Adjoint(E) de Direction

**Adjoint(e) de direction**
**Collège universitaire dominicain**
Ottawa, ON

**À propos du Collège universitaire dominicain**

Situé au cœur de la capitale nationale, à deux pas du centre-ville, le Collège universitaire dominicain offre un environnement universitaire unique. Bilingue et offrant les programmes de ses deux facultés de philosophie et de théologie, le Collège est une université à la fine pointe de la recherche, où convergent les étudiants qui souhaitent réfléchir et examiner en profondeur la question du sens et de la finalité humaine de même que les grandes questions de notre temps.

Notre petite taille facilite la collaboration et les interactions entre employé(e)s, professeur(e)s et étudiant(e)s, et même avec les frères dominicains qui habitent dans les lieux. Le Collège réside en effet dans le couvent saint Jean-Baptiste des Pères Dominicains à Ottawa. Il en résulte une atmosphère conviviale, où les collègues demeurent disponibles et où l’entraide préside aux relations professionnelles.

Unique en son genre, notre Collège est l'héritier d'un des plus anciens modèles universitaires de la culture occidentale. Il constitue un milieu enrichissant à tous égards pour tous ceux et celles qui y œuvrent.
- **Le Collège offre une gamme complète d’avantages sociaux, incluant l’assurance de groupe, un plan de vacances et de congés généreux et un programme de REER avec participation de l’employeur.**_

**Aperçu du poste**

Le ou la titulaire de ce poste est responsable du secrétariat général et apporte un appui spécifique à la présidence du Collège et un soutien administratif aux opérations du Collège ainsi qu’un appui aux doyens, aux professeur(e)s et aux étudiant(e)s dans les affaires courantes du Collège.

**Principales fonctions**

Soutien à la présidence
- Voir à la tenue des dossiers et à la préparation des documents, notamment la documentation destinée au conseil d’administration ou ses divers comités;
- Gérer les appels et la correspondance;
- Préparer des rapports et autres documents;
- Appuyer la présidente dans l’organisation de diverses réunions;
- Préparer des documents et exécuter d’autres tâches reliées à la gestion des ressources humaines;
- Collaborer étroitement avec le registraire associé, la comptabilité et les services TI pour assurer une gestion efficace des services administratifs.

Secrétariat général
- Répondre aux appels et demandes d’information concernant les activités du Collège;
- Gérer les fournitures de bureau (inventaire, commandes, etc.);
- Préparer l’envoi et la distribution du courrier et faire les suivis au besoin;
- Gérer les demandes d’appel de service en TI;
- Maintenir à jour ou créer divers listes, formulaires et documents d’information;
- Gérer l’utilisation des photocopieurs par les employé(e)s et les étudiant(e)s;
- Assurer la bonne gestion et la sauvegarde des documents administratifs;
- Gérer les besoins de mobilier, d’équipement TI et d’entretien des locaux;
- Gérer les réservations de salles de classe et de réunion.

Services universitaires
- Assister les doyens et autres collaborateurs dans la préparation de rapports, demandes de subvention et autres documents relatifs aux opérations du Collège;
- Préparer et envoyer les communiqués à la communauté du Collège;
- Appuyer la personne responsable de la gestion du site Web (télécharger les descriptions de cours, envoyer les changements au webmestre, identifier des modifications à apporter, etc.);
- Aider au besoin le registraire associé avec des tâches reliées aux admissions et inscriptions des étudiant(e)s et à la rentrée en septembre;
- Gérer les évaluations de cours (préparation du questionnaire en ligne, l’envoi aux étudiant(e)s, préparer les rapports pour les doyens et professeur(e)s);
- Gérer la mise à jour des listes de distribution et l’envoi des copies de la revue _Science et esprit_.

**Exigences**

Formations et expérience de travail exigées
- Formation et/ou 5 années d’expérience pertinente en secrétariat, préférablement dans une institution d’enseignement.

Connaissances requises
- Maîtriser le français oral et écrit;
- Bonne connaissance de l’anglais;
- Maîtriser la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

Habiletés requises
- Capacité à gérer les priorités;
- Faire preuve d’initiative;
- Capacité d’adaptation et de travail en équipe.

Qualités requises
- Organisé(e);
- Autonome;
- Rigoureux/rigoureuse et minutieux/minutieuse;
- Proactif/proactive.

Atouts
- Connaissance du milieu universitaire;
- Expérience de travail en gestion de l’information;
- Connaissances de base en technologie de l’information.

**Conditions offertes**
- Salaire : 26,00 $/heure, 20 heures par semaine (4 heures par jour);
- Heures de travail flexibles facilitant la conciliation travail-famille : du lundi au vendredi, pr