Adjoint.e Administratif.ive, Accès Aux Marchés

Nous sommes à la recherche d'un.e Adjoint.e administratif.ive, Accès aux marchés, finances et opérations commerciales
** **pour joindre l’équipe de Finances et opérations commerciales de Lundbeck Canada. Il s’agit d'un poste permanent à temps plein situés à notre bureau chef de Ville Saint-Laurent. Le titulaire de ce poste relèverat du Directeur principal, Accès aux marchés.

**Votre poste**:
En tant qu’adjoint.e administratif.ive relevant du service de l’accès aux marchés et du service des finances et des opérations commerciales, vous fournissez un soutien administratif à deux (2) directeurs principaux et à leurs équipes respectives. Vous jouerez un rôle précieux auprès de ces deux directeurs principaux en les aidant à assurer le respect rigoureux des politiques et des procédures établies, la gestion en temps opportun des processus d’établissement de contrats et de budgets, la surveillance détaillée des procédures du comité de commandite d'entreprise, et en contribuant à l’amélioration de l’efficacité du fonctionnement général des services. Vous devez travailler de façon autonome, mais aussi en partenariat avec tous les membres de l’équipe pour assurer le respect de tous les délais ainsi que des politiques et procédures établies.

**Soutien administratif au directeur principal et aux membres du service de l’accès aux marchés (40 %)**
- Organiser l’agenda du directeur principal pour éviter les conflits d’horaire et programmer les rendez-vous par ordre de priorité.
- Compléter les inscriptions et demander les paiements pour les conférences, les cartes de membre et les congrès pour les membres du personnel.
- Organiser les voyages d’affaires ou de formation (billets d’avion ou de train, réservations de chambres d’hôtel, location de voitures, inscriptions, etc.).
- Organiser des réunions, commander des collations, des repas et des boissons au besoin, rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux (coordonner les réunions, les vidéoconférences, les conférences téléphoniques, les rencontres de midi, les réunions dans les hôtels, etc.).
- Accueillir les visiteurs venant de l’extérieur et s’occuper des réservations d’hôtel, du transport, de l’organisation de rencontres individuelles avec des membres du personnel de Lundbeck Canada, etc.
- Coordonner les déjeuners d’affaires.
- Apporter son concours aux présentations, à la rédaction ou à la mise en page de documents, à la traduction de documents, à la correction d’épreuves et à la révision de documents.
- Gérer de façon proactive la section dédiée au service sur le site intranet de l’entreprise de façon à ce que l’information sur la page soit toujours pertinente et à jour.
- Rédiger les communiqués internes d’intérêt général.
- Commander les fournitures de bureau pour le service.
- Classer et archiver les dossiers et documents.
- Remplacer le ou la réceptionniste, au besoin.
- Collaborer avec le service juridique dans le cadre de la préparation de contrats.
- Suivre les dépenses du service, y compris les coûts associés aux événements (congrès, commandites, etc.); préparer et gérer les bons de commande et les régularisations mensuelles.
- Dans Concur, produire les rapports de dépenses personnelles pour le directeur principal.

**Soutien administratif et documentation au comité de commandite d'entreprise (10 %)**
- Soutenir le président du comité.
- Diriger l’organisation et planifier les réunions du comité de commandite d'entreprise toutes les deux semaines; préparer l’ordre du jour et produire les procès-verbaux.
- Suivre le processus d’approbation des documents conformément à la procédure interne sur les commandites.
- Faire le suivi du budget de commandite, des dépenses, des bons de commande, des factures, des paiements et des comptes de régularisation.

**Soutien administratif aux membres du service des finances et des opérations commerciales (50 %)**

**Contrats et budget**
- Gérer efficacement et en temps opportun l’ensemble du processus d’établissement de contrats avec les membres de l’équipe, les fournisseurs et le service juridique du Canada pour assurer la conformité intégrale des contrats avec nos fournisseurs.
- Superviser, préparer et gérer de près les bons de commande pour toutes les activités du service, y compris, mais sans s’y limiter, l’assignation aux centres de coûts et aux comptes du grand livre appropriés, la réception des marchandises dans le système et le suivi de la facturation de tous les bons de commande associés.
- Effectuer un suivi précis et soumettre en temps opportun toutes les régularisations pour toutes les activités du service.
- Aider la direction de l’équipe à gérer le budget au besoin (suivi mensuel, préparation des modèles de budget, modèles d’estimations trimestrielles, etc.).
- Soutenir tous les membres de l’équipe dans la