Administrative Assistant

Entreprise spécialisée en construction et en gestion de projets, est à la recherche d'une adjointe administrative organisée, polyvalente et proactive pour soutenir l'équipe dans la préparation des soumissions, la gestion administrative et le suivi des projets.

Responsabilités principalesGestion des soumissions & appels d'offres

• Lire, analyser et extraire les informations nécessaires des documents d'appel d'offres.
• Préparer et assembler les documents de soumission selon les exigences requises.
• Vérifier les critères administratifs et les documents obligatoires à fournir dans chaque soumission.
• Assurer le respect des échéanciers liés aux fermetures d'appels d'offres.
• Coordonner les visites de site.

Administration & soutien aux projets

• Créer et émettre les bons de commande (PO).
• Gérer la réception, la vérification et le traitement des factures.
• Faire le lien entre PO, bons de livraison et factures avant approbation.
• Classer, organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs des projets.
• Préparer divers documents contractuels et administratifs au besoin (suivis, listes, courriels, etc.).

Coordination & communication

• Communiquer avec les sous-traitants, fournisseurs et clients pour obtenir ou transmettre des documents.
• Assurer le suivi des documents requis (assurances, attestations, certifications, formulaires, etc.).
• Soutenir les chargés de projet dans leurs tâches administratives quotidiennes.

Compétences recherchées

• Expérience en administration dans le domaine de la construction (fort atout).
• Capacité à comprendre et analyser des documents d'appel d'offres.
• Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook).
• Autonomie, discrétion et souci du détail.
• Communication claire en français et en anglais.

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein.
• Salaire compétitif selon expérience.
• Assurances collectives après 3 mois.
• Environnement de travail stable, respectueux et collaboratif.
• Possibilités d'évolution au sein de l'entreprise.

JOB POSTING – Administrative Assistant (Construction)

Gatineau / Ottawa

Full-time

Defran Inc., a company specializing in construction and project management, is seeking an organized, versatile, and proactive Administrative Assistant to support the team with bid preparation, administrative tasks, and project coordination.

Key ResponsibilitiesTender & Bid Administration

• Read, analyze, and extract required information from tender documents.
• Prepare and assemble bid submissions according to specific requirements.
• Verify administrative criteria and mandatory documents for each submission.
• Ensure compliance with tender deadlines.
• Coordinate site visits when required.

Administration & Project Support

• Create and issue purchase orders (POs).
• Manage the reception, verification, and processing of invoices.
• Match POs, delivery slips, and invoices prior to approval.
• Organize and update project administrative files.
• Prepare various administrative and contractual documents as needed (tracking lists, correspondence, etc.).

Coordination & Communication

• Communicate with subcontractors, suppliers, and clients to obtain or share documents.
• Follow up on required documents (insurance, certifications, forms, etc.).
• Provide daily support to project managers.

Required Skills

• Administrative experience in the construction industry (strong asset).
• Ability to understand and analyze tender documents.
• Excellent organizational skills, accuracy, and ability to manage priorities.
• Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Autonomy, discretion, and attention to detail.
• Clear communication in French and English.

Working Conditions

• Permanent full-time position.
• Competitive salary based on experience.
• Group insurance plan after 3 months.
• Stable, respectful, and collaborative work environment.
• Opportunities for advancement within the company.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $45,785.73-$55,458.05 per year

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• Dental care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off

Work Location: In person