Adjoint(e) Administratif(ve) Aux Courtiers

À PROPOS DE SAVILLS

Chez Savills, nous aidons les organisations à trouver des solutions qui favorisent la réussite de leurs employés. Hautement qualifiées et profondément engagées, nos équipes intégrées de conseillers et de courtiers sont des experts en immobilier de qualité. Grâce à nos services en représentation de locataires, marchés de capitaux, gestion de projets, incitatifs liés à la main-d'œuvre et stratégies d'aménagement/expérience des occupants, nous stimulons le potentiel des milieux de travail, que ce soit à proximité ou à l'échelle mondiale, et ce, depuis plus de 160 ans.

Savills est à la recherche d'un(e)
Adjoint(e) administratif(ve) aux courtiers
afin de se joindre à l'équipe de notre bureau de Montréal.

DESCRIPTION DU POSTE

Le rôle consiste à fournir un soutien administratif complet aux professionnels de l'immobilier. En plus de préparer la correspondance courante, le poste comprend la recherche et l'analyse de propriétés, la préparation de matériel de marketing, ainsi que la soumission de données comptables à la clôture des transactions.
Adjoint(e) administratif(ve) aux courtiers
aux clients contribue également à la mise à jour des bases de données de ventes et assume diverses tâches administratives courantes au sein du bureau.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Anticiper de façon proactive les besoins des courtiers et des clients.
• Préparer la correspondance, les documents, les demandes de propositions, les rapports, les factures, etc., conformément aux directives courtiers et/ou en fonction des politiques de l'entreprise.
• Rédiger des communications confidentielles avec une grammaire, une ponctuation et une orthographe irréprochables.
• Préparer et produire des présentations marketing et des rapports, tout en transformant des idées en concepts visuels avec PowerPoint ou InDesign, souvent dans des délais serrés.
• Créer des études de marché et des livrets de visites de propriétés disponibles, en recueillant les informations nécessaires auprès de bases de données ou de contacts, et organiser les visites.
• Gérer et mettre à jour les bases de données clients/prospects des courtiers assignés.
• Fournir des renseignements généraux sur l'entreprise et répondre aux demandes internes et externes de nature non technique.
• Suivre les tâches et respecter les échéanciers afin d'assurer un traitement efficace et dans les délais.
• Classer et archiver les dossiers et registres des courtiers assignés.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la gestion d'agendas, la planification de réunions et les réservations de voyages.
• Mener des recherches, rassembler des données et exécuter des projets spéciaux.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée.
• Mettre en place des processus de suivi des tâches, consigner les problèmes afin d'identifier les enjeux technologiques et opérationnels. Développer des listes de contrôle pour assurer la conformité.
• Contribuer à l'amélioration continue des indicateurs de performance et tableaux de bord, en veillant à la mesure et au suivi de tous les services.

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat en administration des affaires, en économie ou expérience équivalente.
• Minimum d'un (1) an d'expérience pertinente en soutien administratif auprès de plusieurs personnes; une expérience en immobilier est un atout.
• Capacité à accomplir un volume élevé de tâches avec un minimum de supervision.
• Excellentes aptitudes organisationnelles, relationnelles et communicationnelles.
• Sens du détail, capacité à réagir efficacement et rapidement tout en demeurant flexible.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à établir de solides relations professionnelles, tant à l'interne qu'à l'externe.
• Excellentes compétences en révision et de correction.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Esprit d'initiative, créativité et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.

LOGICIELS SPÉCIFIQUES UTILISÉS

• Applications Microsoft (Word, Excel, PowerPoint).
• Outlook et autres systèmes de gestion de contacts, médias sociaux et courriels.
• CoStar/LoopNet & AIR.
• Adobe Acrobat.
• Salesforce.
• Slack.

DIVERSITÉ ET INCLUSION

Savills valorise un environnement de travail diversifié et est fier d'être un employeur offrant l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront considérés sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, les informations génétiques, le handicap, l'âge, le statut de vétéran ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Savills participe au programme E-Verify.