Coordonnatrice ou Coordonnateur D’activités

Coordonnatrice ou coordonnateur d'activités
Exigences normales
Note

Sous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.
Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.

À titre d'information

Contexte
Dans le cadre de sa transformation organisationnelle, la Faculté de médecine a procédé à la création de la Direction des services à la communauté facultaire (DISC). Cette nouvelle direction mise sur le service à la clientèle, l’agilité et l’optimisation des mécanismes de diffusion d’information afin de soutenir les membres de la communauté facultaire dans la réalisation de la mission de formation et de recherche. La DISC regroupe six services offerts de manière transversale pour l’ensemble des processus aux membres du personnel enseignant et administratif ainsi qu’aux étudiantes et étudiants.
Sommaire de la fonction
Sous l’autorité de la directrice des services à la communauté facultaire, le coordonnateur ou la coordonnatrice d’activités coordonne différents activités ou projets des services de la DISC.
Comme premier mandat, la personne travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de développement philanthropique, sous la supervision de la responsable du service de développement philanthropique, pour certains dossiers spécifiques soit la gestion et le suivi de projets et rencontres en lien avec la gestion des fonds, des chaires et des bourses philanthropiques. À noter que la Faculté de médecine compte plus de 140 fonds et chaires, plus d’une centaine de bourses remises chaque année, quelque 26 000 diplômés et un réseau de nombreux partenaires et amis.
Coordination pour différents services de la DISC Coordonne différents projets et dossiers spéciaux en appui aux services, en collaboration avec la Directrice des services à la communauté facultaire; Organise des rencontres de formation, des ateliers et des activités; Participe au plan d’action de la DISC en collaborant notamment à la définition de processus et de procédures afin d’optimiser et d’harmoniser les services à la clientèle; Collabore à des projets de réaménagements des espaces de travail; Collabore à l’organisation de certains événements facultaires.
Coordination de processus au Service de développement philanthropique Coordonne les suivis administratifs pour le bon fonctionnement des comités directeurs; Assiste à des rencontres de comités; Collabore avec la Fondation de l’Université Laval à la préparation de formations adéquates pour la saine gouvernance des fonds; Coordonne la production des redditions de comptes annuels; Contribue à la coordination du processus de création, de transformation et de renouvellement des chaires philanthropiques; Coordonne le processus de promotion et d’attribution des bourses philanthropiques, notamment par la préparation de l’utilisation d’une nouvelle plateforme; Participe à la préparation de nouveaux programmes de bourses en fonction des besoins et possibilités.
Qualités recherchées Capacité marquée à la planification, l’organisation et au travail sous pression ou avec de courts échéanciers; Capacité de coordination de plusieurs dossiers à la fois tout en répondant à des demandes de diverses provenances et types de professionnels; Capacité à analyser les besoins; Habiletés rédactionnelles.
Atout Connaissance du milieu de la santé.