Réceptionniste/Soutien administratif

Company Description

Nous sommes SGS, le leader mondial des essais, de l'inspection et de la certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de durabilité, de qualité et d'intégrité. Nos employés exploitent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour créer un monde meilleur, plus sûr et plus interconnecté.

Job Description

Ce poste offre un soutien d'accueil et de bureau à une variété de personnes. Les titulaires doivent être capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois pour répondre aux exigences du poste. Ce poste fonctionne sous une supervision limitée.

• Responsable du standard téléphonique de la réception, répondre aux téléphones et diriger les appels au besoin.
• S'assurer que tous les visiteurs sont enregistrés dans le registre des visiteurs et fournir une assistance, y compris l'accès WIFI et les besoins généraux
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et d'impression.
• Ouvrir tout le courrier entrant, envoyer toutes les factures des fournisseurs au siège social sur une base hebdomadaire, réacheminer le reste du courrier à la personne appropriée sur place.
• Trie les documents à classer selon des systèmes de classement particuliers.
• Gérer le courrier sortant et rediriger le courrier entrant vers la personne appropriée.
• Attribuer, mettre à jour et entretenir les casiers des employés
• Commander des blouses de laboratoire, des chaussures de sécurité et des lunettes EPI pour les nouveaux employés
• Mettre à jour la liste de distribution des employés dans Outlook
• Attribuez des porte-clés et des cartes Kronos aux nouveaux employés.
• Attribuez les casiers aux nouveaux employés et maintenez la liste des casiers à jour
• Initier l'accès aux demandes des utilisateurs informatiques pour les nouvelles embauches
• S'assurer que la trousse de bienvenue des nouveaux employés est préparée avant la date d'entrée en fonction
• Gérer les réservations de salles de réunion via Outlook
• Assurer le bon fonctionnement des fournitures de bureau et de cuisine, de l'équipement et de la machinerie de bureau, et organiser tous les travaux d'entretien et de réparation.
• Organiser des déjeuners, des réunions et des fonctions avec les clients, et coordonner les participants.
• Organiser les réservations de voyage et d'hébergement.
• Organiser les besoins d'expédition.
• Être appelé à aller chercher de la nourriture dans un magasin voisin pour des réunions avec des clients.
• Responsable d'Iron Mountain – envoi et récupération des fichiers
• Responsable de la coordination avec l'entreprise de déchiquetage.
• Responsable de la vérification des demandes WorkFlowGen du laboratoire
• Se voir confier, périodiquement, des projets spéciaux ou ponctuels.

Qualifications

• Éducation : Diplôme d'études collégiales
• Expérience : 1 an d'expérience professionnelle antérieure dans un rôle lié à l'administration
• Doit être capable de lire, de comprendre et de suivre les instructions de travail de manière sûre, précise et rapide.
• Les candidats doivent maîtriser l'utilisation de divers types de logiciels informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Une solide compréhension des applications Oracle serait également un atout.
• Capacité avérée à gérer et à coordonner plusieurs projets dans un environnement hautement professionnel au rythme rapide.
• Démontre d'excellentes compétences en communication verbale et écrite, y compris la grammaire et la composition.
• Capacité à bien travailler avec les autres et de manière indépendante avec des compétences de leadership éprouvées
• Compétences avérées en gestion du temps et un grand souci du détail.
• Fonctionne bien sous pression.
• Assurer le respect total des politiques de l'entreprise en matière de santé et de sécurité, de code d'intégrité et de conduite professionnelle.

Additional Information

SGS est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et, à ce titre, nous recrutons, embauchons, formons et promouvons des personnes dans toutes les classifications d'emploi, sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'origine nationale, au handicap, à l'âge, à l'état matrimonial, à l'orientation sexuelle, à l'identité ou à l'expression de genre, à la génétique, au statut d'ancien combattant protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Pour s'acquitter de ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d'accomplir chaque tâche essentielle de manière satisfaisante, avec ou sans mesures d'adaptation raisonnables. Les exigences énumérées ci-dessus sont représentatives des connaissances, des compétences et/ou des capacités requises.

Cette description de poste ne doit pas être interprétée comme un énoncé exhaustif des fonctions, des responsabilités ou des exigences, mais comme une description générale du poste. Rien de ce qui est contenu dans le présent document ne restreint les droits de l'entreprise d'attribuer ou de réattribuer des tâches et des responsabilités à ce travail à tout moment.

Si vous postulez pour un poste aux États-Unis et que vous avez des difficultés à remplir la demande d'emploi en ligne en raison d'un handicap, veuillez appeler le pour obtenir de l'aide et laisser un message. Vous recevrez un rappel. Veuillez noter que ce numéro de téléphone n'est pas destiné à des informations générales sur l'emploi, mais uniquement aux personnes qui éprouvent des difficultés à postuler à un poste en raison d'un handicap

Toutes vos informations resteront confidentielles conformément aux directives de l'EEO