Executive Assistant

EXECUTIVE ASSISTANT

SUMMARY

Reporting directly to the President & CEO, the Executive Assistant (EA) will serve as their primary point of contact internally and externally. The EA also serves as a liaison to the Board of Directors, Government officials/stakeholders and Leadership Team. In addition to performing general administrative duties, the EA  must enjoy working within a small, entrepreneurial environment that is mission-driven and results-oriented. Key responsibilities will include preparing correspondence, reports, presentations, agendas, event briefings, research, managing travel preparations, transcribing minutes and managing the executive's schedule. Additionally, the EA must have the ability to set goals and prioritize among multiple projects, work well under pressure, possess the ability to exercise good judgment in a variety of situations, and handle confidential matters with discretion and communicate effectively. This position is based in Toronto.  

DUTIES & RESPONSIBILITIES

Executive Support:

• Managing an extremely active calendar of appointments and ensuring it is up-to-date and respected
• Arranging detailed travel plans, itineraries and documents for travel-related meetings
• Completing expense claims
• Plans, coordinates and ensures the President's schedule is followed and respected, and provides "gatekeeper" role
• Answers phones, general emails / mail and responds accordingly
• Communicates directly, and on behalf of the President & CEO, with Leadership Team, staff, Board members, and others, on matters related to programmatic initiatives
• Works closely and effectively with the President & CEO to keep them well informed of upcoming commitments and responsibilities
• Ensures the President & CEO is kept informed around general day-to-day matters, internally and externally
• Drafts specialized correspondence, reports, presentations, agendas, etc.
• Prioritizes conflicting needs, handles matters expeditiously, proactively and follows-through on projects to successful completion
• Performs other administrative duties related to special projects

Government Relations: 

• Researches and prepares materials (e.g. detailed briefing documents, correspondence) to support meetings with government officials and community contacts, public events and speaking engagements.
• Prepares briefing materials, strategic updates and reports to inform executive decision-making.
• On behalf of the President & CEO, leads outreach to government officials/ stakeholders.
• Raises the profile of the company with elected and appointed government decision-makers through outreach, event organization (i.e. Event on the Hill Days), and engagement.
• Works closely with the Marketing Team to support development and execution of corporate communications initiatives aligned with Catalyste+'s branding
  
  

Board Support and Liaison:

• Serves as the President & CEO's administrative liaison to Catalyste+'s Board of Directors
• Adhere to compliance with regulations set in bylaws regarding Board and Board Committee matters, including advance distribution of materials before meetings
• Manages collection and compilation of reports and other documents required for quarterly Board meetings
• Responsible for organizing all logistics for quarterly Board meetings and taking Board and Committee meeting minutes
• Prepare and submits expense claim reports on behalf of Board members
• Arranges complex and detailed travel plans for Board members attending Board and Committee meetings (e.g. travel and accommodations)

Leadership Team Liaison:

• Participates as an adjunct member of the Leadership Team, including assisting in scheduling, attending meetings and taking / distributing minutes of the meeting, as well as travel and accommodation logistics
• Assists in coordinating the agendas for Leadership Team meetings, general staff meetings and any off-site meetings that are required

KNOWLEDGE AND SKILLS REQUIREMENTS

• Strong organizational skills that reflect the ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail
• Demonstrated proactive approaches to problem-solving with strong decision-making capability, can anticipate the needs of President & CEO, Leadership Team, Board of Directors and Catalyste+ Members
• Able to exercise discretion in dealing with sensitive or confidential matters
• Actively seeks opportunities and proposes solutions 
• Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including Board members, Leadership Team, staff and Catalyste+ Members
• Successful completion of a post-secondary education or 2 to 3 years of relevant work experience
• Excellent and effective oral and written communication skills
• Ability to work independently, take direction and follow instructions
• Highly resourceful team-player
• Able to work effectively under pressure with tight deadlines
• French language skills are preferred

TOTAL COMPENSATION

The salary range for this position is $60,000 - $65,000, commensurate with experience.

At Catalyste+, we believe in a people-first approach to compensation, offering more than just a competitive salary.  Our total rewards package ensures our team members are supported while doing rewarding and meaningful work.  It includes:

• Comprehensive Health Benefits plan 
• Employer-matched pension plan
• General time-off policies; vacation and sick leave
• Holiday office closure
• Remote or hybrid work for better work/life balance
• Mental Health & Wellness Programs
• Mentorship program
• Internal training & development events
• Innovative, collaborative, diverse & inclusive work environment 

Application deadline: October 24, 2025

Catalyste+ is an employer who subscribes to the principle of equal access to employment.

We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

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ADJOINT(E) DE DIRECTIVE (AD)

RÉSUMÉ

Relevant directement de la présidente et directrice générale (PDG), l'adjoint(e) de direction (AD) sera le principal point de contact à l'interne et à l'externe. L'AD assure également la liaison avec le conseil d'administration, les représentants gouvernementaux, les parties prenantes et l'équipe de direction. En plus d'accomplir des tâches administratives générales, l'AD doit aimer travailler dans un petit environnement entrepreneurial axé sur la mission et les résultats. Ses principales responsabilités comprendront la préparation de la correspondance, des rapports, des présentations, des ordres du jour, des comptes rendus d'événements, des recherches, la gestion des préparatifs de voyage, la transcription des procès-verbaux et la gestion de l'agenda du dirigeant. En outre, l'AD doit être capable de fixer des objectifs et d'établir des priorités parmi plusieurs projets, de bien travailler sous pression, de faire preuve de bon sens dans diverses situations, de traiter les questions confidentielles avec discrétion et de communiquer efficacement. Ce poste est basé à Toronto.  

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Assistance de direction :

• Gérer un agenda très chargé et veiller à ce qu'il soit à jour et respecté
• Organiser les plans de voyage détaillés, les itinéraires et les documents pour les réunions liées aux déplacements
• Remplir les comptes de dépenses
• Planifier, coordonner et veiller au respect du calendrier de la PDG, et jouer le rôle de « gardien(ne) »
• Répondre au téléphone, aux courriels généraux et au courrier, et y répondre de manière appropriée
• Communiquer directement, et au nom de la PDG, avec l'équipe de direction, le personnel, les membres du conseil d'administration et d'autres personnes sur des questions liées aux initiatives programmatiques
• Travailler en étroite collaboration et efficacement avec la PDG afin de la tenir informée des engagements et responsabilités à venir
• Veiller à ce que la PDG soit tenu informée des questions générales quotidiennes, tant à l'interne qu'à l'externe
• Rédiger la correspondance, les rapports, les présentations, les ordres du jour, etc.
• Hiérarchiser les besoins conflictuels, traite les questions avec rapidité et proactivité et assure le suivi des projets jusqu'à leur achèvement
• Accomplir d'autres tâches administratives liées à des projets spéciaux

Relations gouvernementales : 

• Recherche et prépare des documents (par exemple, des notes d'information détaillées, de la correspondance) pour soutenir les réunions avec les représentants du gouvernement et les contacts
  communautaires, les événements publics et les discours.
• Prépare des documents d'information, des mises à jour stratégiques et des rapports pour éclairer la prise de décision de la direction.
• Au nom de la PDG, dirige les relations avec les représentants gouvernementaux et les parties prenantes.
• Renforce la visibilité de l'entreprise auprès des décideurs gouvernementaux élus, à travers l'organisation d'événements (par exemple, les journées « Event on the Hill ») et de l'engagement.
• Travaille en étroite collaboration avec l'équipe marketing pour soutenir le développement et la mise en œuvre d'initiatives de communication d'entreprise alignées sur l'image de Catalyste+.

Soutien et liaison avec le conseil d'administration :

• Assure la liaison administrative entre la PDG et le conseil d'administration de Catalyste+.
• Veille au respect des règlements établis dans les statuts concernant les questions relatives au conseil d'administration et aux comités du conseil, y compris la distribution préalable des documents avant les réunions
• Gérer la collecte et la compilation des rapports et autres documents nécessaires aux réunions trimestrielles du conseil d'administration
• Responsable de l'organisation logistique des réunions trimestrielles du conseil d'administration et de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil et des comités
• Prépare et soumet les notes de frais au nom des membres du conseil d'administration
• Organise les déplacements complexes et détaillés des membres du conseil d'administration qui assistent aux réunions du conseil d'administration et des comités (par exemple, les déplacements et l'hébergement)

Liaison avec l'équipe de direction :

• Participe en tant que membre adjoint de l'équipe de direction, notamment en aidant à planifier les réunions, en assistant aux réunions et en rédigeant/distribuant les procès-verbaux des réunions, ainsi qu'en organisant les déplacements et l'hébergement
• Aide à coordonner les ordres du jour des réunions de l'équipe de direction, des réunions générales du personnel et de toute réunion hors site nécessaire

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES :

• Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à accomplir et à hiérarchiser plusieurs tâches de manière transparente, avec un excellent souci du détail
• Approche proactive avérée de la résolution de problèmes, avec une forte capacité de prise de décision, capable d'anticiper les besoins de la PDG, de l'équipe de direction, du conseil d'administration et des membres de Catalyste+
• Capacité à faire preuve de discrétion dans le traitement des questions sensibles ou confidentielles
• Recherche activement des opportunités et propose des solutions 
• Très bonnes aptitudes relationnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes, notamment les membres du conseil d'administration, l'équipe de direction, le personnel et les membres de Catalyste+
• Diplôme d'études supérieures ou 2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
• Capacité à travailler de manière autonome, à suivre des directives et à respecter les instructions
• Esprit d'équipe et grande débrouillardise
• Capacité à travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés
• La maîtrise du français est un atout.

RÉMUNÉRATION TOTALE

La fourchette salariale pour ce poste est de $ à $, selon l'expérience.

Chez Catalyste+, nous misons sur une approche de rémunération axée sur l'humain, offrant bien plus qu'un salaire compétitif. Notre programme de rémunération globale garantit à nos collaborateurs un accompagnement personnalisé et enrichissant. Il comprend :

• Un régime complet d'assurance maladie
• Un régime de retraite à cotisations patronales
• Des congés annuels et des congés maladie
• Fermeture des bureaux pendant les fêtes
• Conciliation travail/vie personnelle; travail à distance ou hybride et horaires flexibles 
• Programmes de santé mentale et de bien-être
• Programme de mentorat
• Formations et événements de développement internes
• Un environnement de travail innovant, collaboratif, diversifié et inclusif

Date limite de dépôt des candidatures : 24 octobre 2025

Catalyste+ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.