Administrative Assistant- Graphics

Administrative Assistant – Graphics

Adjoint(e) administratif(ve) – Arts graphiques

Location / Lieu: Terrebonne, QC

Pay / Salaire: $33.00 – $36.00/hour (hourly range / taux horaire selon expérience)

Reports To / Relève de: Graphic Arts Supervisor / Superviseur Arts Graphiques

Schedule / Horaire: Full-Time / Temps plein

Position Summary

Under the supervision of the Graphic Arts Supervisor, the Administrative Assistant – Graphic Arts provides administrative and logistical support to the department. This role ensures database accuracy, tracks deliveries and invoices, and prepares and organizes production files. Through attention to detail, efficiency, and thoroughness, this individual contributes directly to smooth workflows and high-quality client deliverables.

SAFETY TAKES TOP PRIORITY IN ALL ACTIVITIES

Key Responsibilities

Administrative Management & Tracking

• Monitor BLC dieline matrices and update item databases.
• Maintain accurate T# listings (structure, size, color, dieline, etc.).
• Manage Cold Seal cylinder inventory (entries and withdrawals).
• Prepare shipping documentation (plate returns, sample shipments, etc.).
• Track, follow up, and approve invoices (plates, transport, suppliers).
• Maintain monthly records of transport-related billing.

Production & Planning Support

• Track plate deliveries for new items and related billing.
• Ensure all final PDFs are properly archived in the GV system.
• Create Job Kits and verify documentation before production release.
• Prepare weekly departmental meetings.
• Act as the primary contact for scheduling and planning inquiries.
• Monitor production schedules (new jobs, internal and external approvals).
• Enter data into the GMS system (plate orders).

Communication & Coordination

• Serve as the main contact with plate suppliers for tracking and technical questions.
• Assist with translation of questions and documents related to remakes.
• Create, file, and maintain customer press approvals and ink drawdowns.

Skills & Competencies

• Strong administrative discipline and exceptional attention to detail.
• Excellent organization, prioritization, and multitasking skills.
• Strong bilingual communication skills (English & French).
• Ability to collaborate across production, planning, and procurement teams.
• Knowledge of printing processes and manufacturing environments (an asset).
• Proficiency with Microsoft Office and production management systems (GV, GMS, or equivalent).

Education & Experience

• College diploma (DEC) in Administration, Office Management, or a related field.
• Minimum 2–3 years of administrative or coordination experience, preferably in manufacturing, graphics, or packaging.
• Experience in document management and logistics tracking (an asset).

Sommaire du poste

Sous la supervision du Superviseur Arts Graphiques, l'Adjoint(e) administratif(ve) – Arts graphiques assure le soutien administratif et logistique du département. Il/Elle veille à la mise à jour des bases de données, au suivi des livraisons et des facturations, ainsi qu'à la préparation et à l'organisation des dossiers de production. Par son souci du détail, son efficacité et sa rigueur, cette personne contribue directement à la fluidité des opérations et à la qualité des livrables clients.

LA SÉCURITÉ DEMEURE LA PRIORITÉ ABSOLUE DANS TOUTES LES ACTIVITÉS

Responsabilités principales

Gestion et suivi administratif

• Assurer le suivi des matrices dieline BLC et mettre à jour les bases de données.
• Maintenir à jour la liste des T# (structure, grandeur, couleur, matrice, etc.).
• Gérer l'inventaire des cylindres Cold Seal (entrées et sorties).
• Préparer les documents d'expédition (retours de plaques, échantillons, etc.).
• Effectuer le suivi et l'approbation des factures (plaques, transport, fournisseurs).
• Maintenir le registre mensuel de la facturation transport.

Soutien à la production et à la planification

• Assurer le suivi des livraisons de plaques pour les nouveaux items.
• S'assurer que tous les PDF finaux sont sauvegardés dans le système GV.
• Créer les Job Kits et valider la documentation avant la libération de la production.
• Préparer les réunions hebdomadaires du département.
• Agir comme personne contact pour la planification et la cédule.
• Suivre la cédule de production (nouveaux travaux, approbations internes et externes).
• Entrer les commandes de plaques dans le système GMS.

Communication et coordination

• Agir comme point de contact principal avec les fournisseurs de plaques.
• Participer à la traduction de documents et questions liées aux refontes (remakes).
• Créer, classer et maintenir les approbations de presses clients et retraits d'encre.

Compétences et qualités

• Excellente rigueur administrative et souci du détail.
• Excellentes capacités d'organisation, priorisation et multitâche.
• Excellentes aptitudes de communication en français et en anglais.
• Capacité à collaborer avec plusieurs départements.
• Connaissance du milieu manufacturier et des procédés d'impression (atout).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes GV, GMS ou équivalents.

Formation et expérience

• DEC en administration, bureautique ou domaine connexe.
• 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle administratif ou de coordination.
• Expérience en gestion documentaire et suivi logistique (atout).