Adjoint.e de Direction

Relevant de la directrice des technologies de l’information, le ou la titulaire du poste seconde la directrice dans ses fonctions et assume les activités de secrétariat qui lui sont confiées dans l’atteinte des objectifs visés par la Direction.

**Responsabilités**:

- S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction, proposer au besoin des solutions pour faciliter ses tâches et participer à l’amélioration des méthodes de travail pour favoriser la réalisation des activités et des projets;
- Assurer le suivi des contrats et des factures en lien avec les dossiers et les activités de la direction et en collaboration avec le service d’administration-finances de l’Ordre;
- Préparer et réviser divers documents tels que des contrats, des procès-verbaux, des appels de propositions, etc. à partir de notes de travail en assurant une présentation de qualité et en corrigeant ou en complétant certaines données;
- Apporter son soutien administratif dans la gestion des ressources humaines, des agendas et courriels de la Direction et exécuter divers travaux de secrétariat tels que la réception des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la préparation et la reproduction de documents, etc.;
- Assurer la convocation et la préparation logistique de comités ou de groupes de travail; Coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions et s’occuper, au besoin, du secrétariat au cours de celles-ci et produire les comptes rendus;
- Agir comme intermédiaire entre le « Secrétariat de la Direction générale » et sa propre Direction concernant les suivis des dossiers. Faire le suivi des sommaires décisionnels remis aux instances;
- Répondre à diverses demandes autant à l’interne qu’à l’externe en communiquant des informations courantes et spécialisées sur les services de la Direction, en envoyant des documents d'information ou en transmettant, au besoin, la demande à la bonne personne-ressource
- Assurer la gestion, le suivi et le respect du système de classement et ce, conformément au système de classement de l’Ordre, afin de maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction et de ses activités en collaboration avec les conseillers en gestion documentaire. S'occuper du suivi des demandes d'achat de matériels et de services;
- Dans le but de soutenir sa Direction, collaborer à la réalisation de divers projets et réaliser les suivis auprès des autres Directions, lorsque nécessaire

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement, veuillez-nous en informer. Des mesures d’accompagnement seront offertes aux personnes qui en feront la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.

Mot du recruteur

Joindre notre équipe, c'est intégrer un milieu où chacun.e peut s'épanouir pleinement, tout en étant reconnu.e pour la valeur unique apportée au groupe et à l'organisation.

Nos avantages
- Rémunération compétitive et progression salariale
- Mode de **travail hybride** (incluant un montant forfaitaire pour l’installation en télétravail)
- ** Équilibre** travail-vie personnelle : semaine de 35 heures, horaire comprimé et possibilité de travail nomade
- Vacances avantageuses et congés rémunérés pour le temps des fêtes
- Programme d’aide aux employés dès l’embauche, incluant la télémédecine gratuite
- Régime **d’assurances collectives** pris en charge à 69% par l’employeur
- Environnement de travail **stimulant et engagé** (comité vert, comité santé, comité ÉDI)
- Opportunités de développement professionnel et d’avancement