Administrative Assistant

The Canadian Union of Postal Workers (CUPW) seeks a part-time REPLACEMENT ADMINISTRATIVE ASSISTANT to work under the direction of the National Director, Atlantic Region, in Halifax. This 24-hour per week replacement position will come into effect as soon as possible for three months but may be terminated with two-weeks written notice.

Duties
- staff reception desk and answer telephone;
- respond to general telephone inquiries;
- provide administrative support to representatives of the employer and various committees as may be convened from time to time;
- prepare materials for internet posting;
- establish and maintain files and mailing lists;
- prepare and distribute printed materials in the appropriate language from hand-written notes using a computer;
- prepare printed materials in the required quantities for various functions and meetings of the employer;
- enter data into the computer;
- research and retrieve information contained in files as requested by the employer;
- receive incoming mail and prepare outgoing mail;
- take and transcribe notes in the appropriate language taken in dictation sessions or at meetings, conferences, conventions, etc.;
- operate electronic equipment such as personal computers, printers, photocopiers and fax machines;
- format and file draft material given to him/her by others in a computerized form;
- check documents for accuracy in grammar, spelling, punctuation and format;
- compose correspondence and memos in the appropriate language for signature by representatives of the employer and verify that all relevant enclosures or attachments are located and forwarded with correspondence;
- organize appointments and meetings, making appropriate travel arrangements, room reservations and arranging all other services required for a successful meeting;
- review contracts required for meetings, conferences and conventions;
- liaise with service providers on behalf of the employer;
- provide assistance to officers and/or other staff members on an as required basis;
- work co-operatively with other departments to ensure the efficient operation of the organization;
- all other related duties as may be assigned from time to time.

Skills Required
- Expertise with Microsoft Office Suite.
- Ability to speak and write in English. Accuracy in grammar, spelling and punctuation is a must.
- Ability to speak French is an asset.
- Diploma in secretarial studies (DVS) or paralegal technology (DCS) or experience in the legal field.

Salary, Benefits and Hours of Work

Would be in accordance with the COPE 225 and CUPW Collective Agreement. Working hours will be Monday, Tuesday, and Wednesday from 8:30h to 17:00h.

Le Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes (STTP) cherche une ADJOINTE ADMINISTRATIVE SUPPLÉANTE ou un ADJOINT ADMINISTRATIF SUPPLÉANT à temps partiel qui relèvera du directeur national de la région de l'Atlantique, à Halifax. Il s’agit d’un poste de remplacement d’une durée de trois mois à raison de 24 heures par semaine, à combler dès que possible, mais qui pourrait prendre fin sur avis écrit de deux semaines.

Tâches
- travaille à la réception et répond au téléphone;
- répond aux questions générales posées au téléphone;
- procure du soutien administratif aux représentantes et représentants de l’employeur et aux divers comités convoqués à l’occasion;
- utilise le courriel et Internet pour exécuter les tâches requises;
- prépare les documents pour affichage sur Internet;
- établit et maintien des dossiers et des listes d’envois;
- prépare et distribue des documents imprimés dans la langue requise à partir de notes manuscrites à l’aide d’un ordinateur;
- prépare le nombre requis de documents imprimés pour diverses activités et réunions de l’employeur;
- entre des données à l’ordinateur;
- cherche et récupère l’information contenue dans des dossiers selon la demande de l’employeur;
- reçoit le courrier d’arrivée et prépare le courrier de départ;
- lors de séances de dictée ou de réunions, de conférences, de congrès et autres, prend des notes et les transcrit dans la langue requise;
- utilise du matériel électronique, tel que des ordinateurs personnels, des imprimantes, des photocopieurs et des télécopieurs;
- met en page et classe les documents préliminaires qui lui sont remis par d’autres personnes sous format électronique;
- vérifie l’exactitude grammaticale, l’orthographe, la ponctuation et la mise en page des documents;
- rédige dans la langue requise des lettres et des notes pour signature par les représentantes et représentants de l’employeur et s’assure que toutes les pièces jointes pertinentes sont obtenues et acheminées avec la correspondance;
- fixe des rendez-vous et organise des réunions, prend les dispositions de déplacement nécessaires, fait les réservations qui s’imposent et à obtenir tous les autres services requis pour assurer le succès de la réunion;
- passe en revue les contrats nécessaires pour les réunions, les conférences et les congrès;
- assure la