat

4 weeks ago

Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

Votre rôle
À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilités
Soutien administratif de la direction

Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches

Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée

Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies

Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée

Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session

Coordonner certaines activités liées aux réunions

Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures

Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements

Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme

Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers

Faire la rédaction de comptes-rendus

Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives

Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances

Soutien aux enseignements

Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage

Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs

Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver

Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres

Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)

Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités

Soutien au développement de la direction

Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements

Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction

Nous offrons

Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h/semaine)

Un salaire annuel de 39 119 $ à 50 022 $ selon l’expérience et la scolarité

Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

4 semaines de vacances après un an de service

13 jours fériés, payés et chômés

Jusqu’à 10 jours de congé maladie

Mode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur

Programme de soutien aux études

Programme d'aide aux employés et à votre famille

Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, yoga, salle de musculation...)

Stationnement disponible pour auto ($) et vélo

Service de cafétéria, café étudiant

Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information
Mme Mayane Truchot : 514 282-5111, poste 4000

Vos forces

Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification

Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur

Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client

Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes

Posséder un bon esprit de synthèse

Atouts

La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo

Vous détenez

Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes

Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement

Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit

Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro

Une connaissance du moteur de recherche Sphinx

La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Pour vous joindre à l’équipe
Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé à l’adresse courriel suivante : a , au plus tard le 5 mars 2025.

Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

Seules les personnes retenues seront contactées.

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos responsabilités...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos responsabilités...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time €39,119 - €50,022

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time €39,119 - €50,022

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • ▷ High Salary! Agen(e) de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

    Votre rôle À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens en ce qui a trait au soutien administratif et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants. Vos...

  • Enseignant(E) en Secrétariat

    2 weeks ago

    Montréal, QC, Canada Centre de services scolaire de la Pointe-de-l'Île Full time

    **Faites carrière au CSSPI !**: Joignez-vous aux 4 800 enseignantes et enseignants passionnés qui accompagnent chaque jour nos élèves sur le chemin du développement intellectuel, personnel et social. **_ Cliquez ici pour visionner les témoignages de nos enseignants_** **À PROPOS DE CETTE OFFRE** Le Centre de services scolaire de la...

  • Chargé(E) de Secrétariat

    5 days ago

    Montréal, QC, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Chargé(e) de secrétariat - Arrondissement Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Trembles **Organisation** Arrondissement de Rivière-des-Prairies-Pointe-aux-Trembles **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi régulier **Période d'inscription** Du 31 octobre au 11 novembre 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) :...

  • Chargé(E) de Secrétariat

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Chargé(e) de secrétariat (L'Île-Bizard-Sainte-Geneviève) **Organisation** Arrondissement de L'Île-Bizard-Sainte-Geneviève **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Emploi temporaire **Période d'inscription** Du 15 au 27 janvier 2025 **Salaire** **Échelle salariale (2025) : 59 893 $ à 74 872 $ | Classe...

  • Agent(E) de Secrétariat

    2 weeks ago

    Montréal, Canada MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE Full time

    **Vous souhaitez travailler dans une organisation qui se démarque? Nous sommes à la recherche d'une personne motivée!** **Au quotidien**: - Corriger et mettre en page des lettres, notes, rapports et autres types de documents; - Numériser et classer des rapports dans les systèmes appropriés; - Copier et numériser des documents, les transmettre aux...

  • Agent(E) de Secrétariat

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Sûreté du Québec Full time

    **AGENT(E) DE SECRÉTARIAT** Faire partie de la Sûreté du Québec, c’est de se joindre à la plus grande organisation policière du Québec et d’appartenir à une grande famille dont les actions contribuent à protéger la vie et à assurer la sécurité de la population. Un poste régulier est à combler au sein du Bureau du contrôle des armes à...

  • Agent(E) de Secrétariat

    1 week ago

    Montréal, Canada MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE Full time

    **Description du poste** Vous êtes en quête d'un nouveau défi professionnel ? Vous souhaitez mettre à profit vos compétences et désirez contribuer au bon fonctionnement des activités de bureau ? **Vous aurez le plaisir de**: - Assurer un support aux intervenants correctionnels en vérifiant la qualité du français dans les rapports, en effectuant...

  • Agent(E) de Secrétariat

    5 days ago

    Montréal, Canada Bibliothèque et Archives nationales du Québec Full time

    **Agent(e) de secrétariat, Direction du développement des services et de la médiation** Jouer un rôle décisif dans la vie des Québécois(es) vous anime ? Contribuez à relever les différents défis du Québec en vous joignant à l'équipe de BAnQ. **Notre équipe recrute présentement une agente ou un agent de secrétariat pour la Direction du...

  • Préposé(E) Au Secrétariat

    1 week ago

    Montréal, QC, Canada Ville de Montréal Full time

    **Titre d'emploi** Préposé(e) au secrétariat **Organisation** Service du greffe / Division du soutien aux personnes élues **Destinataires** **Type d'emploi à pourvoir** Poste vacant permanent (col blanc) **Période d'inscription** Du 28 octobre au 4 novembre 2024 **Salaire** **Échelle salariale (2024) : 36 937 $ | Groupe de traitement :...

  • Agent(E) de Secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Canada Bibliothèque et Archives nationales du Québec Full time

    Jouer un rôle décisif dans la vie des Québécois(es) vous anime ? BAnQ a besoin de vous pour intensifier sa contribution à relever les différents défis du Québec. **Notre équipe recrute un(e) agent(e) de secrétariat pour la Direction de la gestion des immeubles et de la sécurité (DGIS), qui fait partie de la Direction générale de...