Administrative Assistant

Description de poste

Titre du poste : Adjoint(e) administratif(ve) / Coordonnateur(trice) de projet

Entreprise : Groupe Paramount Inc.

Lieu : Montréal, QC (Hybride/Bureau ; visites occasionnelles sur le terrain)

Type d'emploi : Temps plein

Échelle salariale : CAD par an (selon l'expérience)

À propos de nous :

Groupe Paramount Inc. est une entreprise familiale d'aménagement paysager et de construction au service d'une clientèle résidentielle et commerciale à Montréal. Nous nous spécialisons dans la conception extérieure sur mesure, le pavage et les projets d'entretien qui transforment les espaces. En pleine croissance, nous recherchons un membre d'équipe fiable pour nous aider à nous concentrer sur ce que nous faisons de mieux : la vente d'exception et l'exécution de projets de qualité.

Aperçu du rôle :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) / coordonnateur(trice) de projet dynamique pour soutenir les équipes de vente de deux de nos propriétaires. Vous gérerez les communications quotidiennes, entretiendrez les relations avec les clients et appuierez les échéanciers des projets, permettant ainsi aux propriétaires de se concentrer sur la croissance de l'entreprise. Ce rôle est idéal pour une personne organisée, sociable et passionnée par le design et la construction.

Principales responsabilités :

• Gérer les courriels, appels et demandes de renseignements des clients et fournisseurs ; rédiger des réponses professionnelles en anglais et en français.
• Planifier les rendez-vous, les visites de sites et les réunions à l'aide d'outils comme Google Calendar ou des logiciels de gestion de projet.
• Suivre l'avancement des projets : mettre à jour les échéanciers, commander les matériaux et coordonner avec les équipes de terrain pour assurer une livraison dans les délais.
• Tenir à jour les bases de données clients et assurer le suivi des clients potentiels (leads) pour soutenir les efforts de vente.
• Préparer les devis, les factures et les rapports de base ; aider à la mise à jour des réseaux sociaux pour nos projets.
• Fournir un soutien sur place au besoin (ex. : visites de courtoisie avec les clients ou documentation photographique).

Ce que nous recherchons :

• 2 ans et plus d'expérience en administration, service à la clientèle ou coordination de projets (secteur construction/aménagement paysager, un atout).
• Bilinguisme (anglais et français), tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Aisance technologique avec la suite Microsoft Office, les systèmes de messagerie et les outils de base en gestion de projet ; capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
• Excellentes compétences organisationnelles avec un esprit proactif et un souci du détail.
• Passion pour la satisfaction client et esprit d'équipe dans un environnement familial au rythme rapide.
• Diplôme d'études secondaires requis ; formation postsecondaire en administration ou gestion, un atout.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule (frais de kilométrage remboursés).

Pourquoi nous rejoindre ?

• Faire partie d'une équipe soudée offrant des possibilités d'évolution dans un marché montréalais florissant.
• Voir votre coordination se transformer en paysages magnifiques.
• Salaire compétitif, avantages sociaux et culture d'entreprise de soutien où vos idées comptent.

Job Description

Job Title: Administrative Assistant / Project Coordinator

Company: Groupe Paramount Inc.

Location: Montreal, QC (Hybrid/Office-based; occasional field visits)

Employment Type: Full-Time

Salary Range: $55,000–$65,000 CAD annually (commensurate with experience)

About Us: Groupe Paramount Inc. is a family-owned landscaping and construction firm serving Montreal's residential and commercial clients. We specialize in custom outdoor designs, hardscaping, and maintenance projects that transform spaces. We're growing fast and seeking a reliable team member to help us focus on what we do best: delivering exceptional sales and project execution.

Role Overview:

We're looking for a dynamic Administrative Assistant / Project Coordinator to be the backbone of two of our owners' sales teams. You'll manage daily communications, nurture client relationships, and support project timelines—freeing up our owners to drive business growth. This is an ideal role for someone organized, personable, and excited about design and construction.

Key Responsibilities:

• Handle incoming emails, calls, and inquiries from clients, vendors, and suppliers; draft professional responses in English and French.
• Schedule appointments, site visits, and meetings using tools like Google Calendar or project software.
• Track project progress: Update timelines, order materials, and coordinate with crews to ensure on-time delivery.
• Maintain client databases and follow up on leads to support sales efforts.
• Prepare quotes, invoices, and basic reports; assist with social media updates for our projects.
• Provide on-site support as needed (e.g., client walkthroughs or photo documentation).

What We're Looking For:

• 2+ years of experience in admin, customer service, or project coordination (construction/landscaping a plus).
• Bilingual in English and French (spoken and written).
• Tech-savvy with Microsoft Office, email systems, and basic PM tools; quick learner for new software.
• Excellent organizational skills with a proactive, detail-oriented mindset.
• Passion for customer satisfaction and a team-player attitude in a fast-paced, family environment.
• High school diploma required; post-secondary in business/admin preferred.
• Valid driver's license and access to a vehicle (reimbursed mileage).

Why Join Us?

• Be part of a close-knit team with room for growth in a thriving Montreal market.
• See your coordination turn into stunning landscapes.
• Competitive pay, benefits, and a supportive culture where your ideas matter.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $55,000.00-$65,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• On-site parking

Ability to commute/relocate:

• Dollard-Des Ormeaux, QC H9B 2C5: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• Bachelor's Degree (preferred)

Experience:

• Customer relationship management: 2 years (preferred)

Language:

• English (required)
• French (required)

Work Location: In person