Adjoint(E) Administratif(Ve)

_**Lapointe Magne et associés**_ est à la recherche d’un.e **adjoint.e administratif.ve **à temps partiel pour l’assister dans l’administration générale de l’agence et la préparation d’Offres de services.

**Activités quotidiennes**
- Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire correspondances, factures, présentations, brochures, contenus site web et réseaux sociaux, publications, rapports et autres documents connexes;
- Assurer la gestion et supervision des opérations courantes:

- Suivi et paiement de factures courantes (loyer, matériel, frais courants, cotisations aux associations professionnelles, etc.);
- Suivi des renouvellements (AMF, Fond des architectes, etc.) et coordonner avec les associés;
- Suivi et classement des feuilles de temps des employés;
- Suivi de la facturation selon avancement des projets et rédaction des factures en coordination avec les associés et la comptabilité;
- Classer les documents dans le système de classement informatisé;
- Assistance à la préparation des offres de services:

- Organiser la préparation des offres de services sous la supervision d’un associé : rédaction selon les notes et discussions, réviser, relire, faire le suivi des documents à fournir par autres firmes, classement, etc.;
- Assistance à la préparation de devis architecturaux:

- Chercher les documents de références dans les projets similaires archivés, préparer leur adaptation de base, et mettre à jour les informations techniques sous la direction des architectes en charge (notes écrites, dictée, révisions)

**Qualifications de base**:

- Français parlé et écrit - Élevé
- Anglais écrit et parlé - modéré
- Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, sharepoint, etc.) ainsi que de la suite Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator)
- DEP adjoint.e administratif.ve (un atout)

**Habiletés particulières**:

- Habiletés organisationnelles, polyvalence
- Communication et contacts humains
- Organisée, sens de l’autonomie et de l’initiative
- Bonnes aptitudes de rédaction et de communication orale;
- Capacité de collaborer et de travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l’organisation;
- Certains documents nécessitent une mise en page soignée, graphique,
- Expérience pertinente d’un minimum de trois ans ayant permis l’acquisition de connaissances reliées à la fonction;
- Atout : Intérêt pour le domaine du design et de l’aménagement

**Davantage d’information sur le poste**
- Emploi contractuel ou salarié à temps partiel 2/3 jours par semaine.
- Travail hybride en fonction du niveau d’autonomie:

- Organisation de travail essentiellement en présentiel (coordination sur place avec les associés et le personnel, inclusion dans la vie quotidienne de l’agence, coordination dans l’informel quotidien).
- Télétravail possible après une certaine période de familiarisation avec le bureau.
- Localisation en centre-ville (quartier des spectacles), proximité métro, stationnement vélo intérieur
- Espace de travail lumineux
- Accès à une salle d’entrainement dans l’immeuble
- Ambiance collaborative et bienveillante
- Belle possibilité de croissance et apprentissage
- Activités sociales (comité d’employés)
- Salaire selon expérience
- Assurance collective (selon statut d’emploi)
- Date d’entrée en fonction : à déterminer

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 20,00$ à 30,00$ par heure

Heures prévues : 24 par semaine

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés

Question(s) de présélection:

- Etes vous autonome et organisé(e)?
- Maîtrisez-vous les logiciels de la suite Office ?
- Avez-vous de bonnes aptitudes de rédaction et de communication orale?
- Aimez-vous les contacts humains?
- Avez-vous déjà préparé des documents avec une mise en page soignée, graphique?
- Avez-vous un intérêt pour le domaine du design et de l’aménagement

Expérience:

- adjoint(e) administratif (ve)): 1 an (Obligatoire)

Langue:

- Français (Souhaité)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3A 2G4