Office Manager

Office Manager

Dorval, QC | Full-time | On-site

EC Sales is a housewares distributor based in Dorval, Quebec. We specialize in bringing high-quality European houseware brands to retailers and designers across Canada. Our brands represent innovation, style, and quality.

We are currently seeking an Office Manager to oversee day-to-day operations, including order entry, accounting, inventory management, purchasing, and sales support.

Responsibilities

Order Entry & Invoicing

• Enter and process customer orders.
• Oversee invoicing and track backorders.

Accounting (A/R & A/P)

• Manage accounts receivable and payable.
• Contact customers regarding overdue payments.
• Maintain accurate records in QuickBooks (required).

Inventory Management

• Oversee daily operations with our 3rd Party Warehouse (3PL).
• Update inventory records for sales reps and customers.
• Advise management on backorders and restocking needs.

Purchasing

• Create and manage purchase orders.
• Communicate with vendors regarding deliveries, quality, and costs.
• Coordinate with suppliers, freight forwarders, and customs brokers.

Sales & Office Support

• Be the main contact for the sales team.
• Prepare sales and inventory reports.
• Maintain organized customer and supplier files (digital and physical).

Social Media & Web

• Manage and update the company's Instagram account.
• Keep online product and brand content up to date.

Qualifications

• Proven experience as an Office Manager or similar role.
• QuickBooks experience is required.
• Strong organizational and multitasking skills.
• Excellent communication in French and English; Italian is an asset.
• Proficiency with Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Experience with inventory, purchasing, or logistics is an advantage.

What We Offer

• Competitive salary based on experience.
• Full-time, on-site position in Dorval, QC.
• Work directly with premium European brands in a friendly, professional environment.

Job Type: Full-time, On-site

Location: Dorval, QC

Language: French and English required (Italian an asset)

Experience: Office management: 2 years (preferred)

Software: QuickBooks (required)

Interested? Apply now with your resume and a short cover letter highlighting your relevant experience.

Voici la traduction complète en français, adaptée pour une publication sur Indeed — claire, professionnelle et fluide :

Gestionnaire de bureau Dorval, QC | Temps plein | En présentiel

EC Sales est un distributeur canadien basé à Dorval, au Québec. Nous nous spécialisons dans l'importation et la distribution de marques européennes haut de gamme dans le domaine des articles de maison, destinées aux détaillants et aux designers à travers le Canada. Nos marques se distinguent par leur innovation, leur style et leur qualité.

Nous sommes à la recherche d'un(e) gestionnaire de bureau pour superviser les opérations quotidiennes : saisie de commandes, comptabilité, gestion des stocks, achats et soutien à l'équipe des ventes.

Responsabilités

Saisie de commandes et facturation

• Entrer et traiter les commandes clients.
• Superviser la facturation et le suivi des commandes en attente.

Comptabilité (A/R & A/P)

• Gérer les comptes clients et fournisseurs.
• Communiquer avec les clients pour les paiements en retard.
• Tenir à jour les dossiers dans QuickBooks (expérience requise).

Gestion des stocks

• Superviser les opérations quotidiennes avec notre entrepôt tiers (3PL).
• Mettre à jour les inventaires pour les représentants et les clients.
• Informer la direction des besoins en réapprovisionnement et des commandes en attente.

Achats

• Créer et gérer les bons de commande.
• Communiquer avec les fournisseurs concernant les livraisons, la qualité et les coûts.
• Coordonner les livraisons avec les fournisseurs, transitaires et courtiers en douane.

Soutien aux ventes et au bureau

• Servir de principal contact pour les représentants des ventes.
• Préparer des rapports de ventes et d'inventaire.
• Maintenir les dossiers clients et fournisseurs (numériques et papier).

Réseaux sociaux et contenu web

• Gérer et mettre à jour le compte Instagram de l'entreprise.
• Maintenir le contenu en ligne à jour pour les produits et les marques.

Qualifications

• Expérience confirmée comme gestionnaire de bureau ou poste similaire.
• Maîtrise de QuickBooks obligatoire.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches.
• Excellente communication en français et en anglais; l'italien est un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Expérience en gestion d'inventaire, achats ou logistique est un avantage.

Ce que nous offrons

• Salaire compétitif selon l'expérience.
• Poste à temps plein, en présentiel à Dorval, QC.
• Environnement de travail professionnel et dynamique.
• Occasion de collaborer avec des marques européennes haut de gamme.

Type d'emploi : Temps plein, en présentiel

Lieu : Dorval, QC

Langues : Français et anglais (obligatoire), italien (un atout)

Expérience : Gestion de bureau : 2 ans (souhaitée)

Logiciel : QuickBooks (obligatoire)

Intéressé(e)? Postulez dès maintenant en envoyant votre CV et une courte lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente.

Job Type: Full-time

Pay: $45,000.00-$65,000.00 per year

Work Location: In person