Front Office Administrator

*La version française suit*

Headquartered in Toronto, the Canada Infrastructure Bank (CIB) is responsible for investing in new infrastructure projects. The CIB's mission is to work with provincial, territorial, municipal, federal, Indigenous and private sector investor partners to transform the way infrastructure is planned, financed and delivered in Canada.

The
Front Office Administrator (Bilingual)
provides front line reception in the office and for the main general inquiry phone line. The Front Office Administrator (Bilingual) provides administrative, clerical and operational support.

This is a full-time, in-office position that requires your presence on-site five days a week.

Responsibilities include:

• Receive and respond to in-person, written or phone inquiries received in English or French in a professional manner, screening and/or transferring as appropriate
• Coordinate incoming and outgoing mail and courier packages with discretion and confidentiality
• Sign for packages and access cards
• Liaise with building management for maintenance and other duties as required
• Monitor office, pantry and printer supply levels and order/reorder as required
• Arrange regular maintenance of HVAC, fire extinguishers, coffee machines and water cooler filters
• Ensure common areas, kitchen and meeting rooms are well maintained and kept clean
• Prepare presentations and other materials, photocopying, scanning, and binding as required
• Maintain electronic and paper files
• Prepare expense reports
• Establish positive and productive relationships with administrative counterparts within the CIB, and in Housing, Infrastructure and Communities Canadaand other departments or Crown corporations as required
• Liaise with IT support to resolve any technical issues
• Assist with onboarding and offboarding of staff such as ordering access cards and hardware
• Maintain the CIB health and safety measures including participation as a member of the workplace health and safety committee and as a fire warden
• Other general office administrative duties and special projects, as required

The ideal profile:

• Bilingual in English and French, both oral and written
• College diploma or equivalent in addition to related work experience
• Minimum three years' experience in a front-line reception role and in supporting senior executives and interacting with senior individuals from other organizations
• Proficient in Microsoft Office applications, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
• Financial services industry and/or public sector experience, a definite asset
• Experience that demonstrates outstanding judgment and organizational skills with attention to details, the proven ability to handle confidential information with discretion, ability to manage and prioritize various competing demands, and the highest level of client service and response
• Excellent ability to communicate effectively both orally and in written form
• Flexible and willing; a "can do" attitude and ability to demonstrate support for and deal with continuous change
• Service-orientation, high degree of client focus
• Well organized and able to prioritize and manage multiple tasks in a fast-paced environment while maintaining a high level of attention to detail
• High level of tact, diplomacy and discretion in dealing with highly confidential, sensitive information and interactions
• Use sound judgment to know when to escalate potential problems, sensitive issues, etc.
• Proactive, with the ability to anticipate needs
• Decisive and resourceful with the ability to identify, analyze and respond to difficult situations or requirements and to solve problems
• Ability to build effective, trusting relationships across the organization
• Ability to work effectively in teams/groups
• Personal accountability for delivery of results and achieving outcomes

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

Don't forget to follow us on
LinkedIn
and on X (formerly Twitter)
@cib_en
or
@bic_fra
.

At the CIB, we are committed to diversity and equitable access to employment opportunities. If you require an accommodation for the recruitment/interview process (including alternate formats of materials, or accessible meeting rooms or other accommodation), please let us know and we will work with you to meet your needs.

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La Banque de l'infrastructure du Canada (BIC), dont le siège social est à Toronto, a la responsabilité d'investir dans de nouveaux projets d'infrastructures. La mission de la BIC est de travailler avec ses partenaires provinciaux, territoriaux, municipaux, fédéral, autochtones et du secteur privé en matière d'investissement pour transformer la façon dont les infrastructures sont planifiées, financées et réalisées au Canada.

L
'administrateur·rice des services de bureau (bilingue)
assure la réception au bureau et la ligne téléphonique principale pour les demandes de renseignements généraux. L'administrateur·rice des services de bureau (bilingue) fournit un soutien administratif et opérationnel.

Il s'agit d'un poste à temps plein au bureau qui nécessite une présence sur place cinq jours par semaine.

Vos responsabilités :

• Recevoir et répondre aux demandes de renseignements en personne, par écrit ou par téléphone, reçues en anglais ou en français de façon professionnelle, filtrage et/ou transfert, selon le cas
• Coordonner les envois postaux et les envois par messager entrants et sortants avec discrétion et confidentialité
• Signer pour les livraisons et les cartes d'accès
• Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble pour l'entretien et autres tâches au besoin
• Surveiller les niveaux d'approvisionnement des bureaux, des garde-mangers et des imprimantes ainsi que commander et réapprovisionner au besoin
• Organiser l'entretien régulier du système de CVC, des extincteurs, des machines à café et des filtres de refroidisseurs d'eau
• Veiller à ce que les espaces communs, la cuisine et les salles de réunion soient bien entretenus et maintenus propres
• Préparer des présentations et d'autres documents, photocopier, analyser et relier au besoin
• Tenir à jour les dossiers électroniques et en papier
• Préparer les notes de frais
• Établir des relations positives et productives avec les autres homologues adjoint·es de direction de la BIC, de Logement, Infrastructures et Collectivités Canada et d'autres ministères ou sociétés d'État au besoin
• Assurer la liaison avec le soutien informatique afin de résoudre tout problème technique
• Aider à l'entrée en fonction et au départ du personnel, par exemple en commandant les cartes d'accès et le matériel
• Maintenir les mesures de santé et de sécurité de la BIC, notamment en participant au comité de santé et de sécurité au travail et en tant que gardien·ne d'incendie
• Exécuter d'autres tâches administratives générales de bureau et projets spéciaux, au besoin

Le profil idéal :

• Bilinguisme en français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Diplôme d'études collégiales ou l'équivalent en plus de l'expérience de travail connexe
• Au moins trois ans d'expérience dans un rôle de réception de première ligne et dans le soutien à la direction et avec les interactions avec les membres de la direction d'autres organisations
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, y compris Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Expérience dans les services financiers et/ou du secteur public, un atout indéniable
• Expérience qui démontre un jugement et un sens de l'organisation exceptionnel et un souci du détail, une capacité éprouvée à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion, une capacité à gérer et à établir l'ordre de priorité des diverses demandes concurrentes et un niveau élevé de service à la clientèle et d'intervention
• Excellente capacité de communication efficace tant à l'oral qu'à l'écrit
• Souplesse, bonne volonté, attitude positive et facilité à s'adapter aux changements continus et à les soutenir
• Orientation vers le service, grande attention aux besoins de la clientèle
• Sens de l'organisation et aptitude à établir des priorités pour gérer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide, tout en maintenant un niveau élevé d'attention aux détails
• Grand sens du tact et de la diplomatie et grande discrétion dans la gestion des renseignements et des interactions délicates et confidentielles
• Faire preuve d'un bon jugement pour savoir quand signaler les problèmes potentiels, les questions délicates, etc.
• Caractère proactif avec capacité d'anticiper les besoins
• Faire preuve d'esprit décisif et d'ingéniosité, et être capable d'identifier, d'analyser et de répondre à des situations ou à des exigences difficiles et de résoudre des problèmes
• Capacité à établir des relations de confiance efficaces à l'échelle de l'organisation
• Capacité de travailler efficacement en équipe ou en groupe
• Responsabilité personnelle quant à l'obtention des résultats et l'atteinte des objectifs fixés

Merci de votre intérêt. Seules les personnes retenues pour la poursuite du processus de sélection ou pour une entrevue seront contactées.

N'oubliez pas de suivre la BIC sur
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et sur X (précédemment Twitter)
@cib_en
ou
@bic_fra
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La Banque de l'infrastructure du Canada tient à promouvoir la diversité ainsi que l'accès équitable aux occasions d'emploi. Dans le cas où vous auriez besoin d'un accommodement au cours du processus d'embauche ou d'entrevue (y compris d'autres formats de matériel, d'une salle de rencontre accessible ou de tout autre type d'accommodement), prière de le faire savoir.

Pour en savoir plus sur la BIC, veuillez visiter le site

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