Agente principale, agent principal, Soutien administratif

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

36

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Services de recherche

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/11/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/05

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64, $81,935.00Le Service de gestion de la recherche :

Le Service de gestion de la recherche (SGR) de l'Université d'Ottawa accompagne les chercheuses et chercheurs tout au long du cycle de vie de la recherche, depuis l'obtention du financement jusqu'à la gestion des projets et l'évaluation du rendement. L'équipe offre un soutien avant et après l'octroi des subventions, négocie les contrats de recherche, assure la conformité réglementaire et gère les occasions de financement interne.

Elle dirige également des initiatives stratégiques telles que la mobilisation des connaissances, supervise les programmes de chaires de recherche et administre le système de gestion des prix (eAwards). En fournissant des conseils d'experts et des analyses fondées sur des données, le SGR joue un rôle clé dans le renforcement des capacités de recherche et la promotion de l'excellence au sein de l'établissement.

Raison d'être du poste:

Sous la direction de la Vice-rectrice adjointe, Services de recherche, l'agente ou l'agent principal, Soutien Administratif, planifie et coordonne les activités liées à l'administration des ressources financières, humaines, physiques et matérielles du secteur pour appuyer et conseiller les gestionnaires et s'assurer que les politiques et les procédures sont bien comprises et bien mises en place.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Support Administratif: Offrir un soutien administratif par une gestion proactive de l'horaire et des courriels, la coordination de réunions (mise à l'horaire, ordres du jour, logistique, procès-verbaux) et la surveillance des communications du service pour assurer le traitement adéquat des priorités. Examiner toutes les demandes de renseignements envoyées à l'adresse générique pour en déterminer la nature et le degré de priorité, demander des précisions au besoin pour assurer une prestation de services de grande qualité et donner rapidement une réponse juste.
• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du service de gestion de la recherche en respectant les règles de l'Université et en protégeant l'image du service. Assister aux réunions pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d'assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes pour appuyer la Vice-rectrice adjointe, Service de gestion de la recherche. Préparer des demandes pour approbation par la haute direction et ses comités.
• Finances et budget : Coordonner les opérations financières courantes et l'ensemble des activités et processus en lien avec l'administration des budgets du secteur financés à l'interne ou à l'externe, pour maintenir l'intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses.
• Paie : Préparer les demandes de rémunération ainsi que la documentation requise pour la production des contrats, puis administrer la rémunération des employés occasionnels et nommés pour une période déterminée pour assurer la conformité aux politiques établies et pour réduire au minimum la possibilité de nuire aux employés touchés, comme l'interruption de la paie. Vérifier l'exactitude des rapports sur la paie et assurer la liaison avec les Services de la paie pour corriger les incohérences.
• Ressources humaines : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la rémunération totale, les congés et l'évaluation du rendement pour interpréter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procédures et pour faciliter les processus. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l'engagement des employés au sein du secteur dans l'objectif de maximiser leur productivité et de réduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d'approbateur de 2e niveau des demandes de congés pour assurer la conformité aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Régime travail-études (de l'affichage au recouvrement des coûts) pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.
• Ressources physiques : Gérer les ressources physiques pour assurer l'utilisation la plus efficiente de l'espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l'aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d'accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l'accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Servir de représentant de la santé et de la sécurité du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la santé et la sécurité et pour surveiller la conformité en vue de réduire au minimum le risque pour les étudiants et le personnel.
• Ressources matérielles : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d'approvisionnement, les procédures connexes et les fournisseurs de sorte qu'elles soient bien interprétées et respectées. Gérer les ressources matérielles du secteur pour s'assurer qu'il y a suffisamment de matériel disponible pour répondre aux besoins opérationnels. À cette fin, acheter les biens et les services, et créer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes.
• Production de rapports : Préparer divers rapports de nature moyennement complexe, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les opérations financières, les comptes, la paie, les projections budgétaires et les données sur les ressources humaines du secteur afin de formuler des recommandations au gestionnaire et d'appuyer la planification des ressources à long terme.

Ce que vous apportez :

• Connaissance approfondie des principes d'administration, de comptabilité et des ressources financières et humaines, normalement acquise au moyen d'une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail
• Au moins trois années d'expérience manifeste dans un rôle semblable
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel
• Expérience de l'interprétation, de l'explication et de l'application des politiques et règlements
• Expérience de travail dans un milieu syndiqué et de l'interprétation des conventions collectives
• Expérience de la préparation de rapports
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
• Bon sens de l'organisation
• Sens élevé de la discrétion
• Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite)

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.