Assistant.e Administratif.ve Administrative Assistant

Accelerate your success at Colliers.

Why Colliers?

As one of Canada’s leading commercial real estate services firms, we are driven by our mission to accelerate success for our people, clients, and communities.

A career at Colliers gives you the opportunity to make an impact, advance your career, and collaborate with top-tier talent. Don’t just take our word for it - we’ve been recognized as a top employer on a number of prestigious lists, including Best Workplaces in Canada, Best Workplaces for Women, Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams, among others.
- **this is a hybrid, 12 month contract based out of our Montreal, QC location**_

Qui êtes-vous:
Cherchez-vous un emploi où vous jouerez un rôle important dans la réussite globale de l’équipe grâce à vos compétences administratives et en service à la clientèle? Votre expérience comprend-elle la prestation d’un excellent service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, dans un environnement évoluant rapidement? L’industrie de l’immobilier commercial vous attire-t-elle pour y bâtir votre carrière? Nous souhaitons vous rencontrer

Vous avez un sens de l’organisation éprouvé et l’œil aguerri pour les détails. Vous visez un standard de qualité élevé dans tout ce que vous entreprenez. Votre attitude positive orientée vers le service à la clientèle fait en sorte que vous vous épanouissez dans un environnement au rythme soutenu et aux échéances serrées. Vous faites preuve de polyvalence et accueillez favorablement la variété dans votre travail. Un environnement de travail où les journées ne se ressemblent pas vous stimule grandement. Vous aimez aussi apprendre, collaborer et échanger des idées avec les autres pour produire des résultats extraordinaires.

Votre apport:
- Au moins 1+ ans d’expérience en services de soutien administratif dans l’industrie de l’immobilier commercial ou toute autre industrie de services professionnels.- Une maîtrise de niveau intermédiaire de la suite Office, y compris MS Word, Excel et PowerPoint.- Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite en français et en anglais- D’excellentes capacités d’organisation et de priorisation des tâches.

Autres compétences ou expériences (un atout):
- Expérience en immobilier commercial ou résidentiel- Intérêt et aptitudes pour la nouvelle technologie (systèmes de gestion de la relation client, facturation etc.)- Connaissance pratique d’Adobe InDesign et de Photoshop- Connaissance de l’aspect de recherche (taxes, démographie, statistiques, zonage, etc.).

Ce à quoi ressemble le succès:
- Vous avez de fortes capacités en planification, en organisation et en priorisation des tâches afin de mener à terme tout projet qui vous est confié.- Vous modifiez avec succès des documents juridiques (lettres d'intention, offres, contrats de commission, contrats d'inscription).- Vous avez confiance en vos compétences de gestion et d’organisation d’agenda Outlook d’un conseiller (courriel et calendrier), dans la planification de rencontres avec les clients et leur priorisation- Vous avez de l'expérience dans la coordination de présentation pour des clients ou des prospects potentiels.- Vous êtes confiant dans votre capacité à maintenir une bonne relation avec les clients et vos collègues des différents départements (spécialistes des données, de la recherche, du marketing et des opérations de courtage).
- Who you are:
Are you looking for a job where you will play a significant role in the overall success of the team through your administration and customer service skills? Does your experience include providing excellent customer service, both internally and externally, in a rapidly changing environment?

You have a proven sense of organization and you are detailed oriented. You aim for a high standard of quality in everything you do. Your positive customer service-oriented attitude ensures that you thrive in a fast-paced environment with tight deadlines. You are versatile and welcome variety in your work. A work environment where the days are not the same is a great stimulus to you. You also enjoy learning, collaborating, and exchanging ideas with others to produce extraordinary results.

What you bring:
- At least 1+ of experience in administrative support services in the commercial real estate industry or any other professional services industry.- Intermediate proficiency in the Office suite including MS Word, Excel and PowerPoint.- Excellent oral and written communication skills in both French and English.- Excellent organizational and task prioritization skills.

Bonus skills:
- Experience in commercial or residential real estate- Interest and ability to use new technology (customer relationship management systems, billing, etc.)- Proficiency in Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, etc.)- Experience conducting research (taxes, demographics, statistics, zoning, etc.).

What success looks like:
- You have strong capacities in planning, organization, and prioritization o