Adjoint(E) Administratif(Ve) Bilingue

**À propos du rôle**

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative qui enquête, en vue d’un règlement, sur les plaintes concernant des organismes du gouvernement de l’Ontario, des organismes du secteur parapublic (municipalités, universités et conseils scolaires) et des services de protection de l’enfance ainsi que sur le respect de la _Loi sur les services en français_. Il recommande des solutions aux problèmes administratifs individuels et systémiques, promeut l’équité, la responsabilisation et la transparence dans la fonction publique et favorise le respect du droit aux services en français et des droits des enfants et des jeunes pris(es) en charge.

L’adjoint administratif fournira un soutien administratif aux gestionnaires du règlement préventif et à leur personnel, et assurera la relève du technicien des documents et archives et du réceptionniste.

**Responsabilités**:

- Prépare et traite les documents conformément aux normes du Bureau.
- Organise le transport et l’hébergement pour le personnel, selon les besoins.
- Établit et tient à jour les horaires des gestionnaires, sur demande.
- Rédige les lettres et la correspondance standard, classe les documents et distribue au personnel le courrier et la documentation.
- Traite les documents soumis par les plaignant(e)s dans le système de gestion des plaintes.
- Organise l’envoi et la distribution des rapports et des documents, selon les besoins.
- Répondre aux appels entrants et aux demandes de renseignements et les trier en temps voulu et de manière professionnelle.
- Fournit un soutien administratif d’appoint pour les dossiers et le courrier, selon les besoins. Ce soutien pourra inclure le traitement de nouveaux dossiers de plaintes, la modification de renseignements concernant les plaignant(e)s (à la demande du personnel des Opérations), la réponse aux demandes de récupération de dossiers, la vérification de clôtures de dossiers, le dépôt de demandes d’obtention de renseignements au centre de gestion des dossiers, ainsi que le traitement du courrier entrant et sortant et des livraisons par service de messagerie.
- D’autres tâches liées à ce rôle pourraient être requises.

**Connaissances et expérience**:

- Un minimum de deux ans d’expérience en tant qu’adjoint administratif responsable de fournir un soutien au niveau de la gestion dans une organisation semblable
- Expérience de travail et de soutien dans un milieu professionnel
- Expérience pratique du travail avec une banque de données d’information
- Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance en format Microsoft Word, de la configuration, du suivi des données, et de la manipulation des tableurs Microsoft Excel, de la préparation et de la révision des présentations Microsoft Power Point
- Connaissances des organismes gouvernementaux et de leurs processus administratifs

**Aptitudes et compétences requises**:

- Souci du détail, avec de solides compétences en révision et correction d’épreuves
- Capacité d’établir des priorités de travail et d’effectuer plusieurs tâches à la fois
- Fierté de l’efficacité du fonctionnement d’une équipe et d’un service
- Capacité de régler les problèmes typiques d’un milieu de bureau
- La capacité de communiquer oralement et/ou par écrit en français sera un atout

**_ Nos pratiques de recrutement reflètent l’objectif continu d’Ombudsman Ontario d’encourager un milieu de travail diversifié et inclusif._**

**_ Les mesures d’adaptation prévues au _**Code des droits de la personne de l’Ontario**_ seront fournies._**

**_Seules les personnes sélectionnées pour participer au processus de recrutement seront contactées._