Adjoint ou Adjointe à La Direction

Description du poste:
- Sous l’autorité du directeur adjoint du programme jeunesse - services dans la communauté et ressources (DAPJ-SCR), assiste celui-ci dans ses fonctions administratives et professionnelles en vue d’un fonctionnement efficace de la direction adjointe. Le titulaire du poste soutient également administrativement les professionnels sous ce secteur (2). La personne accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessite une connaissance approfondie de tous les programmes reliés à sa direction. Elle rédige la correspondance de routine. Elle assiste à des comités de travail à la demande du responsable et en assure le suivi.
- Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance, tenir à jour le classement des dossiers et peut être appelée à préparer des rapports à la demande de son supérieur immédiat. Elle est responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le compte rendu. Elle peut être appelée à fournir elle-même réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse de problèmes cléricaux complexes.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- 1. Assister le directeur adjoint dans ses fonctions administratives, notamment par la gestion de l’agenda.
- 2. Voir à la logistique des rencontres. Vérifier les disponibilités. Faire les convocations, les réservations de salles (si requis) et la préparation du matériel et des
- documents nécessaires.
- 3. Assister aux réunions, effectuer la prise de notes et rédiger les comptes rendus, lorsque requis, et faire le suivi des tâches découlant de ces rencontres.
- 4. Assurer le suivi des communications téléphoniques, écrites ou électroniques du directeur adjoint et en assurer la distribution.
- 5. Assurer la gestion quotidienne du courriel et du courrier (si requis), le traiter et le trier en fonction des priorités. En assurer les suivis ponctuels lorsque requis (transmission d’information ou de directives à l’équipe, etc.).
- 6. Assurer le classement et la tenue des documents et des dossiers du directeur adjoint à l’aide du système de classement en place.
- 7. Commander et tenir à jour les fournitures de bureau nécessaires au bureau du directeur adjoint.
- 8. Commander le mobilier de nature ergonomique, sur demande, pour le personnel de la direction adjointe.
- 9. Répondre aux demandes d’information courantes et rechercher au besoin les renseignements nécessaires.
- 10. Préparer des lettres, rapports, tableaux de bord, présentation PowerPoint et autres documents demandés, en faire la correction et vérifier la mise en page des
- documents.
- 11. Assurer la qualité du français dans la correction de documents, tels que politiques, procédures, guides de soutien sous la responsabilité de la direction adjointe.
- 12. Assister le directeur adjoint et l’équipe dans les demandes d’accès et autres (commandes d’équipements, diverses requêtes dans les systèmes en place, etc.).
- 13. Accueillir le nouveau personnel au sein de la direction adjointe ou du service (demandes d’accès, disponibilité du matériel, commande de celui-ci, si nécessaire, etc.).
- 14. Assure la transmission des informations et des orientations de la direction adjointe ainsi qu’un soutien au personnel administratif.- Exigences:
- o Détenir une un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES - Métier en secrétariat et deux (2) ans d’expérience en tant que secrétaire
- OU
- Détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ et quatre (4) ans d’expérience de travail en tant que secrétaire
- *Diplôme(s) obtenu(s) hors Canada : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration, Francisation et Intégration au moment de postuler.*
- DOIT RÉUSSIR LES TESTS SUIVANTS:
- Français : niveau 3
- Word niveau 3
- Excel niveau 2

ET
- L'entrevue de sélection
- COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES:

- Capacité décisionnelle et initiative
- Analyse et résolution de problème
- Respect des échéanciers
- Confidentialité
- Souci de la qualité- Remarques:
- En plus de votre salaire, bénéficiez d’une gamme d’avantages sociaux:
- cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics;
- régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
- treize (13) jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année.

Et bien plus - Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.