Adjointe administrative, adjoint administratif

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

12

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Centre d'innovation pédagogique et numérique pour l'enseignement en ligne

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/13

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/24

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$54, $68,361.00Au sujet du Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage

Au Service d'appui à l'enseignement et à l'apprentissage (SAEA), notre travail en pédagogie universitaire et en technopédagogie s'effectue en deux temps : nous appuyons les membres du corps professoral afin que leurs méthodes d'enseignement soient ensuite plus stimulantes pour la population étudiante. Notre accompagnement des professeurs et professeures permet aux étudiants et étudiantes de recevoir une formation flexible de qualité et de profiter d'une utilisation appropriée de la technologie, deux aspects qui améliorent directement leur expérience à l'Université d'Ottawa.

Notre équipe est composée de professionnelles et professionnels de la pédagogie universitaire et de spécialistes des technologies éducatives en milieu universitaire. Le SAEA propose un contenu unique et essentiel à l'Université d'Ottawa.

Raison d'être du poste:

Sous la gestion du Directeur, Innovations pédagogiques et apprentissage numérique, offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d'un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s'assurant de rencontrer les standards de qualité de l'Université dans son travail.
• Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l'organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d'assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents.
• Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l'application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d'offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.
• Production de rapports : Fournir divers rapports de nature simple, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
• Gestion de dossiers: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l'accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l'interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d'expérience manifesté dans un rôle semblable.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Expérience dans l'interprétation, l'explication et dans l'application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et bon jugement.
• Bon sens de l'organisation.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.