Adjoint ou Adjointe à La Direction

Description du poste:
- Coordination des rencontres et comités- Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres soit en présentiel ou en virtuel?(Teams ou Zoom) ;
- Coordonne les déplacements de la directrice adjointe?;
- Répond aux sondages Doodles et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles?;
- Participe à l’organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.)?;
- Rédige l’ordre du jour, assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.

Assistance administrative- Assiste la directrice adjointe et les employés de la direction dans leurs tâches administratives et de bureau et les libère de certaines de ces tâches?;
- Fait le suivi des courriels et transfère les demandes aux personnes concernées?;
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction?;
- Collabore à la réalisation des objectifs de la direction?;
- Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques?;
- Soutient la directrice adjointe pour les activités de recrutement?;
- Collabore à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel.

Préparation et traitement des documents- Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique?;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents?;
- Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer?;
- Assure le classement et l’archivage des documents administratifs.

Correspondance- Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s’il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe?;
- Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux?;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution.

Service à la clientèle- Reçoit et traite les appels téléphoniques et fait les suivis nécessaires?;
- Transmet les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.

Achat de matériels- Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et gère l’inventaire.

Autres fonctions- Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers?;
- Crée des requêtes électroniques en cas de bris d’équipement?;
- Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Prestation sécuritaire des soins et services- Connaît et respecte les lois et règlements régissant les prestations sécuritaires des soins et services (ex : règlement sur la déclaration et la divulgation des incidents/accidents, politique et procédure sur le code bleu), ceux des ordres professionnels (ex : code de déontologie) et des contrats individuels et collectifs.
- Applique le programme de gestion intégrée de la qualité et de la sécurité des soins et services ainsi que les différentes politiques et procédures reliées à la prestation sécuritaire des soins et services (ex : prévention des chutes, mesures d’urgence, prévention des infections).
- Assure le maintien d’un environnement sécuritaire pour l’usager/résident, le personnel et les visiteurs.
- Signale toute situation à risque.
- Exigences:
- Exigences du poste- Posséder un Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinentes?;
- Avoir une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint?;
- Avoir un excellent français écrit (orthographe et grammaire)?;
- Avoir une excellente connaissance de Microsoft 365, un atout.
- Réussir les tests d’aptitude reliés au poste.

Profil de compétences- Autonomie et initiative
- Sens des priorités
- Souci de la qualité
- Collaboration et travail d’équipe
- Communication interpersonnelle
- Sens des responsabilités
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.