Secrétaire Médical(E)

Position: SECRÉTAIRE MÉDICAL-E
Horaire: Entre 8 H et 16 H 00
Endroit: 1 poste à WESTMOUNT, MONTRÉAL

Définition du poste

Le-la secrétaire médical-e relève directement du ou de la coordinateur-trice de la clinique et est chargé-e de soutenir notre équipe médicale et la clinique en assurant un déroulement efficace des cliniques. Le ou la titulaire sera chargé-e de prendre les rendez-vous, de créer et de tenir à jour les dossiers des patient-e-s, tenir l’horaire de la clinique en bonne et due forme, et d'assurer la liaison avec et entre les infirmièr-es et les médecins.

Santé Cannabis est une clinique médicale et un centre de recherche et de formation dédiée aux traitements à base de cannabis médical.

Nous sommes des infirmières, des médecins, des chercheurs et des éducateurs qui innovent et militent sans relâche pour redéfinir les traitements au cannabis médical fondés sur les données probantes.

Nous offrons des services sans pareil, que ce soit aux individus ou à grande échelle : nous avons accompagné plus de 15 000 patient-e-s et menons des recherches cliniques de premier plan au niveau mondial.

La diversité fait partie de notre identité et c’est avec fierté que, comme employeur, nous offrons des chances égales à tous et toutes nos employé-e-s, et ce, sans distinction d’ethnie, de couleur de peau, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'origine nationale, de génétique, d'âge, de handicap, de statut de vétéran ou de toute autre caractéristique qui peut donner lieu à de la discrimination.

Si vous cherchez à faire une différence, êtes très motivé-e, aimez les défis et vous voulez vous faire entendre, ce rôle est fait pour vous

POURQUOI DEVRIEZ-VOUS POSER VOTRE CANDIDATURE?
- Faire partie d'un environnement de travail dynamique, diversifié et dévoué
- La capacité à se développer au sein de l'entreprise
- Un horaire flexible
- Un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée
- Des activités de bien-être accessibles à toute l’équipe
- 8 jours de congés payés par an en plus des vacances annuelles payées
- 7 jours de congés payés pour les vacances de Noël

LES RESPONSABILITÉS
- Informer et répondre aux demandes d’information des patient-e-s sur les services de Santé Cannabis en personne, par téléphone et par courriel;
- Prendre les rendez-vous, enregistrer et accueillir les patient-e-s, et offrir les rendez-vous de suivis;
- Envoyer les rappels de rendez-vous
- Aider les patient-e-s à remplir les questionnaires sur place et par téléphone;
- Veiller à ce que le flux des patients dans la clinique soit optimal;
- Veiller au respect des procédures opérationnelles standard (POS);
- Assurer la liaison avec les cliniques médicales référentes pour la documentation appropriée des patient-e-s;
- Gestion des colis et du courrier;
- S'assurer que les rendez-vous et les horaires cliniques sont à jour;
- Compléter les paiements, enregistrer les reçus et compléter la documentation clinique pour les demandes de remboursement et des réclamations pour les patient-e-s;
- Tenir à jour les dossiers médicaux de la patientèle;
- Traiter et vérifier la documentation requise pour les services cliniques;
- Tenir à jour les informations de la base de données électronique;
- Préparer les dossiers des patient-e-s avant les jours de clinique;
- Effectuer l’entrée des données et télécharger les documents des patient-e-s dans notre système de DME;
- Communiquer avec les cliniques référentes par téléphone, fax et courriel;
- Contribuer à l'efficacité de la clinique en résumant les dossiers des patient-e-s, en informant les médecins et en assurant que les dossiers soient complets;
- Accomplir les tâches quotidiennes, y compris la désinfection du poste de travail, le réapprovisionnement des fournitures de bureau, la fermeture de la caisse, etc.;
- Soutenir la direction pour compléter des projets et initiatives selon les besoins;
- Effectuer les appels de soutien et le suivi des sorties selon les instructions du coordinateur de la clinique;
- Autres tâches connexes assignées.

LES COMPÉTENCES REQUISES
- Diplôme d'études secondaires ou professionnelles (DEP) en secrétariat ou dans un domaine connexe
- 2 ans d’expérience dans un rôle administratif clinique
- Maîtrise du français (écrit et parlé) exigée.  Bonne connaissance de l’anglais un atout (clientèle anglophone et francophone)
- Professionnel-le et discrèt-e
- Axé sur le patient
- Responsable, motivé et capable de travailler de manière indépendante et en équipe
- Pensée critique
- Capacité d'adaptation dans un environnement rapide et dynamique
- Capacité à apprendre de nouveaux programmes informatiques
- Connaissances des ordinateurs MAC et du logiciel Medesync (un atout)
- Si vous êtes intéressé-e, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation. Notez que seules les personnes retenues seront contactée