Adjointe administrative ou Adjoint administratif

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

7

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Administration, Département de mathématiques et statistique

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/16

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/27

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$54, $68,361.00Au sujet de la Faculté des sciences:

Bienvenue à la Faculté des sciences, un endroit idéal pour apprendre, explorer, remettre en question, découvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carrière enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathématiques. Vous aurez accès à des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingénierie et de mathématiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancée de pointe, qui font l'envie de nombreuses universités. Nous entretenons des liens étroits avec une multitude de centres de recherche publics et privés, nous permettant d'innombrables possibilités et expériences.

Nous sommes devenus un véritable centre d'excellence, reconnu au Canada et à l'étranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, où nos chercheurs s'attaquent à certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre époque. Notre passé est un témoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'être du poste

Relevant de l'Agent responsable, Soutien administratif, la personne titulaire va offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives et financières d'un département, un programme ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s'assurant de rencontrer les standards de qualité de l'Université dans son travail.
• Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l'application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d'offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.
• Opérations financières : Apporter un soutien de base aux opérations financières du département/programme/événement en effectuant une variété d'activités tout en assurant la conformité aux politiques établies, comme administrer la petite caisse, préparer les dépôts, faire des écritures de journal et faire l'entrée de données dans le système financier. Participer au processus de facturation; à cette fin, préparer, expédier et payer les factures, recevoir les paiements des clients et faire les suivis.
• Gestion de dossiers: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l'accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l'interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Ce que vous apportez:

• Formation postsecondaire en administration et bureautique avec des cours en comptabilité ou en finances, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d'expérience manifestée dans un rôle semblable.
• Connaissances de base en comptabilité ou en finances.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Expérience dans l'interprétation, l'explication et dans l'application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Expérience en supervision d'équipe.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et bon jugement.
• Bon sens de l'organisation.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.