Coordonnateur de bureau

Ottawa (Ontario) – Sur place (5 jours par semaine)

43 000 $ – $

Le Parti libéral du Canada est à la recherche d'un coordonnateur de bureau. Il s'agit d'une occasion de se joindre à une équipe d'employés dévoués qui appuient Mark Carney et l'équipe libérale dans leurs efforts pour bâtir un Canada fort.

Le coordonnateur de bureau supervise les activités de la réception et du bureau ainsi que les normes de santé et de sécurité au travail dans des emplacements multiples. De plus, il sert de personne-ressource auprès du gestionnaire des TI et de l'équipe des RH. En outre, le coordonnateur de bureau est chargé d'un éventail de tâches administratives qui appuient l'organisation. Ses tâches additionnelles vont de la coordination et de la communication des activités du bureau à l'accueil et au tri des visiteurs, en passant par la réponse aux appels téléphoniques entrants et la gestion de ces derniers. Pour plus de clarté, les requêtes envoyées par courriel et les communications par téléphone sont gérées par l'équipe des Solutions libérales; le coordonnateur de bureau n'en est pas responsable.

• Couverture d'assurance complète
• Programmes de bien-être
• Programme d'aide aux employés et à leur famille
• Régime de retraite à cotisations déterminées
• Horaire de travail flexible
• Emplacement de choix au centre-ville, à proximité des commerces et des transports en commun
• Adhésion sans frais à un centre de conditionnement physique et accès à des douches
• Casiers pour vélos

• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux requêtes présentées en personne par des clients, des partenaires d'affaires et d'autres intervenants.
• Transmettre toutes les requêtes aux personnes, divisions ou services pertinents au sein de l'organisation.
• Noter et enregistrer les messages téléphoniques, écrits ou envoyés par courriel à des membres du personnel.
• Dactylographier des formulaires, lettres, rapports et notes de service, au besoin.
• Commander les fournitures de bureau; organiser, tenir à jour et ordonner l'équipement et les fournitures de bureau dans l'emplacement adéquat.
• Commander les fournitures de la cuisine ou de la cuisinette et assurer la propreté des lieux.
• En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l'organisation à tout visiteur et fournisseur ainsi que dans le cadre de toute requête ou autre interaction.
• S'assurer que les procédures d'évacuation sont respectées en cas d'urgence.
• Observer tout problème lié à la sécurité et en faire état au gestionnaire des ressources humaines.
• Administrer et gérer le courrier entrant et sortant, y compris les envois par poste prioritaire, les paquets, les services de messagerie et autre correspondance.
• S'assurer que la réception et le bureau sont ordonnés et demeurent dans un état convenable.
• Gérer l'entreposage des dossiers hors site.
• Aider à la gestion de la sécurité de l'édifice.
• S'assurer de la conformité avec les lois pertinentes en matière d'emploi et de santé et de sécurité au travail.
• Communiquer les politiques de sécurité de l'organisation conformément aux normes de sécurité fédérales et à la législation locale en vigueur.
• Effectuer le suivi de l'équipement de TI des nouveaux employés et de ceux qui ont quitté leur poste, et attribuer les laissez-passer d'accès à l'édifice, si besoin est.
• Appuyer, au besoin, le recrutement et l'administration des ressources humaines.

• Diplôme d'études secondaires, collégiales ou universitaires; formation générale ou combinaison acceptable d'éducation et d'expérience.
• Deux années d'expérience de travail en tant que réceptionniste ou coordonnateur de bureau.
• Capacité à rédiger de la correspondance simple, comme des notes de service, des lettres, et ainsi de suite.
• Compétences générales en arithmétique.
• Connaissance des méthodes de commande et de contrôle des stocks relatives aux fournitures, au matériel et aux services.
• Excellente connaissance des logiciels de Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint.
• Excellentes aptitudes analytiques et compétences en résolution de problèmes.
• Grande aisance au téléphone et grand entregent.
• Solides aptitudes en communication orale et écrite pour s'adresser à tous les échelons de l'organisation et à l'équipe de direction de cette dernière.
• Sens aigu du service à la clientèle.
• Maîtrise du français et de l'anglais.

Le PLC défend l'équité, la diversité et l'inclusion. Nous encourageons fortement les candidatures des groupes visés par l'équité en emploi, notamment les femmes, les Autochtones, les personnes racisées, les personnes 2ELGBTQI+ et les personnes vivant avec un handicap. Si vous vous considérez comme membre d'un groupe visé par l'équité en emploi, vous pouvez l'indiquer dans votre formulaire de candidature.

Cette offre d'emploi concerne un poste vacant existant. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers ce poste, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour un entretien. Le Parti libéral du Canada n'utilise pas l'intelligence artificielle pour trier, évaluer ou sélectionner des candidats.

Le PLC souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et examinera toute demande d'accommodement s'appuyant sur une contre-indication médicale, la religion ou tout autre motif de discrimination illicite en vertu des lois en vigueur en matière de droits de la personne.

Le PLC invite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Le PLC a un excellent bilan relatif au soutien aux personnes handicapées. Veuillez envoyer un courriel au service des ressources humaines (hr-) si, pendant le processus de soumission de candidature, vous avez besoin d'un accommodement particulier ou souhaitez recevoir de l'information sur notre politique en matière d'accommodement.